Convención de Viena sobre la expedición de extractos multilingües de actas del estado civil (1976)

La Convención de Viena sobre la expedición de extractos multilingües de actas del estado civil, firmada el 8 de septiembre de 1976, es un tratado internacional cuyo objetivo es estandarizar el formato de los certificados de nacimiento, matrimonio y defunción. Esta estandarización busca facilitar el uso de dichos documentos en los países participantes sin necesidad de traducción o legalización adicional.¹ La Convención fue elaborada por la Comisión Internacional del Estado Civil (CIEC).² La convención anterior de 1956 exigía que la información se presentara en siete idiomas, lo que hacía el proceso más complejo. La Convención de Viena de 1976 simplificó este procedimiento al limitar la colocación obligatoria de información a dos idiomas en el anverso del documento, y los demás idiomas en el reverso.²

La necesidad de este formato estandarizado surgió debido al aumento de la movilidad internacional de los ciudadanos y las dificultades relacionadas con la legalización de documentos en diferentes jurisdicciones. Al simplificar los requisitos de traducción y legalización, la convención busca optimizar los procedimientos administrativos para el uso internacional de estos documentos esenciales.¹ La inclusión del multilingüismo aborda directamente el problema de la barrera lingüística en el intercambio internacional de documentos. Los métodos tradicionales de legalización a menudo implicaban la obtención de traducciones certificadas, lo que podía ser costoso en tiempo y dinero. El enfoque de la Convención de Viena, que prevé extractos multilingües, resuelve este problema desde el principio al incluir las traducciones en el propio documento.¹

Lista de países participantes en la Convención de Viena (1976)

La Convención de Viena de 1976 entró en vigor el 30 de julio de 1983 después de ser ratificada por cinco estados.² A partir de 2024, los participantes de la convención son 23 estados europeos y Cabo Verde.² A continuación se presenta la lista de países que son partes de esta convención:

Austria
Bélgica

La información de fuentes disponibles indica que la apostilla de extractos multilingües emitidos en Alemania es posible. En particular, se señala que una sola apostilla puede incluir un formulario multilingüe emitido para certificados de nacimiento, matrimonio y defunción.⁹ También debe tenerse en cuenta el Reglamento de la UE 2016/1191, que exime a ciertos documentos públicos, incluidos los documentos del estado civil, de la apostilla al presentarse en otro Estado miembro de la UE, y prevé la posibilidad de adjuntar un formulario estándar multilingüe.⁸ Alemania es miembro de la Unión Europea. Además, se indica que los documentos alemanes del estado civil emitidos de conformidad con el Convenio CIEC (Comisión Internacional del Estado Civil) están exentos de legalización.⁷ Los certificados de nacimiento multilingües emitidos en Alemania no requieren legalización o apostilla adicional en los Estados partes del Convenio de Viena.²

Por lo tanto, aunque la apostilla generalmente no es necesaria para el uso de extractos multilingües de países partes del Convenio de Viena en Alemania, es probable que las autoridades alemanas puedan emitir una apostilla para un extracto multilingüe emitido en Alemania, a solicitud, especialmente si el documento está destinado a ser utilizado en un país que no es parte del Convenio de Viena, pero que sí es parte del Convenio de La Haya.

Autoridades competentes en Alemania para la apostilla de documentos del estado civil (si corresponde)

En Alemania, la estructura de los organismos responsables de emitir apostillas está descentralizada y depende del tipo de documento y del estado federado (Bundesland) en el que fue emitido.⁷ No existe un organismo único autorizado para emitir apostillas para todos los documentos públicos emitidos en Alemania.¹⁰

Para los documentos federales (emitidos por autoridades u tribunales federales), el organismo competente es la Oficina Federal de Asuntos Exteriores (Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten – BfAA) en Brandeburgo del Havel.⁸ Hasta el 31 de diciembre de 2022, esta función la desempeñaba la Oficina Federal de Administración (Bundesverwaltungsamt) en Colonia.¹¹ La excepción son los documentos del Tribunal Federal de Patentes y de la Oficina Alemana de Patentes y Marcas, para los cuales la apostilla es emitida por el Presidente de la Oficina Alemana de Patentes y Marcas.⁸

Para los documentos emitidos por las autoridades de los estados federados (incluidos los documentos de estado civil emitidos por los registros civiles locales – Standesämter), el organismo competente varía según el estado.⁷ Como ejemplos generales de organismos competentes a nivel estatal se pueden mencionar:

Ministerios del Interior (o Administraciones Senatoriales en ciudades-estado como Berlín y Hamburgo) para documentos administrativos.
Comisarios Regionales (Regierungspräsidenten) o Gobiernos Distritales (Bezirksregierungen).
Oficinas Estatales de Asuntos de Residencia y Regulación (por ejemplo, en Berlín).
Jefaturas de Policía (por ejemplo, en Baja Sajonia para ciertos documentos).
Direcciones de Supervisión y Servicios (por ejemplo, en Renania-Palatinado).
Direcciones Estatales (por ejemplo, en Sajonia).
Oficinas Administrativas Estatales (por ejemplo, en Sajonia-Anhalt y Turingia).
Ministerios de Justicia (o Administraciones Senatoriales) para los órganos de la administración judicial, tribunales y notarios.
Los presidentes de los tribunales regionales (Landgerichtspräsidenten) para documentos emitidos por tribunales inferiores y notarios dentro de su distrito.

En particular, en Berlín, la Oficina Estatal de Asuntos de Residencia y Regulación puede ser el organismo competente.¹⁰ En Baviera, el organismo correspondiente puede ser el Regierung von Mittelfranken.²⁶ Para Renania del Norte-Westfalia, el organismo competente puede ser el Bezirksregierung Düsseldorf.

Por lo tanto, para determinar el organismo correcto para la apostilla de un extracto multilingüe emitido en Alemania, es necesario conocer el estado federado específico en el que se emitió el documento. Los documentos del estado civil (certificados de nacimiento, matrimonio, defunción) generalmente son emitidos por las oficinas locales del Registro Civil, que están bajo la jurisdicción del estado federado correspondiente. En consecuencia, el organismo autorizado para emitir la apostilla será, muy probablemente, una organización a nivel estatal.

Procedimientos alternativos de legalización en Alemania (si la apostilla no es aplicable o no es deseable)

Si el país en el que se utilizará el extracto multilingüe no es parte del Convenio de La Haya sobre la Apostilla o si el Convenio de Viena no es aplicable (por ejemplo, si el documento no es un extracto multilingüe en un formato estandarizado), es posible que el documento deba ser legalizado ante la representación diplomática o consular de ese país en Alemania.⁶ Este proceso generalmente implica una certificación previa por parte del organismo alemán competente (que puede ser similar a los organismos que emiten la apostilla a nivel estatal), seguida de la legalización en la embajada o consulado. Para los países que no están dentro del marco de los Convenios de La Haya y Viena, la vía tradicional y más compleja de la legalización consular sigue siendo un procedimiento necesario para garantizar la validez jurídica internacional de los documentos alemanes del estado civil.

Alemania tiene acuerdos bilaterales con algunos países que pueden simplificar el proceso de legalización o incluso eliminar este requisito para ciertos tipos de documentos.⁶ Estos países incluyen Austria, Bélgica, Dinamarca, Francia, Grecia, Italia, Luxemburgo y Suiza. Se recomienda al usuario verificar los requisitos específicos del país en el que pretende utilizar el documento para saber si es aplicable un acuerdo bilateral. Los acuerdos bilaterales pueden ofrecer una simplificación aún mayor en comparación con los convenios multilaterales, adaptada a las relaciones jurídicas y administrativas específicas entre dos países.

Para su uso en otros estados miembros de la UE, el Reglamento (UE) 2016/1191 exime a ciertos documentos públicos, incluidos los documentos del estado civil, de los requisitos de legalización o apostilla.⁸ El organismo emisor puede adjuntar al documento un formulario multilingüe estándar (MSF), lo que potencialmente elimina la necesidad de traducción. El Reglamento de la UE proporciona el nivel más alto de simplificación para los documentos del estado civil dentro de la Unión Europea, eliminando casi todos los obstáculos burocráticos para su reconocimiento mutuo.

La Convención de Viena sobre la expedición de extractos multilingües de actas del estado civil tiene como objetivo simplificar el uso internacional de certificados de nacimiento, matrimonio y defunción mediante la estandarización de su formato. Alemania es parte de esta convención, lo que significa que los extractos multilingües emitidos de acuerdo con sus disposiciones por otros estados miembros generalmente se aceptan en Alemania sin necesidad de apostilla u otra forma de legalización.

Aunque normalmente no se requiere la apostilla para el uso de dichos extractos multilingües en Alemania, las autoridades alemanas pueden emitir una apostilla sobre un extracto multilingüe emitido en Alemania, a solicitud, especialmente si el documento está destinado a ser utilizado en un país que no es parte del Convenio de Viena, pero sí es parte del Convenio de La Haya sobre la Apostilla. La autoridad competente para emitir la apostilla en Alemania depende del tipo de documento y del estado federado en el que fue emitido. Para los documentos federales, es la Oficina Federal de Asuntos Exteriores, y para los documentos de los estados federados, los ministerios correspondientes del interior, de justicia o las administraciones regionales.

En los casos en que la Convención de Viena o la Convención de La Haya sobre la Apostilla no sean aplicables, pueden ser necesarios procedimientos alternativos de legalización, como la legalización consular en la embajada o consulado del país de destino, acuerdos bilaterales entre Alemania y ese país, o, para su uso en otros estados miembros de la UE, las disposiciones del Reglamento UE 2016/1191.