Wienerkonventionen om udstedelse af flersprogede uddrag af civilstandsregistre (1976)

Wienerkonventionen om udstedelse af flersprogede uddrag af civilstandsregistre, undertegnet den 8. september 1976, er en international traktat, hvis formål er at standardisere formatet for fødsels-, vielses- og dødsattester. Denne standardisering har til formål at lette brugen af sådanne dokumenter i deltagerlandene uden behov for oversættelse eller yderligere legalisering.¹ Konventionen blev udarbejdet af Den Internationale Kommission for Civilstandsspørgsmål (ICCS).² Den tidligere gældende konvention fra 1956 krævede, at oplysninger blev fremlagt på syv sprog, hvilket gjorde processen mere kompleks. Wienerkonventionen fra 1976 forenklede denne procedure ved at begrænse den obligatoriske placering af oplysninger til to sprog på dokumentets forside, mens de øvrige sprog blev placeret på bagsiden.²

Behovet for et sådant standardiseret format opstod som følge af den stigende internationale mobilitet blandt borgere og de vanskeligheder, der er forbundet med legalisering af dokumenter i forskellige jurisdiktioner. Ved at forenkle kravene til oversættelse og legalisering søger konventionen at optimere administrative procedurer for international brug af disse afgørende dokumenter.¹ Inkluderingen af flersprogethed adresserer direkte problemet med sprogbarrierer ved international udveksling af dokumenter. Traditionelle legaliseringsmetoder omfattede ofte indhentning af bekræftede oversættelser, hvilket kunne være tids- og omkostningskrævende. Wienerkonventionens tilgang med flersprogede uddrag løser dette problem fra begyndelsen ved at inkludere oversættelser i selve dokumentet.¹

Liste over deltagerlande i Wienerkonventionen (1976)

Wienerkonventionen fra 1976 trådte i kraft den 30. juli 1983 efter ratifikation af fem stater.² Pr. 2024 er 23 europæiske stater og Kap Verde deltagere i konventionen.² Nedenfor er en liste over lande, der er parter i denne konvention:

Østrig
Belgien
Bosnien-Hercegovina
Bulgarien
Kap Verde
Kroatien
Estland
Frankrig
Tyskland
Italien
Litauen
Luxembourg
Moldova
Montenegro
Nederlandene (europæisk territorium)
Nordmakedonien (som efterfølgerstat til Jugoslavien) ²
Polen
Portugal
Rumænien
Serbien (som efterfølgerstat til Jugoslavien) ²
Slovenien
Spanien
Schweiz
Tyrkiet

Den geografiske fordeling af deltagerlandene, overvejende europæiske med tilføjelse af Kap Verde, indikerer en regional orientering af dette standardiseringsinitiativ.² Den Internationale Kommission for Civilstandsspørgsmål, der hovedsageligt består af europæiske stater, har naturligt ført til en konvention med stærk europæisk deltagelse. Inkluderingen af Kap Verde kan vidne om en bredere dækning eller om eksistensen af særlige historiske eller retlige forbindelser. Listen omfatter lande med forskellige retssystemer og sprog, hvilket understreger konventionens succes med at opnå konsensus om et standardiseret dokumentformat på trods af forskelle i administrative praksisser.⁵ Evnen til at forene lande med forskellige retstraditioner under en enkelt konvention indikerer de praktiske fordele og den erkendte nødvendighed af en sådan standardisering inden for dokumentation af civilstandsakter.

For overskuelighedens skyld er nedenfor en tabel over deltagerlandene med angivelse af dato for underskrift og ratifikation, hvis sådanne oplysninger er tilgængelige:

Stat	Underskrift	Ratifikation	Ikrafttræden
Østrig	8. september 1976	12. marts 1981	30. juli 1983
Belgien	8. september 1976	2. juni 1997	2. juli 1997
Bosnien-Hercegovina	–	11. oktober 1995	6. marts 1992
Bulgarien	–	18. november 2013	18. december 2013
Kap Verde	–	17. september 2015	17. oktober 2015
Kroatien	–	22. september 1993	22. oktober 1993
Estland	–	24. november 2011	24. december 2011
Frankrig	8. september 1976	17. december 1986	16. januar 1987
Tyskland	–	18. juni 1997	18. juli 1997
Italien	8. september 1976	14. august 1979	30. juli 1983
Litauen	–	30. december 2009	29. januar 2010
Luxembourg	8. september 1976	28. april 1978	30. juli 1983
Moldova	–	15. april 2008	15. maj 2008
Montenegro	–	26. marts 2007	3. juni 2006
Nederlandene	8. september 1976	27. marts 1987	26. april 1987
Nordmakedonien	–	15. april 1994	17. november 1991
Polen	–	2. oktober 2003	1. november 2003
Portugal	8. september 1976	30. juni 1983	30. juli 1983
Rumænien	–	6. maj 2013	5. juni 2013
Serbien	–	16. oktober 2001	27. april 1992
Slovenien	–	1. december 1992	31. december 1992
Spanien	8. september 1976	25. marts 1980	30. juli 1983
Schweiz	8. september 1976	19. marts 1990	18. april 1990
Tyrkiet	8. september 1976	31. maj 1985	30. juni 1985

Denne tabel gør det muligt hurtigt at afgøre, om et pågældende land er deltager i konventionen, og at følge kronologien for konventionens vedtagelse af forskellige stater.²

Tysklands deltagelse i Wien-konventionen (1976)

Tyskland er deltager i Wien-konventionen om udstedelse af flersprogede uddrag fra civilstandsregistre.² Tyskland ratificerede konventionen den 18. juni 1997, og den trådte i kraft for Tyskland den 18. juli 1997.² Tysklands deltagelse vidner om landets engagement i at lette international anerkendelse af civilstandsdokumenter og forenkle de dermed forbundne administrative procedurer for sine egne borgere og borgere fra andre deltagerstater. Som et stort europæisk land med betydelige internationale forbindelser er Tysklands tiltrædelse af Wien-konventionen i overensstemmelse med dets bredere bestræbelser på at fremme internationalt retligt samarbejde og strømline grænseoverskridende administrative processer.

Haagerkonventionen om apostille og dens forbindelse til flersprogede uddrag

Haag-konventionen om afskaffelse af kravet om legalisering af udenlandske offentlige dokumenter af 5. oktober 1961 (Haag-apostillekonventionen) giver en forenklet metode til legalisering af offentlige dokumenter til brug i andre lande, der er parter i denne konvention.⁶ Apostillen er en attest, der bekræfter ægtheden af et offentligt dokument ved at attestere underskriften og beføjelserne for den underskrivende embedsmand.¹⁰ Apostillen har form af et firkantet stempel med en obligatorisk overskrift på fransk.¹⁰

Haag-apostillekonventionen tjener et lignende formål som Wien-konventionen – at lette den internationale anerkendelse af dokumenter – men med en anden mekanisme: attestering af dokumentets oprindelse snarere end standardisering af dets format. Mens Wien-konventionen sigter mod at skabe et universelt accepteret dokumentformat, løser Haag-konventionen dette problem ved at sikre behørig certificering af dokumentet af myndighederne i oprindelseslandet. Begge konventioner søger at reducere behovet for komplekse og tidskrævende legaliseringsprocesser.

Det er vigtigt at bemærke, at flersprogede uddrag, der er udstedt i overensstemmelse med Wien-konventionen, specifikt er beregnet til at blive accepteret af andre medlemsstater uden nogen yderligere legalisering, herunder apostille.¹ Selve konventionen foreskriver gensidig anerkendelse af disse standardiserede dokumenter.²² Wien-konventionen skaber et selvforsynende system for anerkendelse mellem sine medlemsstater, hvilket gør det ekstra lag af apostille (i medlemsstaternes kontekst) generelt unødvendigt for flersprogede uddrag. Selve formålet med Wien-konventionen er at eliminere behovet for yderligere formaliteter, såsom legalisering eller apostille, mellem de deltagende lande. Det standardiserede flersprogede format er nøglen til denne gensidige anerkendelse. Denne undtagelse forenkler processen yderligere sammenlignet med Haager-apostillekonventionen for dokumenter, der er omfattet heraf, da den fjerner behovet for at indhente yderligere certificering. Mens Haager-konventionen forenkler legalisering, går Wien-konventionen endnu længere ved at gøre det standardiserede dokument direkte acceptabelt i andre medlemsstater uden yderligere autentificering.

Apostillering af flersprogede uddrag i Tyskland

Som hovedregel kræves der ikke apostille for flersprogede uddrag udstedt i henhold til Wien-konventionen til brug i Tyskland, hvis dokumentet stammer fra en anden medlemsstat af denne konvention.² Tyskland, som er underskriver af Wien-konventionen, er forpligtet til at acceptere disse flersprogede uddrag uden yderligere formaliteter.²² For en bruger, der har et flersproget uddrag fra en medlemsstat af Wien-konventionen beregnet til brug i Tyskland, bør dokumentet være juridisk gyldigt uden behov for apostillering. Baseret på princippet om gensidig anerkendelse, der er forankret i Wien-konventionen, er Tyskland juridisk forpligtet til at acceptere flersprogede uddrag udstedt af andre medlemsstater uden at stille yderligere krav om legalisering.

Ikke desto mindre kan der opstå særlige omstændigheder, hvor en privatperson alligevel ønsker at få en apostille på en flersproget udskrift udstedt i Tyskland. For eksempel kan dette være nødvendigt for at bruge dokumentet i et land, der ikke er part i Wien-konventionen, men som er part i Haager-apostillekonventionen. I sådanne tilfælde opstår spørgsmålet, om de tyske myndigheder udsteder apostille på sådanne dokumenter, selvom det ikke er strengt nødvendigt for brug i andre medlemsstater af Wien-konventionen.

Oplysninger fra tilgængelige kilder indikerer, at apostillering af flersprogede udskrifter udstedt i Tyskland er mulig. Det bemærkes især, at én apostille kan omfatte én flersproget formular udstedt for fødsels-, vielses- og dødsattester.⁹ Der skal også tages hensyn til EU-forordning 2016/1191, som fritager visse offentlige dokumenter, herunder civilstandsattester, for apostille ved fremlæggelse i en anden EU-medlemsstat, og som giver mulighed for vedlæggelse af en flersproget standardformular.⁸ Tyskland er medlem af Den Europæiske Union. Derudover angives det, at tyske civilstandsdokumenter udstedt i overensstemmelse med CIEC-konventionen (Den Internationale Kommission for Civilstandsspørgsmål) er fritaget for legalisering.⁷ Flersprogede fødselsattester udstedt i Tyskland kræver ikke yderligere legalisering eller apostille i de stater, der er parter i Wien-konventionen.²

Selvom apostille normalt ikke er påkrævet for brug af flersprogede udskrifter fra lande, der er parter i Wien-konventionen i Tyskland, kan de tyske myndigheder sandsynligvis udstede en apostille på en flersproget udskrift udstedt i Tyskland efter anmodning, især hvis dokumentet er beregnet til brug i et land, der ikke er part i Wien-konventionen, men som er part i Haager-apostillekonventionen.

Kompetente myndigheder i Tyskland for apostillering af civilstandsdokumenter (hvis relevant)

I Tyskland er strukturen af de myndigheder, der er ansvarlige for udstedelse af apostiller, decentraliseret og afhænger af dokumenttypen og den forbundsstat (Bundesland), hvor det blev udstedt.⁷ Der findes ikke én enkelt myndighed, der er bemyndiget til at udstede apostiller på alle offentlige dokumenter udstedt i Tyskland.¹⁰

For føderale dokumenter (udstedt af føderale myndigheder eller domstole) er den kompetente myndighed Forbundskontoret for Udenrigsanliggender (Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten – BfAA) i Brandenburg an der Havel.⁸ Indtil 31. december 2022 varetog Forbundsadministrationskontoret (Bundesverwaltungsamt) i Köln denne opgave.¹¹ Undtagelsen er dokumenter fra Forbundspatentdomstolen og det Tyske Patent- og Varemærkekontor, for hvilke apostillen udstedes af Præsidenten for det Tyske Patent- og Varemærkekontor.⁸

For dokumenter udstedt af forbundsstaternes myndigheder (herunder civilstandsattester udstedt af lokale registreringskontorer – Standesämter), varierer den kompetente myndighed afhængigt af delstaten.⁷ Som generelle eksempler på kompetente myndigheder på delstatsniveau kan nævnes:

Indenrigsministerier (eller Senatsforvaltninger i bystater som Berlin og Hamborg) for administrative dokumenter.
Regionale kommissærer (Regierungspräsidenten) eller distriktsregeringer (Bezirksregierungen).
Statslige kontorer for ophold og regulering (f.eks. i Berlin).
Hovedpolitidirektorater (f.eks. i Niedersachsen for visse dokumenter).
Tilsyns- og servicedirektorater (f.eks. i Rheinland-Pfalz).
Statsdirektorater (f.eks. i Sachsen).
Statslige administrationskontorer (f.eks. i Sachsen-Anhalt og Thüringen).
Justitsministerier (eller Senatsforvaltninger) for domstolsadministration, domstole og notarer.
Præsidenter for regionale domstole (Landgerichtspräsidenten) for dokumenter udstedt af underordnede domstole og notarer inden for deres distrikt.

I Berlin kan Statsforvaltningen for opholds- og reguleringsanliggender være den kompetente myndighed.¹⁰ I Bayern kan den relevante myndighed være Regierung von Mittelfranken.²⁶ For Nordrhein-Westfalen kan den kompetente myndighed være Bezirksregierung Düsseldorf.

For at bestemme den korrekte myndighed til at apostillere en flersproget udskrift udstedt i Tyskland, er det således nødvendigt at kende den specifikke delstat, hvor dokumentet blev udstedt. Civilstands dokumenter (fødsels-, vielses- og dødsattester) udstedes som regel af lokale registreringsmyndigheder, som hører under den pågældende delstat. Følgelig vil den myndighed, der er bemyndiget til at udstede apostillen, højst sandsynligt være en organisation på delstatsniveau.

Alternative legaliseringsprocedurer i Tyskland (hvis apostille ikke er anvendelig eller ønsket)

Hvis det land, hvor den flersprogede udskrift skal anvendes, ikke er part i Haager Apostillekonventionen, eller hvis Wien-konventionen ikke er anvendelig (f.eks. hvis dokumentet ikke er en flersproget udskrift i standardiseret format), kan dokumentet kræve legalisering ved dette lands diplomatiske eller konsulære repræsentation i Tyskland.⁶ Denne proces omfatter typisk en forudgående certificering af en kompetent tysk myndighed (som kan svare til de myndigheder, der udsteder apostille på delstatsniveau), efterfulgt af legalisering ved ambassaden eller konsulatet. For lande, der ikke er omfattet af Haager- og Wien-konventionerne, forbliver den traditionelle, mere komplekse vej med konsulær legalisering en nødvendig procedure for at sikre tysk civilstandsdokumenters internationale retskraft.

Tyskland har bilaterale aftaler med nogle lande, som kan forenkle legaliseringsprocessen eller endda fjerne dette krav for visse typer dokumenter.⁶ Disse lande omfatter Østrig, Belgien, Danmark, Frankrig, Grækenland, Italien, Luxembourg og Schweiz. Brugeren anbefales at kontrollere de specifikke krav i det land, hvor han agter at bruge dokumentet, for at finde ud af, om en bilateral aftale finder anvendelse. Bilaterale aftaler kan tilbyde en endnu større forenkling sammenlignet med multilaterale konventioner, tilpasset de specifikke retlige og administrative forbindelser mellem de to lande.

Ved brug i andre EU-medlemsstater fritager forordning (EU) 2016/1191 visse offentlige dokumenter, herunder civilretsdokumenter, for krav om legalisering eller apostille.⁸ Den udstedende myndighed kan vedlægge dokumentet en flersproget standardformular (MSF), hvilket potentielt eliminerer behovet for oversættelse. EU-forordningen sikrer det højeste niveau af forenkling for civilretsdokumenter inden for Den Europæiske Union, idet den fjerner næsten alle bureaukratiske hindringer for deres gensidige anerkendelse.

Wien-konventionen om udstedelse af flersprogede uddrag af civilstandsregistre har til formål at forenkle den internationale brug af fødsels-, vielses- og dødsattester ved at standardisere deres format. Tyskland er deltager i denne konvention, hvilket betyder, at flersprogede uddrag, der er udstedt i overensstemmelse med dens bestemmelser af andre medlemsstater, generelt accepteres i Tyskland uden behov for apostillering eller anden form for legalisering.

Selvom en apostille normalt ikke er påkrævet for brug af sådanne flersprogede uddrag i Tyskland, kan tyske myndigheder efter anmodning udstede en apostille på et flersproget uddrag, der er udstedt i Tyskland, især hvis dokumentet er beregnet til brug i et land, der ikke er part i Wien-konventionen, men som er part i Haager-apostillekonventionen. Den kompetente myndighed for udstedelse af apostille i Tyskland afhænger af dokumenttypen og den forbundsstat, hvor det blev udstedt. For forbundsdokumenter er det det tyske udenrigsministerium, og for delstatsdokumenter er det de respektive indenrigs-, justits- eller regionale administrationer.

I tilfælde, hvor Wien-konventionen eller Haager-apostillekonventionen ikke finder anvendelse, kan alternative legaliseringsprocedurer være påkrævet, såsom konsulær legalisering ved ambassaden eller konsulatet i bestemmelseslandet, bilaterale aftaler mellem Tyskland og dette land, eller, for brug i andre EU-medlemsstater, bestemmelserne i EU-forordning 2016/1191.