Viedenský dohovor o vydávaní viacjazyčných výpisov z matrík (1976)

Viedenský dohovor o vydávaní viacjazyčných výpisov z matrík, podpísaný 8. septembra 1976, je medzinárodná zmluva, ktorej cieľom je štandardizácia formátu rodných, sobášnych a úmrtných listov. Táto štandardizácia má uľahčiť používanie takýchto dokumentov v zmluvných štátoch bez potreby ich prekladu alebo dodatočnej legalizácie.¹ Dohovor bol vypracovaný Medzinárodnou komisiou pre matriky (ICCS).² Predchádzajúci dohovor z roku 1956 vyžadoval poskytovanie informácií v siedmich jazykoch, čo proces sťažovalo. Viedenský dohovor z roku 1976 tento postup zjednodušil obmedzením povinného umiestnenia informácií na dva jazyky na prednej strane dokumentu, pričom ostatné jazyky sú umiestnené na zadnej strane.²

Potreba takéhoto štandardizovaného formátu vznikla v dôsledku rastúcej medzinárodnej mobility občanov a zložitostí spojených s legalizáciou dokumentov v rôznych jurisdikciách. Zjednodušením požiadaviek na preklad a legalizáciu sa dohovor snaží optimalizovať administratívne postupy pre medzinárodné používanie týchto kľúčových dokumentov.¹ Začlenenie viacjazyčnosti priamo rieši problém jazykovej bariéry pri medzinárodnej výmene dokumentov. Tradičné metódy legalizácie často zahŕňali získanie overených prekladov, čo mohlo byť časovo aj finančne náročné. Prístup Viedenského dohovoru, ktorý počíta s viacjazyčnými výpismi, tento problém rieši priamo v základe tým, že do samotného dokumentu zahŕňa preklady.¹

Zoznam zmluvných štátov Viedenského dohovoru (1976)

Viedenský dohovor z roku 1976 nadobudol platnosť 30. júla 1983 po ratifikácii piatimi štátmi.² K roku 2024 je zmluvnými stranami dohovoru 23 európskych štátov a Kapverdy.² Nižšie je uvedený zoznam krajín, ktoré sú zmluvnými stranami tohto dohovoru:

Rakúsko
Belgicko
Bosna a Hercegovina
Bulharsko
Kapverdy
Chorvátsko
Estónsko
Francúzsko
Nemecko
Taliansko
Litva
Luxembursko
Moldavsko
Čierna Hora
Holandsko (európske územie)
Severné Macedónsko (ako nástupnícky štát Juhoslávie) ²
Poľsko
Portugalsko
Rumunsko
Srbsko (ako nástupnícky štát Juhoslávie) ²
Slovinsko
Španielsko
Švajčiarsko
Turecko

Geografické rozloženie zúčastnených krajín, prevažne európskych, s pridaním Kapverd, poukazuje na regionálne zameranie tejto iniciatívy na štandardizáciu.² Medzinárodná komisia pre otázky občianskeho stavu, pozostávajúca prevažne z európskych štátov, prirodzene viedla k dohovoru so silnou európskou účasťou. Zaradenie Kapverd môže naznačovať širší záber alebo existenciu osobitných historických či právnych väzieb. Zoznam zahŕňa krajiny s rôznymi právnymi systémami a jazykmi, čo zdôrazňuje úspech dohovoru pri dosahovaní konsenzu o štandardizovanom formáte dokumentov napriek rozdielom v administratívnych postupoch.⁵ Schopnosť zjednotiť krajiny s rôznymi právnymi tradíciami pod záštitou jedného dohovoru poukazuje na praktické výhody a uvedomenú potrebu takejto štandardizácie v oblasti dokumentácie matričných záznamov.

Pre názornosť je nižšie uvedená tabuľka zúčastnených krajín s dátumom podpisu a ratifikácie, ak sú tieto informácie k dispozícii:

Štát	Podpis	Ratifikácia	Nadobudnutie platnosti
Rakúsko	8. septembra 1976	12. marca 1981	30. júla 1983
Belgicko	8. septembra 1976	2. júna 1997	2. júla 1997
Bosna a Hercegovina	–	11. októbra 1995	6. marca 1992
Bulharsko	–	18. novembra 2013	18. decembra 2013
Kapverdy	–	17. septembra 2015	17. októbra 2015
Chorvátsko	–	22. septembra 1993	22. októbra 1993
Estónsko	–	24. novembra 2011	24. decembra 2011
Francúzsko	8. septembra 1976	17. decembra 1986	16. januára 1987
Nemecko	–	18. júna 1997	18. júla 1997
Taliansko	8. septembra 1976	14. augusta 1979	30. júla 1983
Litva	–	30. decembra 2009	29. januára 2010
Luxembursko	8. septembra 1976	28. apríla 1978	30. júla 1983
Moldavsko	–	15. apríla 2008	15. mája 2008
Čierna Hora	–	26. marca 2007	3. júna 2006
Holandsko	8. septembra 1976	27. marca 1987	26. apríla 1987
Severné Macedónsko	–	15. apríla 1994	17. novembra 1991
Poľsko	–	2. októbra 2003	1. novembra 2003
Portugalsko	8. septembra 1976	30. júna 1983	30. júla 1983
Rumunsko	–	6. mája 2013	5. júna 2013
Srbsko	–	16. októbra 2001	27. apríla 1992
Slovinsko	–	1. decembra 1992	31. decembra 1992
Španielsko	8. septembra 1976	25. marca 1980	30. júla 1983
Švajčiarsko	8. septembra 1976	19. marca 1990	18. apríla 1990
Turecko	8. septembra 1976	31. mája 1985	30. júna 1985

Táto tabuľka umožňuje rýchlo určiť, či je príslušná krajina zmluvnou stranou dohovoru, a sledovať chronológiu prijatia dohovoru rôznymi štátmi.²

Účasť Nemecka na Viedenskom dohovore (1976)

Nemecko je zmluvnou stranou Viedenského dohovoru o vydávaní viacjazyčných výpisov z matrík.² Nemecko ratifikovalo dohovor 18. júna 1997 a pre Nemecko nadobudol účinnosť 18. júla 1997.² Účasť Nemecka svedčí o jeho odhodlaní uľahčiť medzinárodné uznávanie dokladov o osobnom stave a zjednodušiť súvisiace administratívne postupy pre svojich občanov a občanov iných zmluvných štátov. Ako veľká európska krajina s významnými medzinárodnými väzbami je pristúpenie Nemecka k Viedenskému dohovoru v súlade s jeho širším úsilím o rozvoj medzinárodnej právnej spolupráce a zefektívnenie cezhraničných administratívnych procesov.

Haagsky dohovor o apostile a jeho súvislosť s viacjazyčnými výpismi

Haagsky dohovor o zrušení požiadavky legalizácie cudzích úradných listín z 5. októbra 1961 (Haagsky dohovor o apostile) poskytuje zjednodušený spôsob legalizácie verejných listín na použitie v iných krajinách, ktoré sú zmluvnými stranami tohto dohovoru.⁶ Apostila je osvedčenie, ktoré potvrdzuje pravosť verejnej listiny overením podpisu a právomoci podpisujúcej úradnej osoby.¹⁰ Apostila má formu štvorcovej pečiatky s povinným nadpisom vo francúzskom jazyku.¹⁰

Haagsky dohovor o apostile plní podobný cieľ ako Viedenský dohovor – uľahčenie medzinárodného uznávania dokumentov – avšak pomocou iného mechanizmu: osvedčovania pôvodu dokumentu, nie štandardizácie jeho formátu. Zatiaľ čo Viedenský dohovor je zameraný na vytvorenie všeobecne akceptovaného formátu dokumentov, Haagsky dohovor rieši tento problém zabezpečením riadnej certifikácie dokumentu orgánmi krajiny pôvodu. Oba dohovory sa snažia znížiť potrebu zložitých a zdĺhavých procesov legalizácie.

Je dôležité poznamenať, že viacjazyčné výpisy vydané v súlade s Viedenským dohovorom sú špeciálne určené na prijatie inými členskými štátmi bez akejkoľvek ďalšej legalizácie vrátane apostily.¹ Samotný dohovor stanovuje vzájomné uznávanie týchto štandardizovaných dokumentov.²² Viedenský dohovor vytvára sebestačný systém uznávania medzi svojimi členskými štátmi, čo robí dodatočnú úroveň apostily (v kontexte členských štátov) vo všeobecnosti zbytočnou pre viacjazyčné výpisy. Samotným cieľom Viedenského dohovoru je odstrániť potrebu ďalších formalít, ako je legalizácia alebo apostila, medzi zúčastnenými krajinami. Štandardizovaný viacjazyčný formát je kľúčom k tomuto vzájomnému uznávaniu. Táto výnimka ešte viac zjednodušuje proces v porovnaní s Haagskym dohovorom o apostile pre dokumenty, ktoré podliehajú jeho pôsobnosti, pretože odstraňuje potrebu získania dodatočnej certifikácie. Zatiaľ čo Haagsky dohovor zjednodušuje legalizáciu, Viedenský dohovor ide ešte ďalej tým, že robí štandardizovaný dokument priamo prijateľným v iných členských štátoch bez akejkoľvek dodatočnej autentifikácie.

Apostilovanie viacjazyčných výpisov v Nemecku

Spravidla sa apostila nevyžaduje pre viacjazyčné výpisy vydané v súlade s Viedenským dohovorom na použitie v Nemecku, ak dokument pochádza z iného členského štátu tohto dohovoru.² Nemecko, ako signatár Viedenského dohovoru, je povinné prijímať tieto viacjazyčné výpisy bez dodatočných formalít.²² Pre používateľa, ktorý má viacjazyčný výpis z členského štátu Viedenského dohovoru určený na použitie v Nemecku, by mal byť dokument právne platný bez potreby apostily. Na základe princípu vzájomného uznávania zakotveného vo Viedenskom dohovore je Nemecko právne povinné prijímať viacjazyčné výpisy vydané inými členskými štátmi bez kladenia dodatočných požiadaviek na legalizáciu.

Napriek tomu môžu nastať výnimočné okolnosti, za ktorých by súkromná osoba mohla chcieť získať apostilu na viacjazyčný výpis vydaný v Nemecku. Napríklad to môže byť potrebné na použitie dokumentu v krajine, ktorá nie je zmluvnou stranou Viedenského dohovoru, ale je zmluvnou stranou Haagskeho dohovoru o apostile. V takýchto prípadoch vzniká otázka, či nemecké orgány poskytujú apostilu na takéto dokumenty, aj keď to nie je striktne nevyhnutné na použitie v iných členských štátoch Viedenského dohovoru.

Informácie z dostupných zdrojov naznačujú, že apostilovanie viacjazyčných výpisov vydaných v Nemecku je možné. Konkrétne sa uvádza, že jedna apostila môže zahŕňať jeden viacjazyčný formulár vydaný pre rodné, sobášne a úmrtné listy.⁹ Taktiež je potrebné zohľadniť nariadenie EÚ 2016/1191, ktoré oslobodzuje určité verejné dokumenty vrátane dokumentov o osobnom stave od apostily pri predložení v inom členskom štáte EÚ a stanovuje možnosť priloženia viacjazyčného štandardného formulára.⁸ Nemecko je členom Európskej únie. Okrem toho sa uvádza, že nemecké dokumenty o osobnom stave vydané v súlade s Dohovorom CIEC (Medzinárodnej komisie pre otázky osobného stavu) sú oslobodené od legalizácie.⁷ Viacjazyčné rodné listy vydané v Nemecku nevyžadujú ďalšiu legalizáciu ani apostilu v štátoch, ktoré sú zmluvnými stranami Viedenského dohovoru.²

Takže, hoci apostila zvyčajne nie je potrebná na použitie viacjazyčných výpisov z krajín, ktoré sú zmluvnými stranami Viedenského dohovoru v Nemecku, nemecké orgány pravdepodobne môžu vydať apostilu na viacjazyčný výpis vydaný v Nemecku na požiadanie, najmä ak je dokument určený na použitie v krajine, ktorá nie je zmluvnou stranou Viedenského dohovoru, ale je zmluvnou stranou Haagskeho dohovoru.

Príslušné orgány v Nemecku na apostilovanie dokumentov o osobnom stave (ak je to uplatniteľné)

V Nemecku je štruktúra orgánov zodpovedných za vydávanie apostíl decentralizovaná a závisí od typu dokumentu a spolkovej krajiny (Bundesland), v ktorej bol vydaný.⁷ Neexistuje jediný orgán oprávnený vydávať apostily na všetky verejné dokumenty vydané v Nemecku.¹⁰

Pre federálne dokumenty (vydané federálnymi orgánmi alebo súdmi) je príslušným orgánom Spolkový úrad pre zahraničné veci (Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten – BfAA) v Brandenbure nad Havolou.⁸ Do 31. decembra 2022 sa tým zaoberal Spolkový správny úrad (Bundesverwaltungsamt) v Kolíne nad Rýnom.¹¹ Výnimkou sú dokumenty Spolkového patentového súdu a Nemeckého úradu pre patenty a ochranné známky, pre ktoré apostilu vydáva Prezident Nemeckého úradu pre patenty a ochranné známky.⁸

Pre dokumenty vydané orgánmi spolkových krajín (vrátane dokumentov o osobnom stave vydaných miestnymi matričnými úradmi – Standesämter) sa príslušný orgán líši v závislosti od krajiny.⁷ Ako všeobecné príklady príslušných orgánov na úrovni krajín možno uviesť:

Ministerstvá vnútra (alebo Senátne správy v takých mestských štátoch ako Berlín a Hamburg) pre administratívne dokumenty.
Regionálni komisári (Regierungspräsidenten) alebo krajinské vlády (Bezirksregierungen).
Krajinské úrady pre záležitosti pobytu a reguláciu (napríklad v Berlíne).
Hlavné policajné riaditeľstvá (napríklad v Dolnom Sasku pre určité dokumenty).
Dozorné a servisné riaditeľstvá (napríklad v Porýní-Falcku).
Krajinské riaditeľstvá (napríklad v Sasku).
Krajinské správne úrady (napríklad v Sasku-Anhaltsku a Durínsku).
Ministerstvá spravodlivosti (alebo Senátne správy) pre orgány súdnej správy, súdy a notárov.
Prezidenti krajinských súdov (Landgerichtspräsidenten) pre dokumenty vydané nižšími súdmi a notármi v rámci ich obvodu.

Konkrétne v Berlíne môže byť príslušným orgánom Štátny úrad pre pobyt a reguláciu.¹⁰ V Bavorsku môže byť príslušným orgánom Regierung von Mittelfranken.²⁶ Pre Severné Porýnie-Vestfálsko môže byť príslušným orgánom Bezirksregierung Düsseldorf.

Na určenie správneho orgánu na apostilovanie viacjazyčného výpisu vydaného v Nemecku je teda potrebné poznať konkrétnu spolkovú krajinu, v ktorej bol dokument vydaný. Dokumenty o osobnom stave (rodné, sobášne, úmrtné listy) sa spravidla vydávajú miestnymi matričnými úradmi, ktoré spadajú pod príslušnú spolkovú krajinu. V dôsledku toho bude orgánom oprávneným vydávať apostilu s najväčšou pravdepodobnosťou organizácia na úrovni spolkovej krajiny.

Alternatívne postupy legalizácie v Nemecku (ak apostila nie je použiteľná alebo žiaduca)

Ak krajina, v ktorej sa bude viacjazyčný výpis používať, nie je zmluvnou stranou Haagskeho dohovoru o apostile alebo ak Viedenský dohovor nie je použiteľný (napríklad ak dokument nie je viacjazyčným výpisom v štandardizovanom formáte), dokument môže byť potrebné legalizovať na diplomatickom alebo konzulárnom zastupiteľstve tejto krajiny v Nemecku.⁶ Tento proces zvyčajne zahŕňa predbežné osvedčenie príslušným nemeckým orgánom (ktorý môže byť podobný orgánom vydávajúcim apostilu na úrovni spolkovej krajiny), po ktorom nasleduje legalizácia na veľvyslanectve alebo konzuláte. Pre krajiny, ktoré nie sú v rámci Haagskeho a Viedenského dohovoru, zostáva tradičná, zložitejšia cesta konzulárnej legalizácie nevyhnutným postupom na zabezpečenie medzinárodnej právnej platnosti nemeckých dokumentov o osobnom stave.

Nemecko má bilaterálne dohody s niektorými krajinami, ktoré môžu zjednodušiť proces legalizácie alebo dokonca zrušiť túto požiadavku pre určité typy dokumentov.⁶ Medzi takéto krajiny patria Rakúsko, Belgicko, Dánsko, Francúzsko, Grécko, Taliansko, Luxembursko a Švajčiarsko. Používateľovi sa odporúča overiť si konkrétne požiadavky krajiny, v ktorej má v úmysle dokument použiť, aby zistil, či je uplatniteľná bilaterálna dohoda. Bilaterálne dohody môžu ponúknuť ešte väčšie zjednodušenie v porovnaní s multilaterálnymi dohovormi, prispôsobené konkrétnym právnym a administratívnym vzťahom medzi dvoma krajinami.

Na použitie v iných členských štátoch EÚ nariadenie (EÚ) 2016/1191 oslobodzuje určité verejné listiny, vrátane dokladov o osobnom stave, od požiadaviek legalizácie alebo apostily.⁸ Vydávajúci orgán môže k dokumentu priložiť viacjazyčný štandardný formulár (MSF), čo potenciálne odstraňuje potrebu prekladu. Nariadenie EÚ zabezpečuje najvyššiu úroveň zjednodušenia pre doklady o osobnom stave v rámci Európskej únie, pričom odstraňuje takmer všetky byrokratické prekážky ich vzájomného uznávania.

Viedenský dohovor o vydávaní viacjazyčných výpisov z matrík občianskeho stavu má za cieľ zjednodušiť medzinárodné používanie rodných, sobášnych a úmrtných listov štandardizáciou ich formátu. Nemecko je zmluvnou stranou tohto dohovoru, čo znamená, že viacjazyčné výpisy vydané v súlade s jeho ustanoveniami inými členskými štátmi sú v Nemecku spravidla akceptované bez potreby apostily alebo inej formy legalizácie.

Hoci sa apostila zvyčajne nevyžaduje na používanie takýchto viacjazyčných výpisov v Nemecku, nemecké orgány môžu na požiadanie vydať apostilu na viacjazyčný výpis vydaný v Nemecku, najmä ak je dokument určený na použitie v krajine, ktorá nie je zmluvnou stranou Viedenského dohovoru, ale je zmluvnou stranou Haagskeho dohovoru o apostile. Príslušný orgán na vydanie apostily v Nemecku závisí od typu dokumentu a spolkovej krajiny, v ktorej bol vydaný. Pre federálne dokumenty je to Spolkový úrad pre zahraničné veci a pre dokumenty spolkových krajín príslušné ministerstvá vnútra, spravodlivosti alebo regionálne správy.

V prípadoch, keď Viedenský dohovor alebo Haagsky dohovor o apostile nie sú uplatniteľné, môžu byť potrebné alternatívne postupy legalizácie, ako je konzulárna legalizácia na veľvyslanectve alebo konzuláte cieľovej krajiny, bilaterálne dohody medzi Nemeckom a touto krajinou, alebo na použitie v iných členských štátoch EÚ ustanovenia nariadenia EÚ 2016/1191.