Wienin yleissopimus monikielisistä siviiliasiakirjoista (1976)

Wienin yleissopimus monikielisistä siviiliasiakirjoista, allekirjoitettu 8. syyskuuta 1976, on kansainvälinen sopimus, jonka tavoitteena on yhdenmukaistaa syntymä-, avioliitto- ja kuolintodistusten muoto. Tämän yhdenmukaistamisen tarkoituksena on helpottaa tällaisten asiakirjojen käyttöä sopimusvaltioissa ilman käännös- tai lisälegalisointitarvetta.¹ Yleissopimuksen laati Kansainvälinen siviiliasiain komissio (ICCS).² Aiempi vuoden 1956 yleissopimus edellytti tietojen toimittamista seitsemällä kielellä, mikä teki prosessista monimutkaisemman. Vuoden 1976 Wienin yleissopimus yksinkertaisti tätä menettelyä rajoittamalla pakollisen tiedon sijoittamisen kahteen kieleen asiakirjan etupuolelle ja sijoittamalla muut kielet kääntöpuolelle.²

Tarve tällaiselle yhdenmukaistetulle muodolle syntyi kansalaisten kansainvälisen liikkuvuuden lisääntymisen ja asiakirjojen legalisointiin liittyvien vaikeuksien vuoksi eri lainkäyttöalueilla. Yksinkertaistamalla käännös- ja legalisointivaatimuksia yleissopimus pyrkii tehostamaan hallinnollisia menettelyjä näiden keskeisten asiakirjojen kansainvälistä käyttöä varten.¹ Monikielisyyden sisällyttäminen ratkaisee suoraan kielimuurin ongelman kansainvälisessä asiakirjojen vaihdossa. Perinteiset legalisointimenetelmät sisälsivät usein vahvistettujen käännösten hankkimisen, mikä saattoi olla aikaa ja rahaa vievää. Wienin yleissopimuksen lähestymistapa, joka tarjoaa monikielisiä otteita, ratkaisee tämän ongelman alusta alkaen sisällyttämällä käännökset itse asiakirjaan.¹

Luettelo Wienin yleissopimuksen (1976) sopimusvaltioista

Vuoden 1976 Wienin yleissopimus tuli voimaan 30. heinäkuuta 1983, kun viisi valtiota oli ratifioinut sen.² Vuoteen 2024 mennessä sopimusvaltioita on 23 Euroopan valtiota ja Kap Verde.² Alla on luettelo maista, jotka ovat tämän yleissopimuksen osapuolia:

Itävalta
Belgia
Bosnia ja Hertsegovina
Bulgaria
Kap Verde
Kroatia
Viro
Ranska
Saksa
Italia
Liettua
Luxemburg
Moldova
Montenegro
Alankomaat (Euroopan alue)
Pohjois-Makedonia (Jugoslavian seuraajavaltiona) ²
Puola
Portugali
Romania
Serbia (Jugoslavian seuraajavaltiona) ²
Slovenia
Espanja
Sveitsi
Turkki

Osallistujamaiden maantieteellinen jakautuminen, pääasiassa eurooppalaisia, ja Kap Verden lisäys, osoittaa tämän standardointialoitteen alueellista suuntautumista.² Kansainvälinen siviilisäätykomissio, joka koostuu pääasiassa Euroopan valtioista, on luonnollisesti johtanut yleissopimukseen, jossa on vahva eurooppalainen osallistuminen. Kap Verden sisällyttäminen voi viitata laajempaan kattavuuteen tai erityisiin historiallisiin tai oikeudellisiin siteisiin. Luettelo sisältää maita, joilla on monipuoliset oikeusjärjestelmät ja kielet, mikä korostaa yleissopimuksen onnistumista konsensuksen saavuttamisessa standardoidusta asiakirjamuodosta huolimatta hallinnollisten käytäntöjen eroista.⁵ Kyky yhdistää eri oikeusperinteitä omaavia maita yhden yleissopimuksen alle osoittaa käytännön hyötyjä ja tunnustettua tarvetta tällaiselle standardoinnille siviilisäätyasiakirjojen alalla.

Selvyyden vuoksi alla on taulukko osallistujamaista, jossa on mainittu allekirjoitus- ja ratifiointipäivämäärät, jos tällaisia tietoja on saatavilla:

Valtio	Allekirjoitus	Ratifiointi	Voimaantulo
Itävalta	8. syyskuuta 1976	12. maaliskuuta 1981	30. heinäkuuta 1983
Belgia	8. syyskuuta 1976	2. kesäkuuta 1997	2. heinäkuuta 1997
Bosnia ja Hertsegovina	–	11. lokakuuta 1995	6. maaliskuuta 1992
Bulgaria	–	18. marraskuuta 2013	18. joulukuuta 2013
Kap Verde	–	17. syyskuuta 2015	17. lokakuuta 2015
Kroatia	–	22. syyskuuta 1993	22. lokakuuta 1993
Viro	–	24. marraskuuta 2011	24. joulukuuta 2011
Ranska	8. syyskuuta 1976	17. joulukuuta 1986	16. tammikuuta 1987
Saksa	–	18. kesäkuuta 1997	18. heinäkuuta 1997
Italia	8. syyskuuta 1976	14. elokuuta 1979	30. heinäkuuta 1983
Liettua	–	30. joulukuuta 2009	29. tammikuuta 2010
Luxemburg	8. syyskuuta 1976	28. huhtikuuta 1978	30. heinäkuuta 1983
Moldova	–	15. huhtikuuta 2008	15. toukokuuta 2008
Montenegro	–	26. maaliskuuta 2007	3. kesäkuuta 2006
Alankomaat	8. syyskuuta 1976	27. maaliskuuta 1987	26. huhtikuuta 1987
Pohjois-Makedonia	–	15. huhtikuuta 1994	17. marraskuuta 1991
Puola	–	2. lokakuuta 2003	1. marraskuuta 2003
Portugali	8. syyskuuta 1976	30. kesäkuuta 1983	30. heinäkuuta 1983
Romania	–	6. toukokuuta 2013	5. kesäkuuta 2013
Serbia	–	16. lokakuuta 2001	27. huhtikuuta 1992
Slovenia	–	1. joulukuuta 1992	31. joulukuuta 1992
Espanja	8. syyskuuta 1976	25. maaliskuuta 1980	30. heinäkuuta 1983
Sveitsi	8. syyskuuta 1976	19. maaliskuuta 1990	18. huhtikuuta 1990
Turkki	8. syyskuuta 1976	31. toukokuuta 1985	30. kesäkuuta 1985

Tämän taulukon avulla voidaan nopeasti määrittää, onko kyseinen maa yleissopimuksen osapuoli, ja seurata yleissopimuksen hyväksymisen aikajanaa eri valtioissa.²

Saksan osallistuminen Wienin yleissopimukseen (1976)

Saksa on Wienin yleissopimuksen osapuoli, joka koskee monikielisten otteiden antamista siviilisäätyasiakirjoista.² Saksa ratifioi yleissopimuksen 18. kesäkuuta 1997, ja se tuli voimaan Saksassa 18. heinäkuuta 1997.² Saksan osallistuminen osoittaa sen sitoutumista helpottamaan siviilisäätyasiakirjojen kansainvälistä tunnustamista ja yksinkertaistamaan niihin liittyviä hallinnollisia menettelyjä omille kansalaisilleen ja muiden osapuolivaltioiden kansalaisille. Suurena eurooppalaisena maana, jolla on merkittäviä kansainvälisiä yhteyksiä, Saksan liittyminen Wienin yleissopimukseen on linjassa sen laajempien pyrkimysten kanssa edistää kansainvälistä oikeudellista yhteistyötä ja virtaviivaistaa rajat ylittäviä hallinnollisia prosesseja.

Haagin apostille-yleissopimus ja sen yhteys monikielisiin otteisiin

Haagin yleissopimus ulkomaisten virallisten asiakirjojen laillistamisvaatimuksen poistamisesta, 5. lokakuuta 1961 (Haagin apostille-yleissopimus) tarjoaa yksinkertaistetun menetelmän julkisten asiakirjojen laillistamiseksi käytettäväksi muissa maissa, jotka ovat tämän yleissopimuksen osapuolia.⁶ Apostille on todistus, joka vahvistaa julkisen asiakirjan aitouden todentamalla allekirjoittaneen virkamiehen allekirjoituksen ja toimivallan.¹⁰ Apostille on neliönmuotoinen leima, jossa on pakollinen otsikko ranskaksi.¹⁰

Haagin apostille-yleissopimuksella on samanlainen tarkoitus kuin Wienin yleissopimuksella – helpottaa asiakirjojen kansainvälistä tunnustamista – mutta eri mekanismilla: asiakirjan alkuperän todistamisella, ei sen muodon yhdenmukaistamisella. Siinä missä Wienin yleissopimus pyrkii luomaan yleisesti hyväksytyn asiakirjamuodon, Haagin yleissopimus ratkaisee tämän ongelman varmistamalla asiakirjan asianmukaisen sertifioinnin alkuperämaan viranomaisten toimesta. Molemmat yleissopimukset pyrkivät vähentämään monimutkaisten ja pitkäkestoisten laillistamisprosessien tarvetta.

On tärkeää huomata, että Wienin yleissopimuksen mukaisesti annetut monikieliset otteet on erityisesti tarkoitettu hyväksyttäviksi muissa jäsenvaltioissa ilman mitään muuta laillistamista, mukaan lukien apostille.¹ Itse yleissopimus määrää näiden standardoitujen asiakirjojen vastavuoroisesta tunnustamisesta.²² Wienin yleissopimus luo omavaraisen tunnustamisjärjestelmän jäsenvaltioidensa välille, mikä tekee apostillen lisätasosta (jäsenvaltioiden kontekstissa) yleensä tarpeetonta monikielisille otteille. Wienin yleissopimuksen varsinainen tarkoitus on poistaa tarve muille muodollisuuksille, kuten laillistamiselle tai apostillelle, osallistuvien maiden välillä. Standardoitu monikielinen muoto on avain tähän vastavuoroiseen tunnustamiseen. Tämä poikkeus yksinkertaistaa prosessia entisestään verrattuna Haagin apostilleyleissopimukseen sen soveltamisalaan kuuluvien asiakirjojen osalta, koska se poistaa tarpeen hankkia lisävahvistus. Siinä missä Haagin yleissopimus yksinkertaistaa laillistamista, Wienin yleissopimus menee vielä pidemmälle tekemällä standardoidusta asiakirjasta suoraan hyväksyttävän muissa jäsenvaltioissa ilman mitään muuta todentamista.

Monikielisten otteiden apostillointi Saksassa

Yleensä apostillea ei vaadita Wienin yleissopimuksen mukaisesti annetuille monikielisille otteille käytettäväksi Saksassa, jos asiakirja on peräisin toisesta tämän yleissopimuksen jäsenvaltiosta.² Saksa, Wienin yleissopimuksen allekirjoittajavaltiona, on velvollinen hyväksymään nämä monikieliset otteet ilman muita muodollisuuksia.²² Käyttäjälle, jolla on monikielinen ote Wienin yleissopimuksen jäsenvaltiosta ja joka on tarkoitettu käytettäväksi Saksassa, asiakirjan tulee olla oikeudellisesti pätevä ilman apostillen tarvetta. Wienin yleissopimukseen sisältyvän vastavuoroisen tunnustamisen periaatteen nojalla Saksa on oikeudellisesti velvollinen hyväksymään muiden jäsenvaltioiden antamat monikieliset otteet ilman lisävaatimuksia laillistamiselle.

Siitä huolimatta voi syntyä poikkeuksellisia olosuhteita, joissa yksityishenkilö saattaa kuitenkin haluta saada apostillen Saksassa annettuun monikieliseen otteeseen. Esimerkiksi tämä voi olla tarpeen asiakirjan käyttämiseksi maassa, joka ei ole Wienin yleissopimuksen osapuoli, mutta on Haagin apostillen yleissopimuksen osapuoli. Tällaisissa tapauksissa herää kysymys, myöntävätkö Saksan viranomaiset apostillen tällaisiin asiakirjoihin, vaikka se ei ole ehdottoman välttämätöntä käytettäväksi muissa Wienin yleissopimuksen jäsenvaltioissa.

Saatavilla olevista lähteistä saatu tieto viittaa siihen, että Saksassa annettujen monikielisten otteiden apostillointi on mahdollista. Erityisesti todetaan, että yksi apostille voi kattaa yhden monikielisen lomakkeen, joka on annettu syntymä-, avioliitto- ja kuolintodistuksia varten.⁹ On myös otettava huomioon EU-asetus 2016/1191, joka vapauttaa tietyt julkiset asiakirjat, mukaan lukien siviilisäätyasiakirjat, apostillesta esitettäessä ne toisessa EU:n jäsenvaltiossa, ja säätelee mahdollisuutta liittää mukaan monikielinen vakiolomake.⁸ Saksa on Euroopan unionin jäsen. Lisäksi todetaan, että Saksan siviilisäätyasiakirjat, jotka on annettu CIEC-yleissopimuksen (Kansainvälinen siviilisäätykomissio) mukaisesti, vapautetaan laillistamisesta.⁷ Saksassa annetut monikieliset syntymätodistukset eivät vaadi enempää laillistamista tai apostillea Wienin yleissopimuksen osapuolina olevissa valtioissa.²

Näin ollen, vaikka apostillea ei yleensä vaadita Wienin yleissopimuksen osapuolina olevista maista peräisin olevien monikielisten otteiden käyttämiseen Saksassa, Saksan viranomaiset voivat todennäköisesti myöntää apostillen Saksassa annettuun monikieliseen otteeseen pyynnöstä, erityisesti jos asiakirja on tarkoitettu käytettäväksi maassa, joka ei ole Wienin yleissopimuksen osapuoli, mutta on Haagin apostillen yleissopimuksen osapuoli.

Toimivaltaiset viranomaiset Saksassa siviilisäätyasiakirjojen apostillointia varten (soveltuvin osin)

Saksassa apostilleja myöntävien viranomaisten rakenne on hajautettu ja riippuu asiakirjatyypistä ja siitä liittovaltiosta (Bundesland), jossa se on annettu.⁷ Ei ole olemassa yhtä ainoaa viranomaista, joka olisi toimivaltainen myöntämään apostilleja kaikille Saksassa annetuille julkisille asiakirjoille.¹⁰

Liittovaltion asiakirjojen (liittovaltion viranomaisten tai tuomioistuinten antamien) osalta toimivaltainen viranomainen on Liittovaltion ulkoasiainvirasto (Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten – BfAA) Brandenburg an der Havelissa.⁸ 31. joulukuuta 2022 saakka tästä vastasi Liittovaltion hallintovirasto (Bundesverwaltungsamt) Kölnissä.¹¹ Poikkeuksena ovat Liittovaltion patenttituomioistuimen ja Saksan patentti- ja tavaramerkkiviraston asiakirjat, joille apostillin myöntää Saksan patentti- ja tavaramerkkiviraston puheenjohtaja.⁸

Liittovaltioiden viranomaisten (mukaan lukien paikallisten siviilirekisteritoimistojen – Standesämter – antamat siviilisäätyasiakirjat) antamien asiakirjojen osalta toimivaltainen viranomainen vaihtelee liittovaltion mukaan.⁷ Yleisinä esimerkkeinä liittovaltiotason toimivaltaisista viranomaisista voidaan mainita:

Sisäministeriöt (tai senaatin hallinnot kaupunkivaltioissa, kuten Berliinissä ja Hampurissa) hallinnollisille asiakirjoille.
Alueelliset komissaarit (Regierungspräsidenten) tai piirihallitukset (Bezirksregierungen).
Valtion asumis- ja sääntelyvirastot (esimerkiksi Berliinissä).
Pääpoliisihallitukset (esimerkiksi Ala-Saksissa tietyille asiakirjoille).
Valvonta- ja palvelujohtokunnat (esimerkiksi Rheinland-Pfalzissa).
Valtion johtokunnat (esimerkiksi Saksissa).
Valtion hallintovirastot (esimerkiksi Saksi-Anhaltissa ja Thüringenissä).
Oikeusministeriöt (tai senaatin hallinnot) oikeushallinnon elimille, tuomioistuimille ja notaareille.
Alueellisten tuomioistuinten puheenjohtajat (Landgerichtspräsidenten) heidän piirissään olevien alempien tuomioistuinten ja notaarien antamille asiakirjoille.

Erityisesti Berliinissä valtion asumis- ja sääntelyvirasto voi olla toimivaltainen viranomainen.¹⁰ Baijerissa asianomainen viranomainen voi olla Regierung von Mittelfranken.²⁶ Nordrhein-Westfalenissa toimivaltainen viranomainen voi olla Bezirksregierung Düsseldorf.

Näin ollen oikean viranomaisen määrittämiseksi Saksassa annetun monikielisen otteen apostillointia varten on tiedettävä se liittovaltion osavaltio, jossa asiakirja on annettu. Siviilisäätyasiakirjat (syntymä-, avioliitto- ja kuolintodistukset) annetaan yleensä paikallisten siviilirekisteritoimistojen toimesta, jotka ovat kyseisen liittovaltion osavaltion alaisuudessa. Näin ollen apostillin antamiseen valtuutettu viranomainen on todennäköisesti osavaltiotason organisaatio.

Vaihtoehtoiset laillistamismenettelyt Saksassa (jos apostilli ei ole sovellettavissa tai toivottava)

Jos maa, jossa monikielistä otetta käytetään, ei ole Haagin apostillisopimuksen osapuoli tai jos Wienin yleissopimus ei ole sovellettavissa (esimerkiksi jos asiakirja ei ole monikielinen ote standardoidussa muodossa), asiakirja saattaa vaatia laillistamisen kyseisen maan diplomaatti- tai konsuliedustustossa Saksassa.⁶ Tämä prosessi sisältää yleensä ensin sertifioinnin toimivaltaisessa saksalaisessa viranomaisessa (joka voi olla samankaltainen kuin osavaltiotason apostillia antavat viranomaiset), jota seuraa laillistaminen suurlähetystössä tai konsulaatissa. Maille, jotka eivät kuulu Haagin ja Wienin yleissopimusten piiriin, perinteinen, monimutkaisempi konsulilaillistamisen tie on edelleen välttämätön menettely saksalaisten siviilisäätyasiakirjojen kansainvälisen oikeusvoiman varmistamiseksi.

Saksalla on kahdenvälisiä sopimuksia joidenkin maiden kanssa, jotka voivat yksinkertaistaa laillistamisprosessia tai jopa poistaa tämän vaatimuksen tietyntyyppisiltä asiakirjoilta.⁶ Näihin maihin kuuluvat Itävalta, Belgia, Tanska, Ranska, Kreikka, Italia, Luxemburg ja Sveitsi. Käyttäjää suositellaan tarkistamaan sen maan erityisvaatimukset, jossa hän aikoo käyttää asiakirjaa, saadakseen selville, sovelletaanko kahdenvälistä sopimusta. Kahdenväliset sopimukset voivat tarjota vielä suurempaa yksinkertaistamista monenvälisiin yleissopimuksiin verrattuna, räätälöitynä kahden maan välisiin erityisiin oikeudellisiin ja hallinnollisiin suhteisiin.

Käytettäväksi muissa EU:n jäsenvaltioissa asetus (EU) 2016/1191 vapauttaa tietyt julkiset asiakirjat, mukaan lukien siviilisäätyasiakirjat, laillistamis- tai apostille-vaatimuksista.⁸ Myöntävä viranomainen voi liittää asiakirjaan monikielisen vakiolomakkeen (MSF), mikä mahdollisesti poistaa käännöstarpeen. EU-asetus tarjoaa korkeimman tason yksinkertaistamista siviilisäätyasiakirjoille Euroopan unionin sisällä, poistaen lähes kaikki byrokraattiset esteet niiden vastavuoroiselta tunnustamiselta.

Wienin yleissopimus monikielisten siviilisäätyotteiden antamisesta pyrkii yksinkertaistamaan syntymä-, avioliitto- ja kuolintodistusten kansainvälistä käyttöä standardoimalla niiden muodon. Saksa on tämän yleissopimuksen osapuoli, mikä tarkoittaa, että muiden jäsenvaltioiden sen määräysten mukaisesti antamat monikieliset otteet hyväksytään yleensä Saksassa ilman apostille- tai muuta laillistamistarvetta.

Vaikka apostillea ei yleensä vaadita tällaisten monikielisten otteiden käyttämiseen Saksassa, Saksan viranomaiset voivat pyynnöstä antaa apostillen Saksassa annettuun monikieliseen otteeseen, erityisesti jos asiakirja on tarkoitettu käytettäväksi maassa, joka ei ole Wienin yleissopimuksen osapuoli, mutta on Haagin apostilleyleissopimuksen osapuoli. Apostillen antamiseen Saksassa toimivaltainen viranomainen riippuu asiakirjatyypistä ja siitä liittovaltiosta, jossa se on annettu. Liittovaltion asiakirjoissa tämä on ulkoasiainvirasto, ja osavaltioiden asiakirjoissa vastaavat sisäministeriöt, oikeusministeriöt tai aluehallinnot.

Tapauksissa, joissa Wienin yleissopimus tai Haagin apostilleyleissopimus eivät ole sovellettavissa, voidaan tarvita vaihtoehtoisia laillistamismenettelyjä, kuten konsulilaillistamista kohdemaan suurlähetystössä tai konsulaatissa, Saksan ja kyseisen maan välisiä kahdenvälisiä sopimuksia tai, käytettäväksi muissa EU:n jäsenvaltioissa, asetuksen (EU) 2016/1191 säännöksiä.