Vienos konvencija dėl daugiakalbių civilinės būklės aktų išrašų išdavimo (1976)

Vienos konvencija dėl daugiakalbių civilinės būklės aktų išrašų išdavimo, pasirašyta 1976 m. rugsėjo 8 d., yra tarptautinė sutartis, kuria siekiama standartizuoti gimimo, santuokos ir mirties liudijimų formatą. Šis standartizavimas skirtas palengvinti tokių dokumentų naudojimą dalyvaujančiose šalyse be jų vertimo ar papildomo legalizavimo.¹ Konvenciją parengė Tarptautinė civilinės būklės komisija (ICCS).² Anksčiau galiojusi 1956 m. konvencija reikalavo pateikti informaciją septyniomis kalbomis, o tai apsunkino procesą. 1976 m. Vienos konvencija supaprastino šią procedūrą, apribodama privalomą informacijos pateikimą dviem kalbomis dokumento priekinėje pusėje, o likusias kalbas patalpindama kitoje pusėje.²

Poreikis tokiam standartizuotam formatui atsirado dėl didėjančio tarptautinio piliečių mobilumo ir sunkumų, susijusių su dokumentų legalizavimu skirtingose jurisdikcijose. Supaprastindama vertimo ir legalizavimo reikalavimus, konvencija siekia optimizuoti administracines procedūras tarptautiniam šių svarbiausių dokumentų naudojimui.¹ Daugiakalbystės įtraukimas tiesiogiai sprendžia kalbos barjero problemą tarptautiniuose dokumentų mainuose. Tradiciniai legalizavimo metodai dažnai apėmė patvirtintų vertimų gavimą, o tai galėjo būti brangu tiek laiko, tiek finansiniu požiūriu. Vienos konvencijos požiūris, numatantis daugiakalbius išrašus, iš pradžių išsprendžia šią problemą, įtraukdamas vertimus į patį dokumentą.¹

Vienos konvencijos (1976) dalyvių šalių sąrašas

1976 m. Vienos konvencija įsigaliojo 1983 m. liepos 30 d., kai ją ratifikavo penkios valstybės.² 2024 m. duomenimis, konvencijos dalyvės yra 23 Europos valstybės ir Žaliasis Kyšulys.² Žemiau pateikiamas šalių, kurios yra šios konvencijos šalys, sąrašas:

Austrija
Belgija
Bosnija ir Hercegovina
Bulgarija
Žaliasis Kyšulys
Kroatija
Estija
Prancūzija
Vokietija
Italija
Lietuva
Liuksemburgas
Moldova
Juodkalnija
Nyderlandai (Europos teritorija)
Šiaurės Makedonija (kaip Jugoslavijos valstybė įpėdinė) ²
Lenkija
Portugalija
Rumunija
Serbija (kaip Jugoslavijos valstybė įpėdinė) ²
Slovėnija
Ispanija
Šveicarija
Turkija

Dalyvaujančių šalių geografinis pasiskirstymas, daugiausia Europos, su Žaliojo Kyšulio priedu, rodo šios standartizavimo iniciatyvos regioninę orientaciją.² Tarptautinė civilinės būklės komisija, daugiausia sudaryta iš Europos valstybių, natūraliai paskatino konvenciją su stipriu Europos dalyvavimu. Žaliojo Kyšulio įtraukimas gali rodyti platesnę aprėptį arba ypatingus istorinius ar teisinius ryšius. Sąrašas apima šalis su įvairiomis teisinėmis sistemomis ir kalbomis, o tai pabrėžia konvencijos sėkmę siekiant konsensuso dėl standartizuoto dokumentų formato, nepaisant administracinių praktikų skirtumų.⁵ Gebėjimas suvienyti šalis su skirtingomis teisinėmis tradicijomis po vienos konvencijos skėčiu rodo praktinę naudą ir suprastą tokio standartizavimo poreikį civilinės būklės aktų dokumentacijos srityje.

Aiškumo dėlei žemiau pateikiama dalyvaujančių šalių lentelė su pasirašymo ir ratifikavimo datomis, jei tokia informacija yra prieinama:

Valstybė	Pasirašymas	Ratifikavimas	Įsigaliojimas
Austrija	1976 m. rugsėjo 8 d.	1981 m. kovo 12 d.	1983 m. liepos 30 d.
Belgija	1976 m. rugsėjo 8 d.	1997 m. birželio 2 d.	1997 m. liepos 2 d.
Bosnija ir Hercegovina	–	1995 m. spalio 11 d.	1992 m. kovo 6 d.
Bulgarija	–	2013 m. lapkričio 18 d.	2013 m. gruodžio 18 d.
Žaliasis Kyšulys	–	2015 m. rugsėjo 17 d.	2015 m. spalio 17 d.
Kroatija	–	1993 m. rugsėjo 22 d.	1993 m. spalio 22 d.
Estija	–	2011 m. lapkričio 24 d.	2011 m. gruodžio 24 d.
Prancūzija	1976 m. rugsėjo 8 d.	1986 m. gruodžio 17 d.	1987 m. sausio 16 d.
Vokietija	–	1997 m. birželio 18 d.	1997 m. liepos 18 d.
Italija	1976 m. rugsėjo 8 d.	1979 m. rugpjūčio 14 d.	1983 m. liepos 30 d.
Lietuva	–	2009 m. gruodžio 30 d.	2010 m. sausio 29 d.
Liuksemburgas	1976 m. rugsėjo 8 d.	1978 m. balandžio 28 d.	1983 m. liepos 30 d.
Moldova	–	2008 m. balandžio 15 d.	2008 m. gegužės 15 d.
Juodkalnija	–	2007 m. kovo 26 d.	2006 m. birželio 3 d.
Nyderlandai	1976 m. rugsėjo 8 d.	1987 m. kovo 27 d.	1987 m. balandžio 26 d.
Šiaurės Makedonija	–	1994 m. balandžio 15 d.	1991 m. lapkričio 17 d.
Lenkija	–	2003 m. spalio 2 d.	2003 m. lapkričio 1 d.
Portugalija	1976 m. rugsėjo 8 d.	1983 m. birželio 30 d.	1983 m. liepos 30 d.
Rumunija	–	2013 m. gegužės 6 d.	2013 m. birželio 5 d.
Serbija	–	2001 m. spalio 16 d.	1992 m. balandžio 27 d.
Slovėnija	–	1992 m. gruodžio 1 d.	1992 m. gruodžio 31 d.
Ispanija	1976 m. rugsėjo 8 d.	1980 m. kovo 25 d.	1983 m. liepos 30 d.
Šveicarija	1976 m. rugsėjo 8 d.	1990 m. kovo 19 d.	1990 m. balandžio 18 d.
Turkija	1976 m. rugsėjo 8 d.	1985 m. gegužės 31 d.	1985 m. birželio 30 d.

Ši lentelė leidžia greitai nustatyti, ar dominanti šalis yra konvencijos dalyvė, ir sekti konvencijos priėmimo chronologiją įvairiose valstybėse.²

Vokietijos dalyvavimas Vienos konvencijoje (1976)

Vokietija yra Vienos konvencijos dėl daugiakalbių civilinės būklės aktų išrašų išdavimo dalyvė.² Vokietija ratifikavo konvenciją 1997 m. birželio 18 d., o ji įsigaliojo Vokietijai 1997 m. liepos 18 d.² Vokietijos dalyvavimas liudija jos įsipareigojimą palengvinti tarptautinį civilinės būklės dokumentų pripažinimą ir supaprastinti su tuo susijusias administracines procedūras savo piliečiams ir kitų valstybių dalyvių piliečiams. Būdama didelė Europos šalis su reikšmingais tarptautiniais ryšiais, Vokietijos prisijungimas prie Vienos konvencijos atitinka jos platesnes pastangas plėtoti tarptautinį teisinį bendradarbiavimą ir optimizuoti tarpvalstybinius administracinius procesus.

Hagos konvencija dėl apostilės ir jos ryšys su daugiakalbiais išrašais

Hagos konvencija, panaikinanti užsienio oficialių dokumentų legalizavimo reikalavimą, nuo 1961 m. spalio 5 d. (Hagos apostilio konvencija) suteikia supaprastintą viešųjų dokumentų legalizavimo metodą, skirtą naudoti kitose šalyse, kurios yra šios konvencijos dalyvės.⁶ Apostilis yra patvirtinimas, patvirtinantis viešojo dokumento autentiškumą, liudijantis pasirašiusio pareigūno parašą ir įgaliojimus.¹⁰ Apostilis yra kvadratinio antspaudo formos su privaloma antrašte prancūzų kalba.¹⁰

Hagos apostilio konvencija atlieka panašų tikslą kaip Vienos konvencija – palengvinti tarptautinį dokumentų pripažinimą – tačiau naudojant kitą mechanizmą: dokumento kilmės patvirtinimą, o ne jo formato standartizavimą. Nors Vienos konvencija siekia sukurti visuotinai priimtą dokumentų formatą, Hagos konvencija šią problemą sprendžia užtikrindama tinkamą dokumento sertifikavimą kilmės šalies valdžios institucijose. Abi konvencijos siekia sumažinti sudėtingų ir ilgų legalizavimo procesų poreikį.

Svarbu pažymėti, kad daugiakalbiai išrašai, išduoti pagal Vienos konvenciją, yra specialiai skirti priimti kitoms valstybėms narėms be jokios tolesnės legalizacijos, įskaitant apostilę.¹ Pati konvencija numato abipusį šių standartizuotų dokumentų pripažinimą.²² Vienos konvencija sukuria savarankišką pripažinimo sistemą tarp savo valstybių narių, todėl papildomas apostilės lygmuo (valstybių narių kontekste) daugiakalbiams išrašams paprastai yra nereikalingas. Pati Vienos konvencijos paskirtis yra panaikinti tolesnių formalumų, tokių kaip legalizacija ar apostilė, poreikį tarp dalyvaujančių šalių. Standartizuotas daugiakalbis formatas yra šio abipusio pripažinimo raktas. Ši išimtis dar labiau supaprastina procesą, palyginti su Hagos konvencija dėl apostilės, dokumentams, kuriems ji taikoma, nes pašalina poreikį gauti papildomą sertifikavimą. Nors Hagos konvencija supaprastina legalizaciją, Vienos konvencija žengia dar toliau, padarydama standartizuotą dokumentą tiesiogiai priimtiną kitose valstybėse narėse be jokio papildomo autentifikavimo.

Apostiliavimas daugiakalbių išrašų Vokietijoje

Paprastai apostilė nėra reikalinga daugiakalbiams išrašams, išduotiems pagal Vienos konvenciją, naudoti Vokietijoje, jei dokumentas yra kilęs iš kitos šios konvencijos valstybės narės.² Vokietija, būdama Vienos konvencijos signatarė, privalo priimti šiuos daugiakalbius išrašus be papildomų formalumų.²² Vartotojui, turinčiam daugiakalbį išrašą iš Vienos konvencijos valstybės narės, skirtą naudoti Vokietijoje, dokumentas turėtų būti teisiškai galiojantis be apostiliavimo poreikio. Remiantis abipusio pripažinimo principu, įtvirtintu Vienos konvencijoje, Vokietija yra teisiškai įpareigota priimti daugiakalbius išrašus, išduotus kitų valstybių narių, be papildomų legalizacijos reikalavimų.

Vis dėlto gali susiklostyti išskirtinės aplinkybės, kai privatus asmuo vis tiek gali norėti gauti apostilę daugiakalbei išrašai, išduotai Vokietijoje. Pavyzdžiui, to gali prireikti naudojant dokumentą šalyje, kuri nėra Vienos konvencijos dalyvė, bet yra Hagos konvencijos dėl apostilės dalyvė. Tokiais atvejais kyla klausimas, ar Vokietijos valdžios institucijos suteikia apostilę tokiems dokumentams, net jei tai nėra griežtai būtina naudojimui kitose Vienos konvencijos valstybėse narėse.

Informacija iš prieinamų šaltinių rodo, kad Vokietijoje išduotų daugiakalbių išrašų apostilavimas yra įmanomas. Visų pirma pažymima, kad viena apostilė gali apimti vieną daugiakalbę formą, išduotą gimimo, santuokos ir mirties liudijimams.⁹ Taip pat reikėtų atsižvelgti į ES reglamentą 2016/1191, kuris atleidžia tam tikrus viešuosius dokumentus, įskaitant civilinės būklės dokumentus, nuo apostilės pateikiant juos kitoje ES valstybėje narėje ir numato galimybę pridėti daugiakalbę standartinę formą.⁸ Vokietija yra Europos Sąjungos narė. Be to, nurodoma, kad Vokietijos civilinės būklės dokumentai, išduoti pagal CIEC (Tarptautinės civilinės būklės komisijos) konvenciją, yra atleidžiami nuo legalizavimo.⁷ Vokietijoje išduoti daugiakalbiai gimimo liudijimai nereikalauja tolesnio legalizavimo ar apostilės Vienos konvencijos valstybėse dalyvėse.²

Taigi, nors apostilės paprastai nereikia naudojant daugiakalbius išrašus iš Vienos konvencijos valstybių dalyvių Vokietijoje, Vokietijos valdžios institucijos greičiausiai gali išduoti apostilę Vokietijoje išduotai daugiakalbei išrašai pagal prašymą, ypač jei dokumentas skirtas naudoti šalyje, kuri nėra Vienos konvencijos dalyvė, bet yra Hagos konvencijos dalyvė.

Kompetentingos institucijos Vokietijoje civilinės būklės dokumentų apostilavimui (jei taikoma)

Vokietijoje už apostilių išdavimą atsakingų institucijų struktūra yra decentralizuota ir priklauso nuo dokumento tipo bei federalinės žemės (Bundesland), kurioje jis buvo išduotas.⁷ Nėra vienos institucijos, įgaliotos išduoti apostiles visiems Vokietijoje išduotiems viešiesiems dokumentams.¹⁰

Federaliniams dokumentams (išduotiems federalinių valdžios institucijų ar teismų) kompetentinga institucija yra Federalinė užsienio reikalų tarnyba (Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten – BfAA) Brandenburge prie Hafelio.⁸ Iki 2022 m. gruodžio 31 d. tuo užsiėmė Federalinė administracinė tarnyba (Bundesverwaltungsamt) Kelne.¹¹ Išimtis yra Federalinio patentų teismo ir Vokietijos patentų ir prekių ženklų tarnybos dokumentai, kuriems apostilę išduoda Vokietijos patentų ir prekių ženklų tarnybos prezidentas.⁸

Dokumentams, išduotiems federalinių žemių valdžios institucijų (įskaitant civilinės būklės dokumentus, išduotus vietinių civilinės metrikacijos įstaigų – Standesämter), kompetentinga institucija skiriasi priklausomai nuo žemės.⁷ Kaip bendri kompetentingų institucijų pavyzdžiai žemių lygmeniu gali būti pateikti:

Vidaus reikalų ministerijos (arba Senato departamentai tokiuose miestuose-valstybėse kaip Berlynas ir Hamburgas) administraciniams dokumentams.
Regioniniai komisarai (Regierungspräsidenten) arba apygardų vyriausybės (Bezirksregierungen).
Valstybinės gyvenamosios vietos ir reguliavimo tarnybos (pvz., Berlyne).
Vyriausiosios policijos valdybos (pvz., Žemutinėje Saksonijoje tam tikriems dokumentams).
Priežiūros ir paslaugų direkcijos (pvz., Reino krašte-Pfalce).
Valstybinės direkcijos (pvz., Saksonijoje).
Valstybinės administracinės tarnybos (pvz., Saksonijoje-Anhalte ir Tiuringijoje).
Teisingumo ministerijos (arba Senato departamentai) teisminės administracijos institucijoms, teismams ir notarams.
Apygardų teismų prezidentai (Landgerichtspräsidenten) dokumentams, išduotiems žemesnės instancijos teismų ir notarų jų apygardos ribose.

Visų pirma, Berlyne kompetentinga institucija gali būti Valstybinė gyvenamosios vietos ir reguliavimo tarnyba.¹⁰ Bavarijoje atitinkama institucija gali būti Regierung von Mittelfranken.²⁶ Šiaurės Reino-Vestfalijoje kompetentinga institucija gali būti Bezirksregierung Düsseldorf.

Taigi, norint nustatyti tinkamą instituciją, atsakingą už daugiakalbio išrašo, išduoto Vokietijoje, apostilavimą, būtina žinoti konkrečią federalinę žemę, kurioje dokumentas buvo išduotas. Civilinės būklės dokumentai (gimimo, santuokos, mirties liudijimai) paprastai išduodami vietinių civilinės metrikacijos įstaigų, kurios priklauso atitinkamai federalinei žemei. Vadinasi, institucija, įgaliota išduoti apostilę, greičiausiai bus žemės lygmens organizacija.

Alternatyvios legalizavimo procedūros Vokietijoje (jei apostilė netaikoma arba nepageidaujama)

Jei šalis, kurioje bus naudojamas daugiakalbis išrašas, nėra Hagos konvencijos dėl apostilės dalyvė arba jei Vienos konvencija netaikoma (pavyzdžiui, jei dokumentas nėra daugiakalbis išrašas standartizuotu formatu), dokumentą gali reikėti legalizuoti tos šalies diplomatinėje ar konsulinėje atstovybėje Vokietijoje.⁶ Šis procesas paprastai apima išankstinį sertifikavimą kompetentingoje Vokietijos institucijoje (kuri gali būti panaši į apostilę išduodančias žemės lygmens institucijas), po kurio atliekamas legalizavimas ambasadoje ar konsulate. Šalims, nepatenkančioms į Hagos ir Vienos konvencijų taikymo sritį, tradicinis, sudėtingesnis konsulinio legalizavimo kelias išlieka būtina procedūra, užtikrinanti tarptautinę Vokietijos civilinės būklės dokumentų teisinę galią.

Vokietija turi dvišalius susitarimus su kai kuriomis šalimis, kurie gali supaprastinti legalizavimo procesą ar net panaikinti šį reikalavimą tam tikrų tipų dokumentams.⁶ Tokioms šalims priklauso Austrija, Belgija, Danija, Prancūzija, Graikija, Italija, Liuksemburgas ir Šveicarija. Vartotojui rekomenduojama patikrinti konkrečius reikalavimus šalies, kurioje jis ketina naudoti dokumentą, kad sužinotų, ar taikomas dvišalis susitarimas. Dvišaliai susitarimai gali pasiūlyti dar didesnį supaprastinimą, palyginti su daugiašalėmis konvencijomis, pritaikytą konkretiems teisiniams ir administraciniams santykiams tarp dviejų šalių.

Naudojimui kitose ES valstybėse narėse Reglamentas (ES) 2016/1191 atleidžia tam tikrus viešuosius dokumentus, įskaitant civilinės būklės dokumentus, nuo legalizavimo ar apostilės reikalavimų.⁸ Išduodanti institucija prie dokumento gali pridėti daugiakalbę standartinę formą (MSF), potencialiai panaikindama vertimo poreikį. ES reglamentas užtikrina aukščiausią supaprastinimo lygį civilinės būklės dokumentams Europos Sąjungoje, pašalindamas beveik visas biurokratines kliūtis jų abipusiam pripažinimui.

Vienos konvencija dėl daugiakalbių civilinės būklės aktų išrašų išdavimo siekia supaprastinti tarptautinį gimimo, santuokos ir mirties liudijimų naudojimą standartizuojant jų formatą. Vokietija yra šios konvencijos dalyvė, o tai reiškia, kad daugiakalbiai išrašai, išduoti pagal jos nuostatas kitų valstybių narių, paprastai priimami Vokietijoje be apostilės ar kitos legalizavimo formos.

Nors paprastai apostilis nereikalingas naudojant tokius daugiakalbius išrašus Vokietijoje, Vokietijos valdžios institucijos gali išduoti apostilį ant daugiakalbio išrašo, išduoto Vokietijoje, paprašius, ypač jei dokumentas skirtas naudoti šalyje, kuri nėra Vienos konvencijos dalyvė, bet yra Hagos apostilio konvencijos dalyvė. Kompetentinga institucija apostiliui išduoti Vokietijoje priklauso nuo dokumento tipo ir federalinės žemės, kurioje jis buvo išduotas. Federaliniams dokumentams tai yra Federalinė užsienio reikalų tarnyba, o žemių dokumentams – atitinkamos vidaus reikalų, teisingumo ministerijos ar regioninės administracijos.

Tais atvejais, kai Vienos konvencija ar Hagos apostilio konvencija netaikomos, gali prireikti alternatyvių legalizavimo procedūrų, tokių kaip konsulinė legalizacija paskirties šalies ambasadoje ar konsulate, dvišaliai susitarimai tarp Vokietijos ir tos šalies, arba, naudojimui kitose ES valstybėse narėse, ES reglamento 2016/1191 nuostatos.