Convenção de Viena sobre a emissão de extratos multilingues de registos de estado civil (1976)

A Convenção de Viena sobre a emissão de extratos multilingues de registos de estado civil, assinada em 8 de setembro de 1976, é um tratado internacional que visa padronizar o formato de certidões de nascimento, casamento e óbito. Esta padronização destina-se a facilitar a utilização de tais documentos nos países participantes sem necessidade de tradução ou legalização adicional.¹ A Convenção foi elaborada pela Comissão Internacional do Estado Civil (CIEC).² A convenção anterior de 1956 exigia a apresentação de informações em sete línguas, o que tornava o processo mais complexo. A Convenção de Viena de 1976 simplificou este procedimento, limitando a colocação obrigatória de informações a duas línguas na parte frontal do documento, e colocando as restantes línguas no verso.²

A necessidade de um formato padronizado surgiu devido ao aumento da mobilidade internacional dos cidadãos e às complexidades associadas à legalização de documentos em diferentes jurisdições. Ao simplificar os requisitos de tradução e legalização, a convenção procura otimizar os procedimentos administrativos para a utilização internacional destes documentos essenciais.¹ A inclusão do multilinguismo aborda diretamente o problema da barreira linguística na troca internacional de documentos. Os métodos tradicionais de legalização frequentemente envolviam a obtenção de traduções certificadas, o que podia ser dispendioso em termos de tempo e dinheiro. A abordagem da Convenção de Viena, que prevê extratos multilingues, resolve este problema desde o início, incluindo as traduções no próprio documento.¹

Lista de países participantes da Convenção de Viena (1976)

A Convenção de Viena de 1976 entrou em vigor em 30 de julho de 1983, após a ratificação por cinco Estados.² Em 2024, os participantes da convenção são 23 Estados europeus e Cabo Verde.² Abaixo está a lista de países que são partes desta convenção:

Áustria
Bélgica
Bósnia e Herzegovina
Bulgária
Cabo Verde
Croácia
Estónia
França
Alemanha
Itália
Lituânia
Luxemburgo
Moldávia
Montenegro
Países Baixos (território europeu)
Macedónia do Norte (como estado sucessor da Jugoslávia) ²
Polónia
Portugal
Roménia
Sérvia (como estado sucessor da Jugoslávia) ²
Eslovénia
Espanha
Suíça
Turquia

A distribuição geográfica dos países participantes, maioritariamente europeus, com a adição de Cabo Verde, indica a orientação regional desta iniciativa de normalização.² A Comissão Internacional do Estado Civil, sendo composta principalmente por estados europeus, conduziu naturalmente a uma convenção com forte participação europeia. A inclusão de Cabo Verde pode evidenciar um âmbito mais alargado ou a existência de laços históricos ou jurídicos especiais. A lista inclui países com diversos sistemas jurídicos e línguas, o que sublinha o sucesso da convenção em alcançar um consenso sobre um formato padronizado de documentos, apesar das diferenças nas práticas administrativas.⁵ A capacidade de unir países com diferentes tradições jurídicas sob a égide de uma única convenção indica os benefícios práticos e a necessidade reconhecida de tal normalização no domínio da documentação dos atos de estado civil.

Para maior clareza, apresenta-se abaixo uma tabela dos países participantes com as datas de assinatura e ratificação, se essa informação estiver disponível:

Estado	Assinatura	Ratificação	Entrada em vigor
Áustria	8 de setembro de 1976	12 de março de 1981	30 de julho de 1983
Bélgica	8 de setembro de 1976	2 de junho de 1997	2 de julho de 1997
Bósnia e Herzegovina	–	11 de outubro de 1995	6 de março de 1992
Bulgária	–	18 de novembro de 2013	18 de dezembro de 2013
Cabo Verde	–	17 de setembro de 2015	17 de outubro de 2015
Croácia	–	22 de setembro de 1993	22 de outubro de 1993
Estónia	–	24 de novembro de 2011	24 de dezembro de 2011
França	8 de setembro de 1976	17 de dezembro de 1986	16 de janeiro de 1987
Alemanha	–	18 de junho de 1997	18 de julho de 1997
Itália	8 de setembro de 1976	14 de agosto de 1979	30 de julho de 1983
Lituânia	–	30 de dezembro de 2009	29 de janeiro de 2010
Luxemburgo	8 de setembro de 1976	28 de abril de 1978	30 de julho de 1983
Moldova	–	15 de abril de 2008	15 de maio de 2008
Montenegro	–	26 de março de 2007	3 de junho de 2006
Países Baixos	8 de setembro de 1976	27 de março de 1987	26 de abril de 1987
Macedónia do Norte	–	15 de abril de 1994	17 de novembro de 1991
Polónia	–	2 de outubro de 2003	1 de novembro de 2003
Portugal	8 de setembro de 1976	30 de junho de 1983	30 de julho de 1983
Roménia	–	6 de maio de 2013	5 de junho de 2013
Sérvia	–	16 de outubro de 2001	27 de abril de 1992
Eslovénia	–	1 de dezembro de 1992	31 de dezembro de 1992
Espanha	8 de setembro de 1976	25 de março de 1980	30 de julho de 1983
Suíça	8 de setembro de 1976	19 de março de 1990	18 de abril de 1990
Turquia	8 de setembro de 1976	31 de maio de 1985	30 de junho de 1985

Esta tabela permite determinar rapidamente se o país em questão é parte da convenção e acompanhar a cronologia da adoção da convenção por vários estados.²

Participação da Alemanha na Convenção de Viena (1976)

A Alemanha é parte da Convenção de Viena sobre a emissão de extratos multilingues de registos de estado civil.² A Alemanha ratificou a convenção em 18 de junho de 1997, e esta entrou em vigor para a Alemanha em 18 de julho de 1997.² A participação da Alemanha demonstra o seu compromisso em facilitar o reconhecimento internacional de documentos de estado civil e simplificar os procedimentos administrativos relacionados para os seus cidadãos e cidadãos de outros estados partes. Sendo um grande país europeu com laços internacionais significativos, a adesão da Alemanha à Convenção de Viena está alinhada com os seus esforços mais amplos para promover a cooperação jurídica internacional e otimizar os processos administrativos transfronteiriços.

Convenção da Haia sobre a Apostila e a sua relação com os extratos multilingues

A Convenção de Haia, que aboliu a exigência de legalização de documentos públicos estrangeiros, de 5 de outubro de 1961 (Convenção da Apostila de Haia), fornece um método simplificado de legalização de documentos públicos para uso em outros países que são partes desta convenção.⁶ A apostila é uma certificação que confirma a autenticidade de um documento público, atestando a assinatura e a autoridade do funcionário signatário.¹⁰ A apostila tem a forma de um selo quadrado com um título obrigatório em francês.¹⁰

A Convenção da Apostila de Haia cumpre um propósito semelhante ao da Convenção de Viena – facilitar o reconhecimento internacional de documentos – mas através de um mecanismo diferente: a certificação da origem do documento, em vez da padronização do seu formato. Enquanto a Convenção de Viena visa criar um formato de documento universalmente aceite, a Convenção de Haia resolve este problema assegurando a certificação adequada do documento pelas autoridades do país de origem. Ambas as convenções procuram reduzir a necessidade de processos de legalização complexos e demorados.

É importante notar que os extratos multilingues emitidos em conformidade com a Convenção de Viena são especificamente concebidos para serem aceites por outros Estados-Membros sem qualquer legalização adicional, incluindo apostila.¹ A própria convenção prevê o reconhecimento mútuo destes documentos padronizados.²² A Convenção de Viena cria um sistema autossuficiente de reconhecimento entre os seus Estados-Membros, tornando o nível adicional de apostila (no contexto dos Estados-Membros) geralmente desnecessário para extratos multilingues. O próprio objetivo da Convenção de Viena é eliminar a necessidade de formalidades adicionais, como legalização ou apostila, entre os países participantes. O formato multilingue padronizado é a chave para este reconhecimento mútuo. Esta exceção simplifica ainda mais o processo em comparação com a Convenção da Haia sobre a Apostila para documentos abrangidos por ela, pois elimina a necessidade de obter uma certificação adicional. Enquanto a Convenção da Haia simplifica a legalização, a Convenção de Viena vai ainda mais longe, tornando o documento padronizado diretamente aceitável noutros Estados-Membros sem qualquer autenticação adicional.

Apostilamento de extratos multilingues na Alemanha

Regra geral, a apostila não é necessária para extratos multilingues emitidos em conformidade com a Convenção de Viena para uso na Alemanha, se o documento for proveniente de outro Estado-Membro desta convenção.² A Alemanha, sendo signatária da Convenção de Viena, é obrigada a aceitar estes extratos multilingues sem formalidades adicionais.²² Para o utilizador que possui um extrato multilingue de um Estado-Membro da Convenção de Viena destinado a uso na Alemanha, o documento deve ser juridicamente válido sem necessidade de apostilamento. Com base no princípio do reconhecimento mútuo consagrado na Convenção de Viena, a Alemanha está legalmente obrigada a aceitar extratos multilingues emitidos por outros Estados-Membros sem impor requisitos adicionais de legalização.

No entanto, podem surgir circunstâncias excecionais em que uma pessoa singular ainda possa desejar obter um apostilha numa certidão multilingue emitida na Alemanha. Por exemplo, isto pode ser necessário para utilizar o documento num país que não seja parte na Convenção de Viena, mas que seja parte na Convenção da Haia sobre a Apostilha. Nestes casos, coloca-se a questão de saber se as autoridades alemãs concedem a apostilha nesses documentos, mesmo que não seja estritamente necessário para utilização noutros Estados-Membros da Convenção de Viena.

As informações de fontes disponíveis indicam que a apostilha de certidões multilingues emitidas na Alemanha é possível. Em particular, observa-se que uma única apostilha pode incluir um formulário multilingue emitido para certidões de nascimento, casamento e óbito.⁹ Deve também ter-se em conta o Regulamento (UE) 2016/1191, que isenta certos documentos públicos, incluindo documentos de estado civil, da apostilha quando apresentados noutro Estado-Membro da UE, e prevê a possibilidade de anexar um formulário normalizado multilingue.⁸ A Alemanha é membro da União Europeia. Além disso, indica-se que os documentos de estado civil alemães emitidos ao abrigo da Convenção CIEC (Comissão Internacional do Estado Civil) estão isentos de legalização.⁷ As certidões de nascimento multilingues emitidas na Alemanha não necessitam de legalização ou apostilha adicional nos Estados partes na Convenção de Viena.²

Assim, embora a apostilha normalmente não seja exigida para a utilização de certidões multilingues de países partes na Convenção de Viena na Alemanha, as autoridades alemãs provavelmente podem emitir uma apostilha numa certidão multilingue emitida na Alemanha, a pedido, especialmente se o documento se destinar a ser utilizado num país que não seja parte na Convenção de Viena, mas que seja parte na Convenção da Haia.

Autoridades competentes na Alemanha para a apostilha de documentos de estado civil (se aplicável)

Na Alemanha, a estrutura dos órgãos responsáveis pela emissão de apostilas é descentralizada e depende do tipo de documento e do estado federal (Bundesland) onde foi emitido.⁷ Não existe um órgão único autorizado a emitir apostilas para todos os documentos públicos emitidos na Alemanha.¹⁰

Para documentos federais (emitidos por autoridades ou tribunais federais), o órgão competente é o Serviço Federal para Assuntos Estrangeiros (Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten – BfAA) em Brandemburgo an der Havel.⁸ Até 31 de dezembro de 2022, esta função era desempenhada pelo Serviço Federal de Administração (Bundesverwaltungsamt) em Colónia.¹¹ A exceção são os documentos do Tribunal Federal de Patentes e do Instituto Alemão de Patentes e Marcas, para os quais a apostila é emitida pelo Presidente do Instituto Alemão de Patentes e Marcas.⁸

Para documentos emitidos pelas autoridades dos estados federais (incluindo documentos de estado civil emitidos pelos cartórios locais – Standesämter), o órgão competente varia consoante o estado.⁷ Como exemplos gerais de órgãos competentes a nível estadual, podem citar-se:

Ministérios do Interior (ou Administrações Senatoriais em cidades-estado como Berlim e Hamburgo) para documentos administrativos.
Comissários Regionais (Regierungspräsidenten) ou Governos Distritais (Bezirksregierungen).
Autoridades Estaduais para Assuntos de Residência e Regulamentação (por exemplo, em Berlim).
Autoridades Principais de Polícia (por exemplo, na Baixa Saxónia para determinados documentos).
Direções de Supervisão e Serviços (por exemplo, na Renânia-Palatinado).
Direções Estaduais (por exemplo, na Saxónia).
Serviços Administrativos Estaduais (por exemplo, na Saxónia-Anhalt e Turíngia).
Ministérios da Justiça (ou Administrações Senatoriais) para órgãos da administração judicial, tribunais e notários.
Presidentes dos Tribunais Regionais (Landgerichtspräsidenten) para documentos emitidos por tribunais inferiores e notários na sua área de jurisdição.

Em particular, em Berlim, a Autoridade Estadual para Assuntos de Residência e Regulamentação pode ser o órgão competente.¹⁰ Na Baviera, o órgão competente pode ser o Regierung von Mittelfranken.²⁶ Para a Renânia do Norte-Vestfália, o órgão competente pode ser o Bezirksregierung Düsseldorf.

Assim, para determinar o órgão correto para apostilar a certidão multilingue emitida na Alemanha, é necessário conhecer o estado federal específico onde o documento foi emitido. Os documentos de estado civil (certidões de nascimento, casamento, óbito) são geralmente emitidos pelos cartórios de registro civil locais, que estão sob a jurisdição do respetivo estado federal. Consequentemente, o órgão autorizado a emitir a apostila será, muito provavelmente, uma organização a nível estadual.

Procedimentos alternativos de legalização na Alemanha (se a apostila não for aplicável ou desejada)

Se o país onde a certidão multilingue será utilizada não for parte da Convenção da Haia sobre a Apostila, ou se a Convenção de Viena não for aplicável (por exemplo, se o documento não for uma certidão multilingue em formato padronizado), o documento pode necessitar de ser legalizado na representação diplomática ou consular desse país na Alemanha.⁶ Este processo geralmente envolve a certificação prévia por um órgão alemão competente (que pode ser semelhante aos órgãos que emitem apostilas a nível estadual), seguida pela legalização na embaixada ou consulado. Para países não abrangidos pelas Convenções da Haia e de Viena, o caminho tradicional e mais complexo da legalização consular continua a ser um procedimento necessário para garantir a validade jurídica internacional dos documentos de estado civil alemães.

A Alemanha tem acordos bilaterais com alguns países que podem simplificar o processo de legalização ou até mesmo eliminar esse requisito para certos tipos de documentos.⁶ Esses países incluem Áustria, Bélgica, Dinamarca, França, Grécia, Itália, Luxemburgo e Suíça. Recomenda-se que o utilizador verifique os requisitos específicos do país onde pretende utilizar o documento para saber se um acordo bilateral é aplicável. Os acordos bilaterais podem oferecer uma simplificação ainda maior em comparação com as convenções multilaterais, adaptada às relações jurídicas e administrativas específicas entre os dois países.

Para uso noutros Estados-Membros da UE, o Regulamento (UE) 2016/1191 isenta certos documentos públicos, incluindo documentos de estado civil, dos requisitos de legalização ou apostila.⁸ A entidade emissora pode anexar ao documento um formulário multilingue padrão (FMP), o que potencialmente elimina a necessidade de tradução. O Regulamento da UE proporciona o mais alto nível de simplificação para documentos de estado civil dentro da União Europeia, eliminando quase todos os obstáculos burocráticos ao seu reconhecimento mútuo.

A Convenção de Viena sobre a emissão de extratos multilingues de registos de estado civil visa simplificar o uso internacional de certidões de nascimento, casamento e óbito, padronizando o seu formato. A Alemanha é parte desta convenção, o que significa que os extratos multilingues emitidos em conformidade com as suas disposições por outros Estados-Membros são geralmente aceites na Alemanha sem necessidade de apostilamento ou outra forma de legalização.

Embora o apostilo normalmente não seja exigido para o uso dessas certidões multilingues na Alemanha, as autoridades alemãs podem emitir um apostilo numa certidão multilingue emitida na Alemanha, a pedido, especialmente se o documento se destinar a ser usado num país que não seja parte da Convenção de Viena, mas seja parte da Convenção da Haia sobre o Apostilo. A autoridade competente para emitir o apostilo na Alemanha depende do tipo de documento e do estado federal onde foi emitido. Para documentos federais, é o Serviço Federal de Relações Externas, e para documentos dos estados, são os respetivos ministérios do interior, justiça ou administrações regionais.

Nos casos em que a Convenção de Viena ou a Convenção da Haia sobre o Apostilo não sejam aplicáveis, podem ser necessários procedimentos alternativos de legalização, como a legalização consular na embaixada ou consulado do país de destino, acordos bilaterais entre a Alemanha e esse país, ou, para uso noutros Estados-Membros da UE, as disposições do Regulamento (UE) 2016/1191.