Viini konventsioon mitmekeelsete tsiviilseisundiakti väljavõtete väljaandmise kohta (1976)

8. septembril 1976 allkirjastatud Viini konventsioon mitmekeelsete tsiviilseisundiakti väljavõtete väljaandmise kohta on rahvusvaheline leping, mille eesmärk on standardiseerida sünni-, abielu- ja surmatunnistuste vorming. See standardiseerimine peaks hõlbustama selliste dokumentide kasutamist osalisriikides ilma nende tõlkimise või täiendava legaliseerimise vajaduseta.¹ Konventsiooni töötas välja Rahvusvaheline Tsiviilseisundikomisjon (ICCS).² Varem kehtinud 1956. aasta konventsioon nõudis teabe esitamist seitsmes keeles, mis muutis protsessi keerulisemaks. 1976. aasta Viini konventsioon lihtsustas seda protseduuri, piirates kohustusliku teabe paigutamist dokumendi esiküljel kahele keelele, ülejäänud keeled paigutati tagaküljele.²

Vajadus sellise standardiseeritud vormingu järele tekkis seoses kodanike rahvusvahelise mobiilsuse kasvu ja raskustega, mis on seotud dokumentide legaliseerimisega erinevates jurisdiktsioonides. Lihtsustades tõlke- ja legaliseerimisnõudeid, püüab konventsioon optimeerida haldusmenetlusi nende oluliste dokumentide rahvusvaheliseks kasutamiseks.¹ Mitmekeelsuse lisamine lahendab otseselt keelebarjääri probleemi rahvusvahelisel dokumentide vahetamisel. Traditsioonilised legaliseerimismeetodid hõlmasid sageli kinnitatud tõlgete hankimist, mis võis olla aja- ja rahakulukas. Viini konventsiooni lähenemisviis, mis näeb ette mitmekeelseid väljavõtteid, lahendab selle probleemi algselt, lisades tõlked dokumenti endasse.¹

Viini konventsiooni (1976) osalisriikide loetelu

1976. aasta Viini konventsioon jõustus 30. juulil 1983 pärast selle ratifitseerimist viie riigi poolt.² 2024. aasta seisuga on konventsiooni osalised 23 Euroopa riiki ja Cabo Verde.² Allpool on loetelu riikidest, mis on selle konventsiooni osalised:

Austria
Belgia
Bosnia ja Hertsegoviina
Bulgaaria
Cabo Verde
Horvaatia
Eesti
Prantsusmaa
Saksamaa
Itaalia
Leedu
Luksemburg
Moldova
Montenegro
Madalmaad (Euroopa territoorium)
Põhja-Makedoonia (Jugoslaavia õigusjärglasriigina) ²
Poola
Portugal
Rumeenia
Serbia (Jugoslaavia õigusjärglasriigina) ²
Sloveenia
Hispaania
Šveits
Türgi

Osalejariikide geograafiline jaotus, mis on valdavalt Euroopa riigid, koos Cabo Verde lisandumisega, viitab selle standardimisalgatuse piirkondlikule suunitlusele.² Rahvusvaheline tsiviilseisundi komisjon, mis koosneb peamiselt Euroopa riikidest, viis loomulikult tugeva Euroopa osalusega konventsioonini. Cabo Verde kaasamine võib viidata laiemale haardele või eriliste ajalooliste või õiguslike sidemete olemasolule. Loend hõlmab erinevate õigussüsteemide ja keeltega riike, mis rõhutab konventsiooni edu konsensuse saavutamisel standardiseeritud dokumendivormingu osas, hoolimata haldustavade erinevustest.⁵ Võime ühendada erinevate õiguslike traditsioonidega riike ühe konventsiooni egiidi all viitab sellise standardimise praktilistele eelistele ja tajutud vajadusele tsiviilseisundi dokumentide valdkonnas.

Selguse huvides on allpool esitatud osalejariikide tabel koos allkirjastamise ja ratifitseerimise kuupäevadega, kui selline teave on kättesaadav:

Riik	Allkirjastamine	Ratifitseerimine	Jõustumine
Austria	8. september 1976	12. märts 1981	30. juuli 1983
Belgia	8. september 1976	2. juuni 1997	2. juuli 1997
Bosnia ja Hertsegoviina	–	11. oktoober 1995	6. märts 1992
Bulgaaria	–	18. november 2013	18. detsember 2013
Cabo Verde	–	17. september 2015	17. oktoober 2015
Horvaatia	–	22. september 1993	22. oktoober 1993
Eesti	–	24. november 2011	24. detsember 2011
Prantsusmaa	8. september 1976	17. detsember 1986	16. jaanuar 1987
Saksamaa	–	18. juuni 1997	18. juuli 1997
Itaalia	8. september 1976	14. august 1979	30. juuli 1983
Leedu	–	30. detsember 2009	29. jaanuar 2010
Luksemburg	8. september 1976	28. aprill 1978	30. juuli 1983
Moldova	–	15. aprill 2008	15. mai 2008
Montenegro	–	26. märts 2007	3. juuni 2006
Holland	8. september 1976	27. märts 1987	26. aprill 1987
Põhja-Makedoonia	–	15. aprill 1994	17. november 1991
Poola	–	2. oktoober 2003	1. november 2003
Portugal	8. september 1976	30. juuni 1983	30. juuli 1983
Rumeenia	–	6. mai 2013	5. juuni 2013
Serbia	–	16. oktoober 2001	27. aprill 1992
Sloveenia	–	1. detsember 1992	31. detsember 1992
Hispaania	8. september 1976	25. märts 1980	30. juuli 1983
Šveits	8. september 1976	19. märts 1990	18. aprill 1990
Türgi	8. september 1976	31. mai 1985	30. juuni 1985

See tabel võimaldab kiiresti kindlaks teha, kas huvipakkuv riik on konventsiooni osaline, ja jälgida konventsiooni vastuvõtmise kronoloogiat erinevate riikide poolt.²

Saksamaa osalemine Viini konventsioonis (1976)

Saksamaa on Viini konventsiooni osaline, mis käsitleb mitmekeelsete tsiviilseisundiakti väljavõtete väljastamist.² Saksamaa ratifitseeris konventsiooni 18. juunil 1997 ja see jõustus Saksamaa suhtes 18. juulil 1997.² Saksamaa osalemine näitab tema pühendumust hõlbustada tsiviilseisundidokumentide rahvusvahelist tunnustamist ja lihtsustada sellega seotud haldusmenetlusi oma kodanike ja teiste osalisriikide kodanike jaoks. Olles suur Euroopa riik, kellel on olulised rahvusvahelised sidemed, on Saksamaa ühinemine Viini konventsiooniga kooskõlas tema laiemate jõupingutustega arendada rahvusvahelist õigusalast koostööd ja sujuvamaks muuta piiriüleseid haldusprotsesse.

Haagi apostilli konventsioon ja selle seos mitmekeelsete väljavõtetega

Haagi konventsioon, mis kaotab nõude välisriikide ametlike dokumentide legaliseerimiseks, 5. oktoobrist 1961 (Haagi apostilli konventsioon) pakub lihtsustatud meetodit avalike dokumentide legaliseerimiseks kasutamiseks teistes riikides, mis on selle konventsiooni osalised.⁶ Apostill on tõend, mis kinnitab avaliku dokumendi autentsust, tõendades allkirja ja allkirjastanud ametniku volitusi.¹⁰ Apostill on ruudukujuline tempel, millel on kohustuslik pealkiri prantsuse keeles.¹⁰

Haagi apostilli konventsioon täidab Viini konventsiooniga sarnast eesmärki – hõlbustada dokumentide rahvusvahelist tunnustamist – kuid teistsuguse mehhanismi abil: dokumendi päritolu tõendamise kaudu, mitte selle vormingu standardiseerimise kaudu. Kui Viini konventsioon on suunatud universaalselt aktsepteeritud dokumendivormingu loomisele, siis Haagi konventsioon lahendab selle probleemi, tagades dokumendi nõuetekohase sertifitseerimise päritoluriigi ametivõimude poolt. Mõlemad konventsioonid püüavad vähendada vajadust keerukate ja pikaajaliste legaliseerimisprotsesside järele.

Oluline on märkida, et Viini konventsiooni kohaselt väljastatud mitmekeelsed väljavõtted on spetsiaalselt ette nähtud teiste liikmesriikide poolt vastuvõtmiseks ilma igasuguse edasise legaliseerimiseta, sealhulgas apostillita.¹ Konventsioon ise näeb ette nende standardiseeritud dokumentide vastastikuse tunnustamise.²² Viini konventsioon loob oma liikmesriikide vahel iseseisva tunnustamissüsteemi, mis muudab täiendava apostilli taseme (liikmesriikide kontekstis) mitmekeelsete väljavõtete puhul üldiselt ebavajalikuks. Viini konventsiooni eesmärk on kõrvaldada vajadus edasiste formaalsuste, nagu legaliseerimine või apostill, järele osalevate riikide vahel. Standardiseeritud mitmekeelne vorming on selle vastastikuse tunnustamise võti. See erand lihtsustab protsessi veelgi võrreldes Haagi apostilli konventsiooniga selle alla kuuluvate dokumentide puhul, kuna see välistab vajaduse täiendava sertifitseerimise järele. Kui Haagi konventsioon lihtsustab legaliseerimist, siis Viini konventsioon läheb veelgi kaugemale, muutes standardiseeritud dokumendi otse teistes liikmesriikides vastuvõetavaks ilma igasuguse täiendava autentimiseta.

Mitmekeelsete väljavõtete apostilleerimine Saksamaal

Üldjuhul ei nõuta apostilli Viini konventsiooni kohaselt väljastatud mitmekeelsetele väljavõtetele kasutamiseks Saksamaal, kui dokument pärineb teisest selle konventsiooni liikmesriigist.² Saksamaa, olles Viini konventsiooni allakirjutanu, on kohustatud neid mitmekeelseid väljavõtteid vastu võtma ilma täiendavate formaalsusteta.²² Kasutaja jaoks, kellel on Viini konventsiooni liikmesriigist pärit mitmekeelne väljavõte, mis on ette nähtud kasutamiseks Saksamaal, peaks dokument olema õiguslikult kehtiv ilma apostilli vajaduseta. Viini konventsioonis sätestatud vastastikuse tunnustamise põhimõtte alusel on Saksamaa õiguslikult kohustatud vastu võtma teiste liikmesriikide väljastatud mitmekeelseid väljavõtteid ilma täiendavaid legaliseerimisnõudeid esitamata.

Sellegipoolest võivad tekkida erandlikud asjaolud, mille puhul eraisik võib siiski soovida saada apostill Saksamaal väljastatud mitmekeelsele väljavõttele. Näiteks võib see olla vajalik dokumendi kasutamiseks riigis, mis ei ole Viini konventsiooni osaline, kuid on Haagi apostilli konventsiooni osaline. Sellistel juhtudel tekib küsimus, kas Saksa ametiasutused annavad apostilli sellistele dokumentidele, isegi kui see ei ole rangelt vajalik kasutamiseks teistes Viini konventsiooni liikmesriikides.

Kättesaadavatest allikatest pärinev teave viitab sellele, et Saksamaal väljastatud mitmekeelsete väljavõtete apostillimine on võimalik. Eelkõige märgitakse, et üks apostill võib hõlmata ühte mitmekeelset vormi, mis on väljastatud sünni-, abielu- ja surmatunnistuste jaoks.⁹ Samuti tuleb arvestada EL määrusega 2016/1191, mis vabastab teatud avalikud dokumendid, sealhulgas tsiviilseisundi dokumendid, apostillist nende esitamisel teises EL liikmesriigis ja näeb ette võimaluse lisada mitmekeelne standardvorm.⁸ Saksamaa on Euroopa Liidu liige. Lisaks märgitakse, et Saksa tsiviilseisundi dokumendid, mis on väljastatud vastavalt CIEC konventsioonile (Rahvusvaheline tsiviilseisundi komisjon), on legaliseerimisest vabastatud.⁷ Saksamaal väljastatud mitmekeelsed sünnitunnistused ei vaja edasist legaliseerimist ega apostilli Viini konventsiooni osalisriikides.²

Seega, kuigi apostill ei ole tavaliselt nõutav Viini konventsiooni osalisriikide mitmekeelsete väljavõtete kasutamiseks Saksamaal, võivad Saksa ametiasutused tõenäoliselt väljastada apostilli Saksamaal väljastatud mitmekeelsele väljavõttele taotluse alusel, eriti kui dokument on ette nähtud kasutamiseks riigis, mis ei ole Viini konventsiooni osaline, kuid on Haagi konventsiooni osaline.

Pädevad asutused Saksamaal tsiviilseisundi dokumentide apostillimiseks (kui kohaldatav)

Saksamaal on apostillide väljastamise eest vastutavate asutuste struktuur detsentraliseeritud ja sõltub dokumendi liigist ning liidumaast (Bundesland), kus see väljastati.⁷ Puudub ühtne asutus, mis oleks volitatud väljastama apostille kõikidele Saksamaal väljastatud avalikele dokumentidele.¹⁰

Liidudokumentide (väljastatud liidu ametiasutuste või kohtute poolt) puhul on pädevaks asutuseks Liidu Välisasjade Amet (Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten – BfAA) Brandenburg an der Havelis.⁸ Kuni 31. detsembrini 2022 tegeles sellega Liidu Haldusamet (Bundesverwaltungsamt) Kölnis.¹¹ Erandiks on Liidu Patendikohtu ja Saksa Patendi- ja Kaubamärgiameti dokumendid, millele väljastab apostilli Saksa Patendi- ja Kaubamärgiameti president.⁸

Liidumaade ametiasutuste (sh kohalike perekonnaseisuametite – Standesämter – poolt väljastatud perekonnaseisudokumentide) puhul erineb pädev asutus liidumaati.⁷ Üldiste näidetena liidumaade tasandi pädevatest asutustest võib tuua:

Siseministeeriumid (või Senati ametkonnad sellistes linnriikides nagu Berliin ja Hamburg) haldusdokumentide puhul.
Piirkondlikud komissarid (Regierungspräsidenten) või ringkonna valitsused (Bezirksregierungen).
Riiklikud elamis- ja regulatsiooniametid (näiteks Berliinis).
Peapolitseiametid (näiteks Alam-Saksimaal teatud dokumentide puhul).
Järelevalve- ja teenindusdirektsioonid (näiteks Rheinland-Pfalzis).
Riiklikud direktsioonid (näiteks Saksimaal).
Riiklikud haldusametid (näiteks Saksi-Anhaltis ja Tüüringis).
Justiitsministeeriumid (või Senati ametkonnad) kohtuhalduse organite, kohtute ja notarite jaoks.
Piirkondlike kohtute presidendid (Landgerichtspräsidenten) nende ringkonnas alluvate kohtute ja notarite poolt väljastatud dokumentide puhul.

Eelkõige võib Berliinis olla pädevaks asutuseks Riiklik Elamis- ja Reguleerimisamet.¹⁰ Baieris võib vastavaks asutuseks olla Regierung von Mittelfranken.²⁶ Nordrhein-Westfaleni puhul võib pädevaks asutuseks olla Bezirksregierung Düsseldorf.

Seega on Saksamaal väljastatud mitmekeelse väljavõtte apostilleerimiseks õige asutuse määramiseks vaja teada konkreetset liidumaad, kus dokument väljastati. Tsiviilseisundi dokumendid (sünni-, abielu- ja surmatunnistused) väljastatakse tavaliselt kohalike perekonnaseisuametite poolt, mis alluvad vastavale liidumaale. Järelikult on apostilli väljastamiseks volitatud asutuseks tõenäoliselt liidumaa tasandi organisatsioon.

Alternatiivsed legaliseerimisprotseduurid Saksamaal (kui apostill ei ole kohaldatav või soovitav)

Kui riik, kus mitmekeelset väljavõtet kasutatakse, ei ole Haagi apostilli konventsiooni osaline või kui Viini konventsioon ei ole kohaldatav (näiteks kui dokument ei ole standardiseeritud vormingus mitmekeelne väljavõte), võib dokumenti olla vaja legaliseerida selle riigi diplomaatilises või konsulaaresinduses Saksamaal.⁶ See protsess hõlmab tavaliselt eelnevat sertifitseerimist pädeva Saksa asutuse poolt (mis võib olla sarnane liidumaa tasandil apostilli väljastavatele asutustele), millele järgneb legaliseerimine saatkonnas või konsulaadis. Riikide puhul, mis ei kuulu Haagi ja Viini konventsioonide raamistikku, jääb traditsiooniline, keerulisem konsulaarlegaliseerimise tee vajalikuks protseduuriks Saksa tsiviilseisundi dokumentide rahvusvahelise õigusjõu tagamiseks.

Saksamaal on kahepoolseid kokkuleppeid teatud riikidega, mis võivad lihtsustada legaliseerimisprotsessi või isegi tühistada selle nõude teatud tüüpi dokumentide puhul.⁶ Nende riikide hulka kuuluvad Austria, Belgia, Taani, Prantsusmaa, Kreeka, Itaalia, Luksemburg ja Šveits. Kasutajal soovitatakse kontrollida selle riigi konkreetseid nõudeid, kus ta kavatseb dokumenti kasutada, et teada saada, kas kahepoolne kokkulepe on kohaldatav. Kahepoolsed kokkulepped võivad pakkuda veelgi suuremat lihtsustust võrreldes mitmepoolsete konventsioonidega, mis on kohandatud kahe riigi vahelistele konkreetsetele õiguslikele ja haldussuhetele.

Teistes EL liikmesriikides kasutamiseks vabastab määrus (EL) 2016/1191 teatud avalikud dokumendid, sealhulgas tsiviilseisundi dokumendid, legaliseerimise või apostilli nõuetest.⁸ Väljaandev asutus võib dokumendile lisada mitmekeelse standardvormi (MSF), mis võib välistada tõlke vajaduse. EL määrus tagab tsiviilseisundi dokumentidele kõrgeima lihtsustustaseme Euroopa Liidu piires, kõrvaldades peaaegu kõik bürokraatlikud takistused nende vastastikusel tunnustamisel.

Viini konventsioon tsiviilseisundi aktide mitmekeelsete väljavõtete väljastamise kohta on suunatud sünni-, abielu- ja surmatunnistuste rahvusvahelise kasutamise lihtsustamisele nende vormingu standardiseerimise kaudu. Saksamaa on selle konventsiooni osaline, mis tähendab, et teiste liikmesriikide poolt selle sätete kohaselt väljastatud mitmekeelsed väljavõtted võetakse Saksamaal üldjuhul vastu ilma apostilli või muu legaliseerimisvormi nõudeta.

Kuigi apostilli tavaliselt ei nõuta selliste mitmekeelsete väljavõtete kasutamiseks Saksamaal, võivad Saksa ametiasutused väljastada apostilli Saksamaal väljastatud mitmekeelsele väljavõttele taotluse alusel, eriti kui dokument on ette nähtud kasutamiseks riigis, mis ei ole Viini konventsiooni osaline, kuid on Haagi apostilli konventsiooni osaline. Pädev asutus apostilli väljastamiseks Saksamaal sõltub dokumendi tüübist ja liidumaast, kus see väljastati. Liidudokumentide puhul on selleks Liidu Välisministeerium, maadokumentide puhul aga vastavad siseministeeriumid, justiitsministeeriumid või piirkondlikud haldusasutused.

Juhtudel, kui Viini konventsioon või Haagi apostilli konventsioon ei ole kohaldatavad, võib osutuda vajalikuks alternatiivsed legaliseerimisprotseduurid, nagu konsulaarlegaliseerimine sihtriigi saatkonnas või konsulaadis, kahepoolsed kokkulepped Saksamaa ja selle riigi vahel või kasutamiseks teistes EL-i liikmesriikides EL-i määruse 2016/1191 sätted.