Vídeňská úmluva o vydávání vícejazyčných výpisů z matričních knih (1976)

Vídeňská úmluva o vydávání vícejazyčných výpisů z matričních knih, podepsaná 8. září 1976, je mezinárodní smlouvou, jejímž cílem je standardizace formátu rodných, oddacích a úmrtních listů. Tato standardizace má usnadnit používání těchto dokumentů v členských státech bez nutnosti jejich překladu nebo dodatečné legalizace.¹ Úmluva byla vypracována Mezinárodní komisí pro civilní status (ICCS).² Dříve platná úmluva z roku 1956 vyžadovala poskytování informací v sedmi jazycích, což proces komplikovalo. Vídeňská úmluva z roku 1976 tento postup zjednodušila tím, že omezila povinné umístění informací na dva jazyky na přední straně dokumentu, zatímco ostatní jazyky umístila na zadní stranu.²

Potřeba takového standardizovaného formátu vznikla v souvislosti s rostoucí mezinárodní mobilitou občanů a složitostmi spojenými s legalizací dokumentů v různých jurisdikcích. Zjednodušením požadavků na překlad a legalizaci se úmluva snaží optimalizovat administrativní postupy pro mezinárodní použití těchto zásadních dokumentů.¹ Začlenění vícejazyčnosti přímo řeší problém jazykové bariéry při mezinárodní výměně dokumentů. Tradiční metody legalizace často zahrnovaly získávání ověřených překladů, což mohlo být časově i finančně nákladné. Přístup Vídeňské úmluvy, který předpokládá vícejazyčné výpisy, tento problém řeší již od počátku tím, že zahrnuje překlady přímo do dokumentu.¹

Seznam členských států Vídeňské úmluvy (1976)

Vídeňská úmluva z roku 1976 vstoupila v platnost 30. července 1983 po ratifikaci pěti státy.² K roku 2024 je smluvními stranami úmluvy 23 evropských států a Kapverdy.² Níže je uveden seznam zemí, které jsou stranami této úmluvy:

Rakousko
Belgie
Bosna a Hercegovina
Bulharsko
Kapverdy
Chorvatsko
Estonsko
Francie
Německo
Itálie
Litva
Lucembursko
Moldavsko
Černá Hora
Nizozemsko (evropské území)
Severní Makedonie (jako nástupnický stát Jugoslávie) ²
Polsko
Portugalsko
Rumunsko
Srbsko (jako nástupnický stát Jugoslávie) ²
Slovinsko
Španělsko
Švýcarsko
Turecko

Geografické rozložení zúčastněných zemí, převážně evropských, s přidáním Kapverd, poukazuje na regionální zaměření této iniciativy za standardizaci.² Mezinárodní komise pro otázky civilního stavu, tvořená převážně evropskými státy, logicky vedla k úmluvě se silnou evropskou účastí. Začlenění Kapverd může svědčit o širším záběru nebo o existenci zvláštních historických či právních vazeb. Seznam zahrnuje země s rozmanitými právními systémy a jazyky, což zdůrazňuje úspěch úmluvy při dosahování konsensu ohledně standardizovaného formátu dokumentů, navzdory rozdílům ve správních postupech.⁵ Schopnost sjednotit země s různými právními tradicemi pod záštitou jedné úmluvy poukazuje na praktické výhody a uznávanou potřebu takové standardizace v oblasti dokumentace aktů civilního stavu.

Pro názornost je níže uvedena tabulka zúčastněných zemí s uvedením data podpisu a ratifikace, pokud jsou tyto informace k dispozici:

Stát	Podpis	Ratifikace	Vstup v platnost
Rakousko	8. září 1976	12. března 1981	30. července 1983
Belgie	8. září 1976	2. června 1997	2. července 1997
Bosna a Hercegovina	–	11. října 1995	6. března 1992
Bulharsko	–	18. listopadu 2013	18. prosince 2013
Kapverdy	–	17. září 2015	17. října 2015
Chorvatsko	–	22. září 1993	22. října 1993
Estonsko	–	24. listopadu 2011	24. prosince 2011
Francie	8. září 1976	17. prosince 1986	16. ledna 1987
Německo	–	18. června 1997	18. července 1997
Itálie	8. září 1976	14. srpna 1979	30. července 1983
Litva	–	30. prosince 2009	29. ledna 2010
Lucembursko	8. září 1976	28. dubna 1978	30. července 1983
Moldavsko	–	15. dubna 2008	15. května 2008
Černá Hora	–	26. března 2007	3. června 2006
Nizozemsko	8. září 1976	27. března 1987	26. dubna 1987
Severní Makedonie	–	15. dubna 1994	17. listopadu 1991
Polsko	–	2. října 2003	1. listopadu 2003
Portugalsko	8. září 1976	30. června 1983	30. července 1983
Rumunsko	–	6. května 2013	5. června 2013
Srbsko	–	16. října 2001	27. dubna 1992
Slovinsko	–	1. prosince 1992	31. prosince 1992
Španělsko	8. září 1976	25. března 1980	30. července 1983
Švýcarsko	8. září 1976	19. března 1990	18. dubna 1990
Turecko	8. září 1976	31. května 1985	30. června 1985

Tato tabulka umožňuje rychle určit, zda je daná země smluvní stranou úmluvy, a sledovat chronologii přijetí úmluvy různými státy.²

Účast Německa na Vídeňské úmluvě (1976)

Německo je smluvní stranou Vídeňské úmluvy o vydávání vícejazyčných výpisů z matrik.² Německo ratifikovalo úmluvu 18. června 1997 a pro Německo vstoupila v platnost 18. července 1997.² Účast Německa svědčí o jeho odhodlání usnadnit mezinárodní uznávání dokladů o osobním stavu a zjednodušit související správní postupy pro své občany i občany jiných smluvních států. Jako velká evropská země s významnými mezinárodními vazbami je přistoupení Německa k Vídeňské úmluvě v souladu s jeho širším úsilím o rozvoj mezinárodní právní spolupráce a zefektivnění přeshraničních správních procesů.

Haagská úmluva o apostile a její vztah k vícejazyčným výpisům

Haagská úmluva o zrušení požadavku legalizace cizích veřejných listin ze dne 5. října 1961 (Haagská úmluva o apostile) poskytuje zjednodušený způsob legalizace veřejných listin pro použití v jiných zemích, které jsou smluvními stranami této úmluvy.⁶ Apostila je osvědčení, které potvrzuje pravost veřejné listiny, a to ověřením podpisu a pravomoci podepisující úřední osoby.¹⁰ Apostila má podobu čtvercového razítka s povinným nadpisem ve francouzském jazyce.¹⁰

Haagská úmluva o apostile plní podobný cíl jako Vídeňská úmluva – usnadnění mezinárodního uznávání dokumentů – avšak pomocí jiného mechanismu: osvědčení původu dokumentu, nikoli standardizace jeho formátu. Zatímco Vídeňská úmluva směřuje k vytvoření všeobecně přijímaného formátu dokumentů, Haagská úmluva řeší tento problém zajištěním řádné certifikace dokumentu orgány země původu. Obě úmluvy usilují o snížení potřeby složitých a zdlouhavých procesů legalizace.

Je důležité poznamenat, že vícejazyčné výpisy vydané v souladu s Vídeňskou úmluvou jsou speciálně určeny k přijetí ostatními členskými státy bez jakékoli další legalizace, včetně apostily.¹ Samotná úmluva stanoví vzájemné uznávání těchto standardizovaných dokumentů.²² Vídeňská úmluva vytváří soběstačný systém uznávání mezi svými členskými státy, což činí dodatečnou úroveň apostily (v kontextu členských států) obecně zbytečnou pro vícejazyčné výpisy. Samotným účelem Vídeňské úmluvy je odstranit potřebu dalších formalit, jako je legalizace nebo apostila, mezi zúčastněnými zeměmi. Standardizovaný vícejazyčný formát je klíčem k tomuto vzájemnému uznávání. Tato výjimka dále zjednodušuje proces ve srovnání s Haagskou úmluvou o apostile pro dokumenty, na které se vztahuje, protože odstraňuje potřebu získání dodatečného ověření. Zatímco Haagská úmluva zjednodušuje legalizaci, Vídeňská úmluva jde ještě dále tím, že činí standardizovaný dokument přímo přijatelným v ostatních členských státech bez jakékoli další autentizace.

Apostilování vícejazyčných výpisů v Německu

Obecně platí, že apostila není vyžadována pro vícejazyčné výpisy vydané v souladu s Vídeňskou úmluvou pro použití v Německu, pokud dokument pochází z jiného členského státu této úmluvy.² Německo, jako signatář Vídeňské úmluvy, je povinno přijímat tyto vícejazyčné výpisy bez dalších formalit.²² Pro uživatele, který má vícejazyčný výpis z členského státu Vídeňské úmluvy určený k použití v Německu, by měl být dokument právně platný bez nutnosti apostily. Na základě principu vzájemného uznávání zakotveného ve Vídeňské úmluvě je Německo právně povinno přijímat vícejazyčné výpisy vydané jinými členskými státy bez kladení dalších požadavků na legalizaci.

Nicméně mohou nastat výjimečné okolnosti, za kterých může soukromá osoba přesto chtít získat apostilu na vícejazyčný výpis vydaný v Německu. Například to může být vyžadováno pro použití dokumentu v zemi, která není smluvní stranou Vídeňské úmluvy, ale je smluvní stranou Haagské úmluvy o apostile. V takových případech vyvstává otázka, zda německé orgány poskytují apostilu na takové dokumenty, i když to není striktně nutné pro použití v jiných členských státech Vídeňské úmluvy.

Informace z dostupných zdrojů naznačují, že apostilace vícejazyčných výpisů vydaných v Německu je možná. Zejména se uvádí, že jedna apostila může zahrnovat jeden vícejazyčný formulář vydaný pro rodné, oddací a úmrtní listy.⁹ Rovněž je třeba zohlednit nařízení EU 2016/1191, které osvobozuje určité veřejné listiny, včetně dokladů o osobním stavu, od apostily při předložení v jiném členském státě EU, a stanoví možnost přiložení vícejazyčného standardního formuláře.⁸ Německo je členem Evropské unie. Kromě toho se uvádí, že německé doklady o osobním stavu vydané v souladu s Úmluvou CIEC (Mezinárodní komise pro otázky osobního stavu) jsou osvobozeny od legalizace.⁷ Vícejazyčné rodné listy vydané v Německu nevyžadují další legalizaci ani apostilu ve státech, které jsou smluvními stranami Vídeňské úmluvy.²

I když tedy apostila obvykle není vyžadována pro použití vícejazyčných výpisů ze zemí, které jsou smluvními stranami Vídeňské úmluvy, v Německu, německé orgány pravděpodobně mohou vydat apostilu na vícejazyčný výpis vydaný v Německu na žádost, zejména pokud je dokument určen k použití v zemi, která není smluvní stranou Vídeňské úmluvy, ale je smluvní stranou Haagské úmluvy.

Příslušné orgány v Německu pro apostilaci dokladů o osobním stavu (pokud je to relevantní)

V Německu je struktura orgánů odpovědných za vydávání apostil decentralizovaná a závisí na typu dokumentu a spolkové zemi (Bundesland), ve které byl vydán.⁷ Neexistuje jediný orgán oprávněný vydávat apostily na všechny veřejné dokumenty vydané v Německu.¹⁰

Pro federální dokumenty (vydané federálními orgány nebo soudy) je příslušným orgánem Spolkový úřad pro zahraniční věci (Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten – BfAA) v Braniboru nad Havolou.⁸ Do 31. prosince 2022 se tím zabýval Spolkový správní úřad (Bundesverwaltungsamt) v Kolíně nad Rýnem.¹¹ Výjimkou jsou dokumenty Spolkového patentového soudu a Německého úřadu pro patenty a ochranné známky, pro které apostilu vydává prezident Německého úřadu pro patenty a ochranné známky.⁸

Pro dokumenty vydané orgány spolkových zemí (včetně dokumentů o osobním stavu vydaných místními matričními úřady – Standesämter) se příslušný orgán liší v závislosti na zemi.⁷ Jako obecné příklady příslušných orgánů na úrovni zemí lze uvést:

Ministerstva vnitra (nebo Senátní správy v městských státech, jako je Berlín a Hamburk) pro administrativní dokumenty.
Regionální komisaři (Regierungspräsidenten) nebo okresní vlády (Bezirksregierungen).
Zemské úřady pro pobyt a regulaci (např. v Berlíně).
Hlavní policejní ředitelství (např. v Dolním Sasku pro určité dokumenty).
Dozorčí a servisní ředitelství (např. v Porýní-Falci).
Zemská ředitelství (např. v Sasku).
Zemské správní úřady (např. v Sasku-Anhaltsku a Durynsku).
Ministerstva spravedlnosti (nebo Senátní správy) pro orgány soudní správy, soudy a notáře.
Prezidenti krajských soudů (Landgerichtspräsidenten) pro dokumenty vydané nižšími soudy a notáři v rámci jejich obvodu.

Konkrétně v Berlíně může být příslušným orgánem Státní úřad pro záležitosti pobytu a regulaci.¹⁰ V Bavorsku může být příslušným orgánem Regierung von Mittelfranken.²⁶ Pro Severní Porýní-Vestfálsko může být příslušným orgánem Bezirksregierung Düsseldorf.

Pro určení správného orgánu pro apostilu vícejazyčného výpisu vydaného v Německu je tedy nutné znát konkrétní spolkovou zemi, ve které byl dokument vydán. Dokumenty o osobním stavu (rodné, oddací, úmrtní listy) jsou zpravidla vydávány místními matričními úřady, které spadají pod příslušnou spolkovou zemi. Orgánem oprávněným k vydání apostily bude tedy s největší pravděpodobností organizace na úrovni spolkové země.

Alternativní postupy legalizace v Německu (pokud apostilu nelze použít nebo není žádoucí)

Pokud země, ve které bude vícejazyčný výpis použit, není smluvní stranou Haagské úmluvy o apostile nebo pokud Vídeňskou úmluvu nelze použít (např. pokud dokument není vícejazyčným výpisem ve standardizovaném formátu), může být nutné dokument legalizovat na diplomatickém nebo konzulárním zastoupení této země v Německu.⁶ Tento proces obvykle zahrnuje předběžné ověření příslušným německým orgánem (který může být obdobný orgánům vydávajícím apostilu na úrovni spolkové země), po němž následuje legalizace na velvyslanectví nebo konzulátu. Pro země, které nespadají do rámce Haagské a Vídeňské úmluvy, zůstává tradiční, složitější cesta konzulární legalizace nezbytným postupem pro zajištění mezinárodní právní platnosti německých dokumentů o osobním stavu.

Německo má bilaterální dohody s některými zeměmi, které mohou zjednodušit proces legalizace nebo dokonce zrušit tento požadavek pro určité typy dokumentů.⁶ Mezi tyto země patří Rakousko, Belgie, Dánsko, Francie, Řecko, Itálie, Lucembursko a Švýcarsko. Uživateli se doporučuje ověřit konkrétní požadavky země, ve které hodlá dokument použít, aby zjistil, zda je bilaterální dohoda použitelná. Bilaterální dohody mohou nabídnout ještě větší zjednodušení ve srovnání s multilaterálními úmluvami, přizpůsobené konkrétním právním a správním vztahům mezi dvěma zeměmi.

Pro použití v jiných členských státech EU nařízení (EU) 2016/1191 osvobozuje určité veřejné listiny, včetně dokladů o osobním stavu, od požadavků na legalizaci nebo apostilu.⁸ Vydávající orgán může k dokumentu připojit vícejazyčný standardní formulář (MSF), což potenciálně odstraňuje potřebu překladu. Nařízení EU poskytuje nejvyšší úroveň zjednodušení pro doklady o osobním stavu v rámci Evropské unie, čímž odstraňuje téměř všechny byrokratické překážky pro jejich vzájemné uznávání.

Vídeňská úmluva o vydávání vícejazyčných výpisů z matričních knih si klade za cíl zjednodušit mezinárodní používání rodných, oddacích a úmrtních listů standardizací jejich formátu. Německo je smluvní stranou této úmluvy, což znamená, že vícejazyčné výpisy vydané v souladu s jejími ustanoveními jinými členskými státy jsou v Německu obecně přijímány bez nutnosti apostily nebo jiné formy legalizace.

Ačkoli apostila obvykle není vyžadována pro použití těchto vícejazyčných výpisů v Německu, německé úřady mohou na požádání vydat apostilu na vícejazyčný výpis vydaný v Německu, zejména pokud je dokument určen k použití v zemi, která není smluvní stranou Vídeňské úmluvy, ale je smluvní stranou Haagské úmluvy o apostile. Příslušný orgán pro vydání apostily v Německu závisí na typu dokumentu a spolkové zemi, ve které byl vydán. Pro spolkové dokumenty je to Spolkový úřad pro zahraniční věci a pro dokumenty spolkových zemí příslušná ministerstva vnitra, spravedlnosti nebo regionální správy.

V případech, kdy Vídeňská úmluva nebo Haagská úmluva o apostile nejsou použitelné, mohou být vyžadovány alternativní postupy legalizace, jako je konzulární legalizace na velvyslanectví nebo konzulátu cílové země, dvoustranné dohody mezi Německem a touto zemí, nebo pro použití v jiných členských státech EU ustanovení nařízení EU 2016/1191.