Віденська конвенція про видачу багатомовних витягів з актів цивільного стану (1976)

Віденська конвенція про видачу багатомовних витягів з актів цивільного стану, підписана 8 вересня 1976 року, є міжнародним договором, метою якого є стандартизація формату свідоцтв про народження, шлюб та смерть. Ця стандартизація покликана полегшити використання таких документів у країнах-учасницях без необхідності їх перекладу або додаткової легалізації.¹ Конвенція була розроблена Міжнародною комісією з питань цивільного стану (ICCS).² Раніше діюча конвенція 1956 року вимагала надання інформації сімома мовами, що робило процес більш складним. Віденська конвенція 1976 року спростила цю процедуру, обмеживши обов’язкове розміщення інформації двома мовами на лицьовій стороні документа, а решту мов розмістивши на зворотній стороні.²

Потреба в такому стандартизованому форматі виникла у зв’язку зі зростанням міжнародної мобільності громадян та складнощами, пов’язаними з легалізацією документів у різних юрисдикціях. Спрощуючи вимоги до перекладу та легалізації, конвенція прагне оптимізувати адміністративні процедури для міжнародного використання цих найважливіших документів.¹ Включення багатомовності безпосередньо вирішує проблему мовного бар’єру при міжнародному обміні документами. Традиційні методи легалізації часто включали отримання завірених перекладів, що могло бути витратним за часом та фінансами. Підхід Віденської конвенції, що передбачає багатомовні витяги, спочатку вирішує цю проблему, включаючи переклади в сам документ.¹

Список країн-учасниць Віденської конвенції (1976)

Віденська конвенція 1976 року набула чинності 30 липня 1983 року після ратифікації її п’ятьма державами.² Станом на 2024 рік учасниками конвенції є 23 європейські держави та Кабо-Верде.² Нижче представлений список країн, які є сторонами даної конвенції:

Австрія
Бельгія
Боснія і Герцеговина
Болгарія
Кабо-Верде
Хорватія
Естонія
Франція
Німеччина
Італія
Литва
Люксембург
Молдова
Чорногорія
Нідерланди (європейська територія)
Північна Македонія (як держава-правонаступниця Югославії) ²
Польща
Португалія
Румунія
Сербія (як держава-правонаступниця Югославії) ²
Словенія
Іспанія
Швейцарія
Туреччина

Географічний розподіл країн-учасниць, переважно європейських, з додаванням Кабо-Верде, вказує на регіональну спрямованість цієї ініціативи зі стандартизації.² Міжнародна комісія з питань цивільного стану, будучи в основному складеною з європейських держав, закономірно призвела до конвенції з сильною європейською участю. Включення Кабо-Верде може свідчити про ширше охоплення або про наявність особливих історичних чи правових зв’язків. Список включає країни з різноманітними правовими системами та мовами, що підкреслює успіх конвенції в досягненні консенсусу щодо стандартизованого формату документів, незважаючи на відмінності в адміністративних практиках.⁵ Здатність об’єднати країни з різними правовими традиціями під егідою однієї конвенції вказує на практичні вигоди та усвідомлену необхідність такої стандартизації в галузі документації актів цивільного стану.

Для наочності нижче представлена таблиця країн-учасниць із зазначенням дати підписання та ратифікації, якщо така інформація доступна:

Держава	Підписання	Ратифікація	Набрання чинності
Австрія	8 вересня 1976	12 березня 1981	30 липня 1983
Бельгія	8 вересня 1976	2 червня 1997	2 липня 1997
Боснія і Герцеговина	–	11 жовтня 1995	6 березня 1992
Болгарія	–	18 листопада 2013	18 грудня 2013
Кабо-Верде	–	17 вересня 2015	17 жовтня 2015
Хорватія	–	22 вересня 1993	22 жовтня 1993
Естонія	–	24 листопада 2011	24 грудня 2011
Франція	8 вересня 1976	17 грудня 1986	16 січня 1987
Німеччина	–	18 червня 1997	18 липня 1997
Італія	8 вересня 1976	14 серпня 1979	30 липня 1983
Литва	–	30 грудня 2009	29 січня 2010
Люксембург	8 вересня 1976	28 квітня 1978	30 липня 1983
Молдова	–	15 квітня 2008	15 травня 2008
Чорногорія	–	26 березня 2007	3 червня 2006
Нідерланди	8 вересня 1976	27 березня 1987	26 квітня 1987
Північна Македонія	–	15 квітня 1994	17 листопада 1991
Польща	–	2 жовтня 2003	1 листопада 2003
Португалія	8 вересня 1976	30 червня 1983	30 липня 1983
Румунія	–	6 травня 2013	5 червня 2013
Сербія	–	16 жовтня 2001	27 квітня 1992
Словенія	–	1 грудня 1992	31 грудня 1992
Іспанія	8 вересня 1976	25 березня 1980	30 липня 1983
Швейцарія	8 вересня 1976	19 березня 1990	18 квітня 1990
Туреччина	8 вересня 1976	31 травня 1985	30 червня 1985

Ця таблиця дозволяє швидко визначити, чи є країна, яка вас цікавить, учасницею конвенції, та відстежити хронологію прийняття конвенції різними державами.²

Участь Німеччини у Віденській конвенції (1976)

Німеччина є учасницею Віденської конвенції про видачу багатомовних витягів з актів цивільного стану.² Німеччина ратифікувала конвенцію 18 червня 1997 року, і вона набула чинності для Німеччини 18 липня 1997 року.² Участь Німеччини свідчить про її відданість полегшенню міжнародного визнання документів про цивільний стан та спрощенню пов’язаних з цим адміністративних процедур для своїх громадян та громадян інших держав-учасниць. Будучи великою європейською країною зі значними міжнародними зв’язками, приєднання Німеччини до Віденської конвенції узгоджується з її ширшими зусиллями щодо розвитку міжнародного правового співробітництва та оптимізації транскордонних адміністративних процесів.

Гаазька конвенція про апостиль та її зв’язок з багатомовними витягами

Гаазька конвенція, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, від 5 жовтня 1961 року (Гаазька конвенція про апостиль) надає спрощений метод легалізації публічних документів для використання в інших країнах, які є учасницями цієї конвенції.⁶ Апостиль являє собою посвідчення, яке підтверджує автентичність публічного документа, засвідчуючи підпис та повноваження посадової особи, яка його підписала.¹⁰ Апостиль має форму квадратного штампу з обов’язковим заголовком французькою мовою.¹⁰

Гаазька конвенція про апостиль виконує подібну до Віденської конвенції мету – полегшення міжнародного визнання документів – але за допомогою іншого механізму: посвідчення походження документа, а не стандартизації його формату. У той час як Віденська конвенція спрямована на створення універсально прийнятого формату документів, Гаазька конвенція вирішує цю проблему, забезпечуючи належну сертифікацію документа владою країни походження. Обидві конвенції прагнуть скоротити необхідність складних та тривалих процесів легалізації.

Важливо зазначити, що багатомовні виписки, видані відповідно до Віденської конвенції, спеціально призначені для прийняття іншими державами-членами без будь-якої подальшої легалізації, включаючи апостиль.¹ Сама конвенція передбачає взаємне визнання цих стандартизованих документів.²² Віденська конвенція створює самодостатню систему визнання між своїми державами-членами, що робить додатковий рівень апостиля (в контексті держав-членів) загалом непотрібним для багатомовних виписок. Сама мета Віденської конвенції полягає в тому, щоб усунути необхідність у подальших формальностях, таких як легалізація або апостиль, між країнами-учасницями. Стандартизований багатомовний формат є ключем до цього взаємного визнання. Це виключення ще більше спрощує процес порівняно з Гаазькою конвенцією про апостиль для документів, що підпадають під її дію, оскільки воно виключає необхідність отримання додаткової сертифікації. У той час як Гаазька конвенція спрощує легалізацію, Віденська конвенція йде ще далі, роблячи стандартизований документ безпосередньо прийнятним в інших державах-членах без будь-якої додаткової автентифікації.

Апостилювання багатомовних виписок у Німеччині

Як правило, апостиль не потрібен для багатомовних виписок, виданих відповідно до Віденської конвенції, для використання в Німеччині, якщо документ походить з іншої держави-члена цієї конвенції.² Німеччина, будучи підписантом Віденської конвенції, зобов’язана приймати ці багатомовні виписки без додаткових формальностей.²² Для користувача, який має багатомовну виписку з держави-члена Віденської конвенції, призначену для використання в Німеччині, документ повинен бути юридично дійсним без необхідності апостилювання. На підставі принципу взаємного визнання, закріпленого у Віденській конвенції, Німеччина юридично зобов’язана приймати багатомовні виписки, видані іншими державами-членами, без пред’явлення додаткових вимог до легалізації.

Тим не менш, можуть виникнути виняткові обставини, за яких приватна особа все ж може захотіти отримати апостиль на багатомовну виписку, видану в Німеччині. Наприклад, це може знадобитися для використання документа в країні, яка не є учасницею Віденської конвенції, але є учасницею Гаазької конвенції про апостиль. У таких випадках виникає питання, чи надають німецькі органи влади апостиль на такі документи, навіть якщо це не є суворо необхідним для використання в інших державах-членах Віденської конвенції.

Інформація з доступних джерел вказує на те, що апостилювання багатомовних виписок, виданих у Німеччині, можливе. Зокрема, зазначається, що один апостиль може включати одну багатомовну форму, видану для свідоцтв про народження, шлюб та смерть.⁹ Також слід враховувати Регламент ЄС 2016/1191, який звільняє певні публічні документи, включаючи документи про цивільний стан, від апостиля при поданні в іншій державі-члені ЄС, та передбачає можливість додавання багатомовної стандартної форми.⁸ Німеччина є членом Європейського Союзу. Крім того, зазначається, що німецькі документи про цивільний стан, видані відповідно до Конвенції CIEC (Міжнародної комісії з питань цивільного стану), звільняються від легалізації.⁷ Багатомовні свідоцтва про народження, видані в Німеччині, не потребують подальшої легалізації або апостиля в державах-учасницях Віденської конвенції.²

Таким чином, хоча апостиль зазвичай не потрібен для використання багатомовних виписок із країн-учасниць Віденської конвенції в Німеччині, німецькі органи влади, ймовірно, можуть видати апостиль на багатомовну виписку, видану в Німеччині, на запит, особливо якщо документ призначений для використання в країні, яка не є учасницею Віденської конвенції, але є учасницею Гаазької конвенції.

Компетентні органи в Німеччині для апостилювання документів про цивільний стан (якщо застосовно)

У Німеччині структура органів, відповідальних за видачу апостилів, є децентралізованою та залежить від типу документа і федеральної землі (Bundesland), в якій він був виданий.⁷ Не існує єдиного органу, уповноваженого видавати апостилі на всі публічні документи, видані в Німеччині.¹⁰

Для федеральних документів (виданих федеральними органами влади або судами) компетентним органом є Федеральне відомство у закордонних справах (Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten – BfAA) у Бранденбурзі-на-Гафелі.⁸ До 31 грудня 2022 року цим займалося Федеральне адміністративне відомство (Bundesverwaltungsamt) у Кельні.¹¹ Винятком є документи Федерального патентного суду та Німецького відомства з патентів і товарних знаків, для яких апостиль видає Президент Німецького відомства з патентів і товарних знаків.⁸

Для документів, виданих владою федеральних земель (включаючи документи про цивільний стан, видані місцевими органами РАЦС – Standesämter), компетентний орган відрізняється залежно від землі.⁷ Як загальні приклади компетентних органів на рівні земель можна навести:

Міністерства внутрішніх справ (або Сенатські управління в таких містах-державах, як Берлін і Гамбург) для адміністративних документів.
Регіональних комісарів (Regierungspräsidenten) або окружні уряди (Bezirksregierungen).
Державні управління у справах проживання та регулювання (наприклад, у Берліні).
Головні управління поліції (наприклад, у Нижній Саксонії для певних документів).
Наглядові та сервісні дирекції (наприклад, у Рейнланд-Пфальці).
Державні дирекції (наприклад, у Саксонії).
Державні адміністративні відомства (наприклад, у Саксонії-Ангальт і Тюрингії).
Міністерства юстиції (або Сенатські управління) для органів судової адміністрації, судів і нотаріусів.
Президентів регіональних судів (Landgerichtspräsidenten) для документів, виданих нижчими судами та нотаріусами в межах їхнього округу.

Зокрема, у Берліні компетентним органом може бути Державне управління у справах проживання та регулювання.¹⁰ У Баварії відповідним органом може бути Regierung von Mittelfranken.²⁶ Для Північного Рейну-Вестфалії компетентним органом може бути Bezirksregierung Düsseldorf.

Таким чином, для визначення правильного органу для апостилювання багатомовної виписки, виданої в Німеччині, необхідно знати конкретну федеральну землю, в якій було видано документ. Документи про цивільний стан (свідоцтва про народження, шлюб, смерть), як правило, видаються місцевими органами РАЦС, які перебувають у віданні відповідної федеральної землі. Отже, органом, уповноваженим видавати апостиль, швидше за все, буде організація на рівні землі.

Альтернативні процедури легалізації в Німеччині (якщо апостиль неприйнятний або небажаний)

Якщо країна, в якій використовуватиметься багатомовна виписка, не є учасницею Гаазької конвенції про апостиль або якщо Віденська конвенція неприйнятна (наприклад, якщо документ не є багатомовною випискою у стандартизованому форматі), документ може потребувати легалізації в дипломатичному або консульському представництві цієї країни в Німеччині.⁶ Цей процес зазвичай включає попередню сертифікацію компетентним німецьким органом (який може бути аналогічним органам, що видають апостиль на рівні землі), за якою слідує легалізація в посольстві або консульстві. Для країн, що не входять до рамок Гаазької та Віденської конвенцій, традиційний, більш складний шлях консульської легалізації залишається необхідною процедурою для забезпечення міжнародної юридичної сили німецьких документів про цивільний стан.

Німеччина має двосторонні угоди з деякими країнами, які можуть спростити процес легалізації або навіть скасувати цю вимогу для певних типів документів.⁶ До таких країн належать Австрія, Бельгія, Данія, Франція, Греція, Італія, Люксембург та Швейцарія. Користувачеві рекомендується перевірити конкретні вимоги країни, в якій він має намір використовувати документ, щоб дізнатися, чи застосовна двостороння угода. Двосторонні угоди можуть запропонувати ще більше спрощення порівняно з багатосторонніми конвенціями, адаптоване до конкретних правових та адміністративних відносин між двома країнами.

Для використання в інших державах-членах ЄС Регламент (ЄС) 2016/1191 звільняє певні публічні документи, включаючи документи про цивільний стан, від вимог легалізації або апостиля.⁸ Орган, що видає, може додати до документа багатомовну стандартну форму (MSF), що потенційно усуває необхідність у перекладі. Регламент ЄС забезпечує найвищий рівень спрощення для документів про цивільний стан у межах Європейського Союзу, усуваючи майже всі бюрократичні перешкоди для їх взаємного визнання.

Віденська конвенція про видачу багатомовних витягів з актів цивільного стану спрямована на спрощення міжнародного використання свідоцтв про народження, шлюб та смерть шляхом стандартизації їх формату. Німеччина є учасницею цієї конвенції, що означає, що багатомовні витяги, видані відповідно до її положень іншими державами-членами, як правило, приймаються в Німеччині без необхідності апостилювання або іншої форми легалізації.

Хоча апостиль зазвичай не потрібен для використання таких багатомовних витягів у Німеччині, німецькі органи влади можуть видати апостиль на багатомовний витяг, виданий у Німеччині, на запит, особливо якщо документ призначений для використання в країні, яка не є учасницею Віденської конвенції, але є учасницею Гаазької конвенції про апостиль. Компетентний орган для видачі апостиля в Німеччині залежить від типу документа та федеральної землі, в якій він був виданий. Для федеральних документів це Федеральне відомство у закордонних справах, а для документів земель – відповідні міністерства внутрішніх справ, юстиції або регіональні адміністрації.

У випадках, коли Віденська конвенція або Гаазька конвенція про апостиль не застосовуються, можуть знадобитися альтернативні процедури легалізації, такі як консульська легалізація в посольстві або консульстві країни призначення, двосторонні угоди між Німеччиною та цією країною, або, для використання в інших країнах-членах ЄС, положення Регламенту ЄС 2016/1191.