Convention de Vienne relative à la délivrance d’extraits plurilingues d’actes de l’état civil (1976)

La Convention de Vienne relative à la délivrance d’extraits plurilingues d’actes de l’état civil, signée le 8 septembre 1976, est un traité international visant à standardiser le format des actes de naissance, de mariage et de décès. Cette standardisation a pour but de faciliter l’utilisation de ces documents dans les pays participants sans nécessité de traduction ou de légalisation supplémentaire.¹ La Convention a été élaborée par la Commission internationale de l’état civil (CIEC).² La Convention précédente de 1956 exigeait la fourniture d’informations en sept langues, ce qui rendait le processus plus complexe. La Convention de Vienne de 1976 a simplifié cette procédure en limitant le placement obligatoire des informations à deux langues sur le recto du document, les autres langues étant placées au verso.²

Le besoin d’un tel format standardisé est né de la mobilité internationale croissante des citoyens et des difficultés liées à la légalisation des documents dans différentes juridictions. En simplifiant les exigences de traduction et de légalisation, la Convention vise à rationaliser les procédures administratives pour l’utilisation internationale de ces documents essentiels.¹ L’inclusion du multilinguisme répond directement au problème de la barrière linguistique dans l’échange international de documents. Les méthodes traditionnelles de légalisation impliquaient souvent l’obtention de traductions certifiées, ce qui pouvait être coûteux en temps et en argent. L’approche de la Convention de Vienne, prévoyant des extraits plurilingues, résout ce problème dès le départ en intégrant les traductions dans le document lui-même.¹

Liste des États parties à la Convention de Vienne (1976)

La Convention de Vienne de 1976 est entrée en vigueur le 30 juillet 1983 après sa ratification par cinq États.² En 2024, 23 États européens et le Cap-Vert sont parties à la Convention.² Voici la liste des pays qui sont parties à cette Convention :

Autriche
Belgique
Bosnie-Herzégovine
Bulgarie
Cap-Vert
Croatie
Estonie
France
Allemagne
Italie
Lituanie
Luxembourg
Moldavie
Monténégro
Pays-Bas (territoire européen)
Macédoine du Nord (en tant qu’État successeur de la Yougoslavie) ²
Pologne
Portugal
Roumanie
Serbie (en tant qu’État successeur de la Yougoslavie) ²
Slovénie
Espagne
Suisse
Turquie

La répartition géographique des pays participants, principalement européens, avec l’ajout du Cap-Vert, indique l’orientation régionale de cette initiative de normalisation.² La Commission internationale de l’état civil, étant principalement composée d’États européens, a logiquement conduit à une convention à forte participation européenne. L’inclusion du Cap-Vert peut témoigner d’une portée plus large ou de l’existence de liens historiques ou juridiques particuliers. La liste comprend des pays aux systèmes juridiques et aux langues diverses, ce qui souligne le succès de la convention à parvenir à un consensus sur un format de document standardisé, malgré les différences dans les pratiques administratives.⁵ La capacité à réunir des pays aux traditions juridiques variées sous l’égide d’une seule convention indique les avantages pratiques et la nécessité reconnue d’une telle normalisation dans le domaine de la documentation des actes de l’état civil.

Pour plus de clarté, voici un tableau des pays participants avec la date de signature et de ratification, si cette information est disponible :

État	Signature	Ratification	Entrée en vigueur
Autriche	8 septembre 1976	12 mars 1981	30 juillet 1983
Belgique	8 septembre 1976	2 juin 1997	2 juillet 1997
Bosnie-Herzégovine	–	11 octobre 1995	6 mars 1992
Bulgarie	–	18 novembre 2013	18 décembre 2013
Cap-Vert	–	17 septembre 2015	17 octobre 2015
Croatie	–	22 septembre 1993	22 octobre 1993
Estonie	–	24 novembre 2011	24 décembre 2011
France	8 septembre 1976	17 décembre 1986	16 janvier 1987
Allemagne	–	18 juin 1997	18 juillet 1997
Italie	8 septembre 1976	14 août 1979	30 juillet 1983
Lituanie	–	30 décembre 2009	29 janvier 2010
Luxembourg	8 septembre 1976	28 avril 1978	30 juillet 1983
Moldavie	–	15 avril 2008	15 mai 2008
Monténégro	–	26 mars 2007	3 juin 2006
Pays-Bas	8 septembre 1976	27 mars 1987	26 avril 1987
Macédoine du Nord	–	15 avril 1994	17 novembre 1991
Pologne	–	2 octobre 2003	1er novembre 2003
Portugal	8 septembre 1976	30 juin 1983	30 juillet 1983
Roumanie	–	6 mai 2013	5 juin 2013
Serbie	–	16 octobre 2001	27 avril 1992
Slovénie	–	1er décembre 1992	31 décembre 1992
Espagne	8 septembre 1976	25 mars 1980	30 juillet 1983
Suisse	8 septembre 1976	19 mars 1990	18 avril 1990
Turquie	8 septembre 1976	31 mai 1985	30 juin 1985

Ce tableau permet de déterminer rapidement si un pays d’intérêt est partie à la convention et de suivre la chronologie de l’adoption de la convention par différents États.²

Participation de l’Allemagne à la Convention de Vienne (1976)

L’Allemagne est partie à la Convention de Vienne relative à la délivrance d’extraits plurilingues d’actes de l’état civil.² L’Allemagne a ratifié la convention le 18 juin 1997, et elle est entrée en vigueur pour l’Allemagne le 18 juillet 1997.² La participation de l’Allemagne témoigne de son engagement à faciliter la reconnaissance internationale des documents d’état civil et à simplifier les procédures administratives connexes pour ses citoyens et les citoyens des autres États parties. En tant que grande puissance européenne avec des liens internationaux importants, l’adhésion de l’Allemagne à la Convention de Vienne s’inscrit dans ses efforts plus larges pour développer la coopération juridique internationale et rationaliser les processus administratifs transfrontaliers.

Convention de La Haye sur l’apostille et son lien avec les extraits plurilingues

La Convention de La Haye du 5 octobre 1961 supprimant l’exigence de la légalisation des actes publics étrangers (Convention de La Haye relative à l’apostille) offre une méthode simplifiée de légalisation des documents publics destinés à être utilisés dans d’autres pays parties à cette convention.⁶ L’apostille est une certification qui atteste l’authenticité d’un document public en vérifiant la signature et la qualité du signataire.¹⁰ L’apostille se présente sous la forme d’un cachet carré portant obligatoirement un titre en français.¹⁰

La Convention de La Haye relative à l’apostille poursuit un objectif similaire à celui de la Convention de Vienne – faciliter la reconnaissance internationale des documents – mais par un mécanisme différent : l’attestation de l’origine du document, plutôt que la standardisation de son format. Alors que la Convention de Vienne vise à créer un format de document universellement accepté, la Convention de La Haye résout ce problème en assurant une certification appropriée du document par les autorités du pays d’origine. Les deux conventions cherchent à réduire la nécessité de processus de légalisation complexes et longs.

Il est important de noter que les extraits multilingues délivrés conformément à la Convention de Vienne sont spécialement conçus pour être acceptés par les autres États membres sans aucune légalisation ultérieure, y compris l’apostille.¹ La Convention elle-même prévoit la reconnaissance mutuelle de ces documents standardisés.²² La Convention de Vienne crée un système autonome de reconnaissance entre ses États membres, rendant le niveau supplémentaire d’apostille (dans le contexte des États membres) généralement inutile pour les extraits multilingues. Le but même de la Convention de Vienne est d’éliminer le besoin de formalités supplémentaires, telles que la légalisation ou l’apostille, entre les pays participants. Le format multilingue standardisé est la clé de cette reconnaissance mutuelle. Cette exception simplifie encore davantage le processus par rapport à la Convention de La Haye sur l’apostille pour les documents qui relèvent de son champ d’application, car elle élimine la nécessité d’obtenir une certification supplémentaire. Alors que la Convention de La Haye simplifie la légalisation, la Convention de Vienne va encore plus loin en rendant le document standardisé directement acceptable dans les autres États membres sans aucune authentification supplémentaire.

L’apostille des extraits multilingues en Allemagne

En règle générale, l’apostille n’est pas requise pour les extraits multilingues délivrés conformément à la Convention de Vienne, destinés à être utilisés en Allemagne, si le document provient d’un autre État membre de cette convention.² L’Allemagne, en tant que signataire de la Convention de Vienne, est tenue d’accepter ces extraits multilingues sans formalités supplémentaires.²² Pour l’utilisateur disposant d’un extrait multilingue d’un État membre de la Convention de Vienne destiné à être utilisé en Allemagne, le document doit être juridiquement valide sans nécessité d’apostille. Sur la base du principe de reconnaissance mutuelle consacré par la Convention de Vienne, l’Allemagne est légalement tenue d’accepter les extraits multilingues délivrés par d’autres États membres sans imposer d’exigences supplémentaires de légalisation.

Néanmoins, des circonstances exceptionnelles peuvent survenir dans lesquelles une personne privée peut souhaiter obtenir une apostille sur un extrait multilingue délivré en Allemagne. Par exemple, cela peut être nécessaire pour utiliser le document dans un pays qui n’est pas partie à la Convention de Vienne, mais qui est partie à la Convention de La Haye sur l’apostille. Dans de tels cas, la question se pose de savoir si les autorités allemandes délivrent une apostille sur de tels documents, même si cela n’est pas strictement nécessaire pour une utilisation dans d’autres États membres de la Convention de Vienne.

Les informations provenant de sources disponibles indiquent que l’apostille des extraits multilingues délivrés en Allemagne est possible. En particulier, il est noté qu’une apostille peut inclure un formulaire multilingue délivré pour les actes de naissance, de mariage et de décès.⁹ Il convient également de prendre en compte le Règlement UE 2016/1191, qui dispense certains documents publics, y compris les documents d’état civil, de l’apostille lorsqu’ils sont présentés dans un autre État membre de l’UE, et prévoit la possibilité de joindre un formulaire standard multilingue.⁸ L’Allemagne est membre de l’Union européenne. De plus, il est indiqué que les documents d’état civil allemands délivrés conformément à la Convention CIEC (Commission internationale de l’état civil) sont dispensés de légalisation.⁷ Les actes de naissance multilingues délivrés en Allemagne ne nécessitent pas de légalisation ou d’apostille supplémentaire dans les États parties à la Convention de Vienne.²

Ainsi, bien que l’apostille ne soit généralement pas requise pour l’utilisation des extraits multilingues des pays parties à la Convention de Vienne en Allemagne, les autorités allemandes peuvent probablement délivrer une apostille sur un extrait multilingue délivré en Allemagne, sur demande, surtout si le document est destiné à être utilisé dans un pays non partie à la Convention de Vienne mais partie à la Convention de La Haye.

Autorités compétentes en Allemagne pour l’apostille des documents d’état civil (le cas échéant)

En Allemagne, la structure des autorités responsables de la délivrance des apostilles est décentralisée et dépend du type de document et du Land fédéral (Bundesland) dans lequel il a été délivré.⁷ Il n’existe pas d’autorité unique habilitée à délivrer des apostilles pour tous les documents publics délivrés en Allemagne.¹⁰

Pour les documents fédéraux (délivrés par les autorités fédérales ou les tribunaux fédéraux), l’autorité compétente est l’Office fédéral des affaires étrangères (Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten – BfAA) à Brandebourg-sur-la-Havel.⁸ Jusqu’au 31 décembre 2022, cette tâche était assurée par l’Office fédéral de l’administration (Bundesverwaltungsamt) à Cologne.¹¹ L’exception concerne les documents du Tribunal fédéral des brevets et de l’Office allemand des brevets et des marques, pour lesquels l’apostille est délivrée par le Président de l’Office allemand des brevets et des marques.⁸

Pour les documents délivrés par les autorités des Länder (y compris les documents d’état civil délivrés par les bureaux locaux de l’état civil – Standesämter), l’autorité compétente varie selon le Land.⁷ À titre d’exemples généraux d’autorités compétentes au niveau des Länder, on peut citer :

Les ministères de l’Intérieur (ou les administrations sénatoriales dans les cités-États comme Berlin et Hambourg) pour les documents administratifs.
Les commissaires régionaux (Regierungspräsidenten) ou les gouvernements de district (Bezirksregierungen).
Les offices d’État pour les affaires de résidence et de régulation (par exemple, à Berlin).
Les directions principales de la police (par exemple, en Basse-Saxe pour certains documents).
Les directions de surveillance et de services (par exemple, en Rhénanie-Palatinat).
Les directions d’État (par exemple, en Saxe).
Les offices administratifs d’État (par exemple, en Saxe-Anhalt et en Thuringe).
Les ministères de la Justice (ou les administrations sénatoriales) pour les organes de l’administration judiciaire, les tribunaux et les notaires.
Les présidents des tribunaux régionaux (Landgerichtspräsidenten) pour les documents délivrés par les tribunaux inférieurs et les notaires dans leur ressort.

En particulier, à Berlin, l’Office d’État pour les questions de séjour et de régulation peut être l’autorité compétente.¹⁰ En Bavière, l’autorité compétente peut être le Regierung von Mittelfranken.²⁶ Pour la Rhénanie-du-Nord-Westphalie, l’autorité compétente peut être le Bezirksregierung Düsseldorf.

Ainsi, pour déterminer l’autorité correcte pour apostiller un extrait multilingue délivré en Allemagne, il est nécessaire de connaître le Land fédéral spécifique dans lequel le document a été délivré. Les documents d’état civil (actes de naissance, de mariage, de décès) sont généralement délivrés par les bureaux locaux de l’état civil, qui relèvent du Land fédéral correspondant. Par conséquent, l’autorité habilitée à délivrer l’apostille sera très probablement une organisation au niveau du Land.

Procédures alternatives de légalisation en Allemagne (si l’apostille n’est pas applicable ou souhaitée)

Si le pays dans lequel l’extrait multilingue sera utilisé n’est pas partie à la Convention de La Haye sur l’apostille ou si la Convention de Vienne n’est pas applicable (par exemple, si le document n’est pas un extrait multilingue dans un format standardisé), le document peut devoir être légalisé auprès de la représentation diplomatique ou consulaire de ce pays en Allemagne.⁶ Ce processus implique généralement une certification préalable par une autorité allemande compétente (qui peut être similaire aux autorités délivrant l’apostille au niveau du Land), suivie d’une légalisation auprès de l’ambassade ou du consulat. Pour les pays ne relevant pas du cadre des Conventions de La Haye et de Vienne, la voie traditionnelle, plus complexe, de la légalisation consulaire reste une procédure nécessaire pour garantir la force juridique internationale des documents d’état civil allemands.

L’Allemagne a conclu des accords bilatéraux avec certains pays, qui peuvent simplifier le processus de légalisation, voire supprimer cette exigence pour certains types de documents.⁶ Ces pays comprennent l’Autriche, la Belgique, le Danemark, la France, la Grèce, l’Italie, le Luxembourg et la Suisse. Il est recommandé à l’utilisateur de vérifier les exigences spécifiques du pays dans lequel il a l’intention d’utiliser le document, afin de savoir si un accord bilatéral est applicable. Les accords bilatéraux peuvent offrir une simplification encore plus grande par rapport aux conventions multilatérales, adaptée aux relations juridiques et administratives spécifiques entre les deux pays.

Pour une utilisation dans d’autres États membres de l’UE, le règlement (UE) 2016/1191 dispense certains documents publics, y compris les documents d’état civil, des exigences de légalisation ou d’apostille.⁸ L’autorité émettrice peut joindre au document un formulaire standard multilingue (FSM), ce qui élimine potentiellement le besoin de traduction. Le règlement de l’UE offre le plus haut niveau de simplification pour les documents d’état civil au sein de l’Union européenne, supprimant presque tous les obstacles bureaucratiques à leur reconnaissance mutuelle.

La Convention de Vienne relative à la délivrance d’extraits multilingues d’actes de l’état civil vise à simplifier l’utilisation internationale des certificats de naissance, de mariage et de décès en standardisant leur format. L’Allemagne est partie à cette convention, ce qui signifie que les extraits multilingues délivrés conformément à ses dispositions par d’autres États membres sont généralement acceptés en Allemagne sans nécessité d’apostille ou d’autre forme de légalisation.

Bien que l’apostille ne soit généralement pas requise pour l’utilisation de tels extraits multilingues en Allemagne, les autorités allemandes peuvent délivrer une apostille sur un extrait multilingue délivré en Allemagne, sur demande, notamment si le document est destiné à être utilisé dans un pays non partie à la Convention de Vienne mais partie à la Convention de La Haye sur l’apostille. L’autorité compétente pour délivrer l’apostille en Allemagne dépend du type de document et du Land fédéral dans lequel il a été délivré. Pour les documents fédéraux, il s’agit de l’Office fédéral des affaires étrangères, et pour les documents des Länder, des ministères compétents de l’intérieur, de la justice ou des administrations régionales.

Dans les cas où la Convention de Vienne ou la Convention de La Haye sur l’apostille ne sont pas applicables, des procédures alternatives de légalisation peuvent être nécessaires, telles que la légalisation consulaire auprès de l’ambassade ou du consulat du pays de destination, des accords bilatéraux entre l’Allemagne et ce pays, ou, pour une utilisation dans d’autres États membres de l’UE, les dispositions du règlement UE 2016/1191.