Виенска конвенция за издаване на многоезични извлечения от актове за гражданско състояние (1976)

Виенската конвенция за издаване на многоезични извлечения от актове за гражданско състояние, подписана на 8 септември 1976 г., представлява международен договор, чиято цел е стандартизиране на формата на удостоверенията за раждане, брак и смърт. Тази стандартизация има за цел да улесни използването на такива документи в страните-участнички без необходимост от техния превод или допълнителна легализация.¹ Конвенцията е разработена от Международната комисия по въпросите на гражданското състояние (ICCS).² Предишната действаща конвенция от 1956 г. изискваше предоставяне на информация на седем езика, което правеше процеса по-сложен. Виенската конвенция от 1976 г. опрости тази процедура, като ограничи задължителното поставяне на информация до два езика на лицевата страна на документа, а останалите езици постави на обратната страна.²

Необходимостта от такъв стандартизиран формат възникна във връзка с нарастването на международната мобилност на гражданите и сложностите, свързани с легализацията на документи в различни юрисдикции. Опростявайки изискванията за превод и легализация, конвенцията се стреми да оптимизира административните процедури за международно използване на тези важни документи.¹ Включването на многоезичие директно решава проблема с езиковата бариера при международния обмен на документи. Традиционните методи за легализация често включваха получаване на заверени преводи, което можеше да бъде времеемко и скъпо. Подходът на Виенската конвенция, предвиждащ многоезични извлечения, решава този проблем още в началото, като включва преводите в самия документ.¹

Списък на страните-участнички във Виенската конвенция (1976)

Виенската конвенция от 1976 г. влезе в сила на 30 юли 1983 г. след ратификацията ѝ от пет държави.² Към 2024 г. участници в конвенцията са 23 европейски държави и Кабо Верде.² По-долу е представен списък на страните, които са страни по тази конвенция:

Австрия
Белгия
Босна и Херцеговина
България
Кабо Верде
Хърватия
Естония
Франция
Германия
Италия
Литва
Люксембург
Молдова
Черна гора
Нидерландия (европейска територия)
Северна Македония (като държава-правоприемник на Югославия) ²
Полша
Португалия
Румъния
Сърбия (като държава-правоприемник на Югославия) ²
Словения
Испания
Швейцария
Турция

Географското разпределение на страните-участнички, предимно европейски, с добавянето на Кабо Верде, показва регионалната насоченост на тази инициатива за стандартизация.² Международната комисия по гражданско състояние, състояща се основно от европейски държави, естествено доведе до конвенция със силно европейско участие. Включването на Кабо Верде може да свидетелства за по-широк обхват или за наличието на особени исторически или правни връзки. Списъкът включва страни с разнообразни правни системи и езици, което подчертава успеха на конвенцията в постигането на консенсус относно стандартизиран формат на документите, въпреки различията в административните практики.⁵ Способността да обедини страни с различни правни традиции под егидата на една конвенция показва практическите ползи и осъзнатата необходимост от такава стандартизация в областта на документирането на актовете за гражданско състояние.

За по-голяма яснота по-долу е представена таблица на страните-участнички с посочване на датата на подписване и ратификация, ако такава информация е налична:

Държава	Подписване	Ратификация	Влизане в сила
Австрия	8 септември 1976	12 март 1981	30 юли 1983
Белгия	8 септември 1976	2 юни 1997	2 юли 1997
Босна и Херцеговина	–	11 октомври 1995	6 март 1992
България	–	18 ноември 2013	18 декември 2013
Кабо Верде	–	17 септември 2015	17 октомври 2015
Хърватия	–	22 септември 1993	22 октомври 1993
Естония	–	24 ноември 2011	24 декември 2011
Франция	8 септември 1976	17 декември 1986	16 януари 1987
Германия	–	18 юни 1997	18 юли 1997
Италия	8 септември 1976	14 август 1979	30 юли 1983
Литва	–	30 декември 2009	29 януари 2010
Люксембург	8 септември 1976	28 април 1978	30 юли 1983
Молдова	–	15 април 2008	15 май 2008
Черна гора	–	26 март 2007	3 юни 2006
Нидерландия	8 септември 1976	27 март 1987	26 април 1987
Северна Македония	–	15 април 1994	17 ноември 1991
Полша	–	2 октомври 2003	1 ноември 2003
Португалия	8 септември 1976	30 юни 1983	30 юли 1983
Румъния	–	6 май 2013	5 юни 2013
Сърбия	–	16 октомври 2001	27 април 1992
Словения	–	1 декември 1992	31 декември 1992
Испания	8 септември 1976	25 март 1980	30 юли 1983
Швейцария	8 септември 1976	19 март 1990	18 април 1990
Турция	8 септември 1976	31 май 1985	30 юни 1985

Тази таблица позволява бързо да се определи дали интересуващата ви държава е участничка в конвенцията и да се проследи хронологията на приемането на конвенцията от различните държави.²

Участие на Германия във Виенската конвенция (1976)

Германия е участничка във Виенската конвенция за издаване на многоезични извлечения от актове за гражданско състояние.² Германия ратифицира конвенцията на 18 юни 1997 г. и тя влезе в сила за Германия на 18 юли 1997 г.² Участието на Германия свидетелства за нейния ангажимент да улесни международното признаване на документи за гражданско състояние и да опрости свързаните с това административни процедури за своите граждани и гражданите на други държави-участнички. Като голяма европейска държава със значителни международни връзки, присъединяването на Германия към Виенската конвенция е в съответствие с нейните по-широки усилия за развитие на международното правно сътрудничество и оптимизиране на трансграничните административни процеси.

Хагска конвенция за апостила и нейната връзка с многоезичните извлечения

Хагската конвенция за премахване на изискването за легализация на чуждестранни официални документи от 5 октомври 1961 г. (Хагската конвенция за апостил) предоставя опростен метод за легализация на публични документи за използване в други държави, които са страни по тази конвенция.⁶ Апостилът представлява удостоверение, което потвърждава автентичността на публичен документ, като удостоверява подписа и правомощията на подписалото длъжностно лице.¹⁰ Апостилът има формата на квадратен печат със задължително заглавие на френски език.¹⁰

Хагската конвенция за апостил изпълнява сходна с Виенската конвенция цел – улесняване на международното признаване на документи – но с помощта на друг механизъм: удостоверяване на произхода на документа, а не стандартизиране на неговия формат. Докато Виенската конвенция е насочена към създаване на универсално приет формат на документи, Хагската конвенция решава този проблем, като осигурява надлежно сертифициране на документа от властите на страната на произход. И двете конвенции се стремят да намалят необходимостта от сложни и продължителни процеси на легализация.

Важно е да се отбележи, че многоезичните извлечения, издадени в съответствие с Виенската конвенция, са специално предназначени за приемане от други държави-членки без каквато и да е допълнителна легализация, включително апостил.¹ Самата конвенция предвижда взаимно признаване на тези стандартизирани документи.²² Виенската конвенция създава самостоятелна система за признаване между своите държави-членки, което прави допълнителното ниво на апостил (в контекста на държавите-членки) като цяло ненужно за многоезичните извлечения. Самата цел на Виенската конвенция е да премахне необходимостта от допълнителни формалности, като легализация или апостил, между участващите страни. Стандартизираният многоезичен формат е ключът към това взаимно признаване. Това изключение допълнително опростява процеса в сравнение с Хагската конвенция за апостил за документи, попадащи в нейния обхват, тъй като премахва необходимостта от получаване на допълнителна сертификация. Докато Хагската конвенция опростява легализацията, Виенската конвенция отива още по-далеч, като прави стандартизирания документ директно приемлив в други държави-членки без никаква допълнителна удостоверителна процедура.

Апостилиране на многоезични извлечения в Германия

Като правило, апостил не се изисква за многоезични извлечения, издадени в съответствие с Виенската конвенция, за използване в Германия, ако документът произхожда от друга държава-членка на тази конвенция.² Германия, като подписал Виенската конвенция, е задължена да приема тези многоезични извлечения без допълнителни формалности.²² За потребителя, който притежава многоезично извлечение от държава-членка на Виенската конвенция, предназначено за използване в Германия, документът трябва да бъде юридически валиден без необходимост от апостилиране. Въз основа на принципа на взаимно признаване, заложен във Виенската конвенция, Германия е юридически задължена да приема многоезични извлечения, издадени от други държави-членки, без да поставя допълнителни изисквания за легализация.

Въпреки това, могат да възникнат изключителни обстоятелства, при които частно лице все пак може да пожелае да получи апостил върху многоезичен извлечение, издадено в Германия. Например, това може да е необходимо за използване на документа в държава, която не е страна по Виенската конвенция, но е страна по Хагската конвенция за апостила. В такива случаи възниква въпросът дали германските власти предоставят апостил върху такива документи, дори ако това не е строго необходимо за използване в други държави-членки на Виенската конвенция.

Информацията от достъпни източници показва, че апостилирането на многоезични извлечения, издадени в Германия, е възможно. По-специално се отбелязва, че един апостил може да включва една многоезична форма, издадена за удостоверения за раждане, брак и смърт.⁹ Също така трябва да се вземе предвид Регламент (ЕС) 2016/1191, който освобождава определени публични документи, включително документи за гражданско състояние, от апостил при представяне в друга държава-членка на ЕС, и предвижда възможност за прилагане на многоезична стандартна форма.⁸ Германия е член на Европейския съюз. Освен това се посочва, че германските документи за гражданско състояние, издадени в съответствие с Конвенцията на CIEC (Международна комисия по гражданско състояние), се освобождават от легализация.⁷ Многоезичните удостоверения за раждане, издадени в Германия, не изискват допълнителна легализация или апостил в държавите-участнички във Виенската конвенция.²

По този начин, въпреки че апостил обикновено не се изисква за използване на многоезични извлечения от страни-участнички във Виенската конвенция в Германия, германските власти вероятно могат да издадат апостил върху многоезично извлечение, издадено в Германия, по искане, особено ако документът е предназначен за използване в държава, която не е страна по Виенската конвенция, но е страна по Хагската конвенция.

Компетентни органи в Германия за апостилиране на документи за гражданско състояние (ако е приложимо)

В Германия структурата на органите, отговорни за издаване на апостили, е децентрализирана и зависи от вида на документа и федералната провинция (Bundesland), в която е издаден.⁷ Не съществува единен орган, упълномощен да издава апостили за всички публични документи, издадени в Германия.¹⁰

За федерални документи (издадени от федерални органи на властта или съдилища) компетентният орган е Федералната служба по външни работи (Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten – BfAA) в Бранденбург на Хафел.⁸ До 31 декември 2022 г. с това се занимаваше Федералната административна служба (Bundesverwaltungsamt) в Кьолн.¹¹ Изключение правят документите на Федералния патентен съд и Германската служба за патенти и търговски марки, за които апостилът се издава от Президента на Германската служба за патенти и търговски марки.⁸

За документи, издадени от властите на федералните провинции (включително документи за гражданско състояние, издадени от местните органи по гражданско състояние – Standesämter), компетентният орган варира в зависимост от провинцията.⁷ Като общи примери за компетентни органи на ниво провинции могат да се посочат:

Министерства на вътрешните работи (или Сенатски управления в градовете-държави като Берлин и Хамбург) за административни документи.
Регионални комисари (Regierungspräsidenten) или окръжни правителства (Bezirksregierungen).
Държавни управления по въпросите на пребиваването и регулирането (например в Берлин).
Главни управления на полицията (например в Долна Саксония за определени документи).
Надзорни и сервизни дирекции (например в Рейнланд-Пфалц).
Държавни дирекции (например в Саксония).
Държавни административни служби (например в Саксония-Анхалт и Тюрингия).
Министерства на правосъдието (или Сенатски управления) за органите на съдебната администрация, съдилищата и нотариусите.
Президенти на регионални съдилища (Landgerichtspräsidenten) за документи, издадени от по-долните съдилища и нотариуси в рамките на техния окръг.

По-специално, в Берлин компетентният орган може да бъде Държавното управление по въпросите на пребиваването и регулирането.¹⁰ В Бавария съответният орган може да бъде Regierung von Mittelfranken.²⁶ За Северен Рейн-Вестфалия компетентният орган може да бъде Bezirksregierung Düsseldorf.

По този начин, за да се определи правилният орган за апостилиране на многоезичен извлечение, издадено в Германия, е необходимо да се знае конкретната федерална провинция, в която е издаден документът. Документите за гражданско състояние (удостоверения за раждане, брак, смърт) обикновено се издават от местните органи по гражданско състояние, които са под юрисдикцията на съответната федерална провинция. Следователно органът, упълномощен да издава апостил, най-вероятно ще бъде организация на ниво провинция.

Алтернативни процедури за легализация в Германия (ако апостилът е неприложим или нежелан)

Ако държавата, в която ще се използва многоезичният извлечение, не е страна по Хагската конвенция за апостил или ако Виенската конвенция е неприложима (например, ако документът не е многоезичен извлечение в стандартизиран формат), документът може да изисква легализация в дипломатическото или консулското представителство на тази държава в Германия.⁶ Този процес обикновено включва предварително удостоверяване от компетентен немски орган (който може да бъде аналогичен на органите, издаващи апостил на ниво провинция), последвано от легализация в посолството или консулството. За държави, които не попадат в рамките на Хагската и Виенската конвенции, традиционният, по-сложен път на консулска легализация остава необходима процедура за осигуряване на международна юридическа сила на немските документи за гражданско състояние.

Германия има двустранни споразумения с някои държави, които могат да опростят процеса на легализация или дори да отменят това изискване за определени видове документи.⁶ Към тези държави спадат Австрия, Белгия, Дания, Франция, Гърция, Италия, Люксембург и Швейцария. Препоръчва се на потребителя да провери конкретните изисквания на държавата, в която възнамерява да използва документа, за да разбере дали е приложимо двустранно споразумение. Двустранните споразумения могат да предложат още по-голямо опростяване в сравнение с многостранните конвенции, съобразено с конкретните правни и административни отношения между двете държави.

За използване в други държави-членки на ЕС, Регламент (ЕС) 2016/1191 освобождава определени публични документи, включително документи за гражданско състояние, от изисквания за легализация или апостил.⁸ Издаващият орган може да приложи към документа многоезичен стандартен формуляр (MSF), което потенциално премахва необходимостта от превод. Регламентът на ЕС осигурява най-високото ниво на опростяване за документите за гражданско състояние в рамките на Европейския съюз, премахвайки почти всички бюрократични пречки за тяхното взаимно признаване.

Виенската конвенция за издаване на многоезични извлечения от актове за гражданско състояние има за цел да опрости международното използване на удостоверения за раждане, брак и смърт чрез стандартизиране на техния формат. Германия е страна по тази конвенция, което означава, че многоезичните извлечения, издадени в съответствие с нейните разпоредби от други държави-членки, по принцип се приемат в Германия без необходимост от апостилиране или друга форма на легализация.

Въпреки че апостил обикновено не се изисква за използване на такива многоезични извлечения в Германия, германските власти могат да издадат апостил върху многоезично извлечение, издадено в Германия, при поискване, особено ако документът е предназначен за използване в държава, която не е страна по Виенската конвенция, но е страна по Хагската конвенция за апостила. Компетентният орган за издаване на апостил в Германия зависи от вида на документа и федералната провинция, в която е издаден. За федерални документи това е Федералната служба по външни работи, а за документи на провинциите – съответните министерства на вътрешните работи, правосъдието или регионалните администрации.

В случаите, когато Виенската конвенция или Хагската конвенция за апостила не са приложими, може да са необходими алтернативни процедури за легализация, като консулска легализация в посолството или консулството на държавата по местоназначение, двустранни споразумения между Германия и тази държава, или, за използване в други държави-членки на ЕС, разпоредбите на Регламент (ЕС) 2016/1191.