Bécsi Egyezmény a többnyelvű anyakönyvi kivonatok kiállításáról (1976)

A Bécsi Egyezmény a többnyelvű anyakönyvi kivonatok kiállításáról, amelyet 1976. szeptember 8-án írtak alá, egy nemzetközi szerződés, amelynek célja a születési, házassági és halotti anyakönyvi kivonatok formátumának szabványosítása. Ez a szabványosítás hivatott megkönnyíteni az ilyen dokumentumok használatát a részes államokban anélkül, hogy azok fordítására vagy további legalizálására lenne szükség.¹ Az egyezményt a Nemzetközi Anyakönyvi Bizottság (ICCS) dolgozta ki.² A korábban hatályos 1956-os egyezmény hét nyelven írta elő az információk megadását, ami bonyolultabbá tette a folyamatot. Az 1976-os Bécsi Egyezmény leegyszerűsítette ezt az eljárást azáltal, hogy a kötelező információkat két nyelvre korlátozta a dokumentum elülső oldalán, a többi nyelvet pedig a hátoldalon helyezte el.²

Az ilyen szabványosított formátum iránti igény a polgárok nemzetközi mobilitásának növekedése és a dokumentumok különböző joghatóságokban történő legalizálásával kapcsolatos nehézségek miatt merült fel. A fordítási és legalizálási követelmények egyszerűsítésével az egyezmény az adminisztratív eljárások optimalizálására törekszik ezen alapvető dokumentumok nemzetközi használata érdekében.¹ A többnyelvűség beépítése közvetlenül kezeli a nyelvi akadály problémáját a nemzetközi dokumentumcserében. A hagyományos legalizálási módszerek gyakran hitelesített fordítások beszerzését foglalták magukban, ami idő- és költségigényes lehetett. A Bécsi Egyezmény többnyelvű kivonatokra vonatkozó megközelítése eleve megoldja ezt a problémát azáltal, hogy a fordításokat magába a dokumentumba foglalja.¹

A Bécsi Egyezmény (1976) részes államainak listája

Az 1976-os Bécsi Egyezmény 1983. július 30-án lépett hatályba, miután öt állam ratifikálta.² 2024-től az egyezménynek 23 európai állam és Zöld-foki Köztársaság a részes fele.² Az alábbiakban felsoroljuk azokat az országokat, amelyek ezen egyezmény részes felei:

Ausztria
Belgium
Bosznia-Hercegovina
Bulgária
Zöld-foki Köztársaság
Horvátország
Észtország
Franciaország
Németország
Olaszország
Litvánia
Luxemburg
Moldova
Montenegró
Hollandia (európai terület)
Észak-Macedónia (Jugoszlávia utódállamaként) ²
Lengyelország
Portugália
Románia
Szerbia (Jugoszlávia utódállamaként) ²
Szlovénia
Spanyolország
Svájc
Törökország

A részt vevő országok földrajzi eloszlása, amelyek túlnyomórészt európaiak, kiegészülve Zöld-foki Köztársasággal, a szabványosítási kezdeményezés regionális irányultságára utal.² A Nemzetközi Polgári Jogi Bizottság, amely alapvetően európai államokból áll, természetesen egy erős európai részvétellel rendelkező egyezményhez vezetett. Zöld-foki Köztársaság bevonása szélesebb körű lefedettségre vagy különleges történelmi vagy jogi kapcsolatok meglétére utalhat. A lista különböző jogrendszerű és nyelvű országokat foglal magában, ami kiemeli az egyezmény sikerét a dokumentumok szabványosított formátumára vonatkozó konszenzus elérésében, az adminisztratív gyakorlatok különbségei ellenére.⁵ Az a képesség, hogy egyetlen egyezmény égisze alatt egyesítsen különböző jogi hagyományokkal rendelkező országokat, az ilyen szabványosítás gyakorlati előnyeire és felismert szükségességére utal a polgári jogi dokumentáció területén.

Az áttekinthetőség kedvéért az alábbi táblázat tartalmazza a részt vevő országokat, feltüntetve az aláírás és a ratifikáció dátumát, amennyiben ilyen információ rendelkezésre áll:

Állam	Aláírás	Ratifikáció	Hatálybalépés
Ausztria	1976. szeptember 8.	1981. március 12.	1983. július 30.
Belgium	1976. szeptember 8.	1997. június 2.	1997. július 2.
Bosznia-Hercegovina	–	1995. október 11.	1992. március 6.
Bulgária	–	2013. november 18.	2013. december 18.
Zöld-foki Köztársaság	–	2015. szeptember 17.	2015. október 17.
Horvátország	–	1993. szeptember 22.	1993. október 22.
Észtország	–	2011. november 24.	2011. december 24.
Franciaország	1976. szeptember 8.	1986. december 17.	1987. január 16.
Németország	–	1997. június 18.	1997. július 18.
Olaszország	1976. szeptember 8.	1979. augusztus 14.	1983. július 30.
Litvánia	–	2009. december 30.	2010. január 29.
Luxemburg	1976. szeptember 8.	1978. április 28.	1983. július 30.
Moldova	–	2008. április 15.	2008. május 15.
Montenegró	–	2007. március 26.	2006. június 3.
Hollandia	1976. szeptember 8.	1987. március 27.	1987. április 26.
Észak-Macedónia	–	1994. április 15.	1991. november 17.
Lengyelország	–	2003. október 2.	2003. november 1.
Portugália	1976. szeptember 8.	1983. június 30.	1983. július 30.
Románia	–	2013. május 6.	2013. június 5.
Szerbia	–	2001. október 16.	1992. április 27.
Szlovénia	–	1992. december 1.	1992. december 31.
Spanyolország	1976. szeptember 8.	1980. március 25.	1983. július 30.
Svájc	1976. szeptember 8.	1990. március 19.	1990. április 18.
Törökország	1976. szeptember 8.	1985. május 31.	1985. június 30.

Ez a táblázat lehetővé teszi, hogy gyorsan megállapítsa, hogy az adott ország részes-e az egyezményben, és nyomon kövesse az egyezmény elfogadásának kronológiáját a különböző államok által.²

Németország részvétele a Bécsi Egyezményben (1976)

Németország részes fele a Bécsi Egyezménynek a polgári állapotra vonatkozó többnyelvű kivonatok kiállításáról.² Németország 1997. június 18-án ratifikálta az egyezményt, amely 1997. július 18-án lépett hatályba Németország tekintetében.² Németország részvétele bizonyítja elkötelezettségét a polgári állapotra vonatkozó dokumentumok nemzetközi elismerésének megkönnyítése és a kapcsolódó adminisztratív eljárások egyszerűsítése iránt saját állampolgárai és más részes államok állampolgárai számára. Németország, mint jelentős nemzetközi kapcsolatokkal rendelkező nagy európai ország, a Bécsi Egyezményhez való csatlakozása összhangban van a nemzetközi jogi együttműködés fejlesztésére és a határokon átnyúló adminisztratív folyamatok egyszerűsítésére irányuló szélesebb körű erőfeszítéseivel.

A Hágai Apostille Egyezmény és kapcsolata a többnyelvű kivonatokkal

A Hágai Egyezmény a külföldi hivatalos okiratok legalizálásának követelményét eltörlő, 1961. október 5-i egyezmény (Hágai Apostille Egyezmény) egyszerűsített módszert biztosít a közokiratok legalizálására az egyezményben részes más országokban történő felhasználás céljából.⁶ Az apostille egy olyan igazolás, amely megerősíti a közokirat hitelességét, tanúsítva az aláíró hivatalos személy aláírását és jogosultságát.¹⁰ Az apostille négyzet alakú bélyegző formájú, kötelező francia nyelvű fejléccel.¹⁰

A Hágai Apostille Egyezmény a Bécsi Egyezményhez hasonló célt szolgál – a dokumentumok nemzetközi elismerésének megkönnyítését –, de más mechanizmussal: a dokumentum származásának igazolásával, nem pedig formátumának szabványosításával. Míg a Bécsi Egyezmény az egyetemesen elfogadott dokumentumformátum létrehozására irányul, addig a Hágai Egyezmény ezt a problémát úgy oldja meg, hogy biztosítja a dokumentum megfelelő tanúsítását a származási ország hatóságai által. Mindkét egyezmény arra törekszik, hogy csökkentse a bonyolult és hosszadalmas legalizálási eljárások szükségességét.

Fontos megjegyezni, hogy a Bécsi Egyezmény szerint kiállított többnyelvű kivonatok kifejezetten azért készültek, hogy a többi tagállam további legalizáció, beleértve az apostille-t is, nélkül elfogadja azokat.¹ Maga az egyezmény rendelkezik ezen szabványosított dokumentumok kölcsönös elismeréséről.²² A Bécsi Egyezmény egy önellátó elismerési rendszert hoz létre a tagállamai között, ami a többnyelvű kivonatok esetében (a tagállamok kontextusában) általában szükségtelenné teszi az apostille további szintjét. A Bécsi Egyezmény célja éppen az, hogy kiküszöbölje a további formaságok, például a legalizáció vagy az apostille szükségességét a részt vevő országok között. A szabványosított többnyelvű formátum kulcsfontosságú ehhez a kölcsönös elismeréshez. Ez a kivétel tovább egyszerűsíti a folyamatot a Hágai Apostille Egyezményhez képest a hatálya alá tartozó dokumentumok esetében, mivel kiküszöböli a további tanúsítvány megszerzésének szükségességét. Míg a Hágai Egyezmény egyszerűsíti a legalizációt, a Bécsi Egyezmény még tovább megy azáltal, hogy a szabványosított dokumentumot közvetlenül elfogadhatóvá teszi más tagállamokban, minden további hitelesítés nélkül.

Többnyelvű kivonatok apostillálása Németországban

Általában véve, a Bécsi Egyezmény szerint kiállított többnyelvű kivonatokhoz nem szükséges apostille a németországi felhasználáshoz, ha a dokumentum az egyezmény egy másik tagállamából származik.² Németország, mint a Bécsi Egyezmény aláírója, köteles ezeket a többnyelvű kivonatokat további formaságok nélkül elfogadni.²² Azon felhasználó számára, aki egy Bécsi Egyezmény tagállamából származó, Németországban történő felhasználásra szánt többnyelvű kivonattal rendelkezik, a dokumentumnak jogilag érvényesnek kell lennie apostillálás nélkül. A Bécsi Egyezményben rögzített kölcsönös elismerés elve alapján Németország jogilag köteles elfogadni a többi tagállam által kiállított többnyelvű kivonatokat anélkül, hogy további legalizációs követelményeket támasztana.

Ennek ellenére előfordulhatnak kivételes körülmények, amikor egy magánszemély mégis szeretné apostille-t szerezni a Németországban kiállított többnyelvű kivonatra. Például ez szükséges lehet, ha a dokumentumot olyan országban kívánják felhasználni, amely nem tagja a Bécsi Egyezménynek, de tagja az Apostille-ről szóló Hágai Egyezménynek. Ilyen esetekben felmerül a kérdés, hogy a német hatóságok biztosítanak-e apostille-t az ilyen dokumentumokra, még akkor is, ha az nem szigorúan szükséges a Bécsi Egyezmény más tagállamaiban történő felhasználáshoz.

A rendelkezésre álló forrásokból származó információk arra utalnak, hogy a Németországban kiállított többnyelvű kivonatok apostille-lal való ellátása lehetséges. Különösen megjegyzik, hogy egy apostille egyetlen, a születési, házassági és halotti anyakönyvi kivonatokhoz kiállított többnyelvű űrlapot foglalhat magában.⁹ Figyelembe kell venni továbbá az EU 2016/1191 számú rendeletét, amely bizonyos közokiratokat, köztük a polgári állapotra vonatkozó dokumentumokat, mentesít az apostille alól, ha azokat egy másik EU-tagállamban mutatják be, és lehetővé teszi a többnyelvű szabványos űrlap csatolását.⁸ Németország az Európai Unió tagja. Emellett felhívják a figyelmet arra, hogy a CIEC (Nemzetközi Polgári Állapotügyi Bizottság) Egyezménye szerint kiállított német polgári állapotra vonatkozó dokumentumok mentesülnek a legalizálás alól.⁷ A Németországban kiállított többnyelvű születési anyakönyvi kivonatok nem igényelnek további legalizálást vagy apostille-t a Bécsi Egyezmény részes államaiban.²

Így tehát, bár az apostille általában nem szükséges a Bécsi Egyezmény részes országaiból származó többnyelvű kivonatok Németországban történő felhasználásához, a német hatóságok valószínűleg ki tudnak állítani apostille-t a Németországban kiállított többnyelvű kivonatra kérelemre, különösen akkor, ha a dokumentumot olyan országban kívánják felhasználni, amely nem tagja a Bécsi Egyezménynek, de tagja a Hágai Egyezménynek.

Illetékes hatóságok Németországban a polgári állapotra vonatkozó dokumentumok apostille-lal való ellátásához (ha alkalmazható)

Németországban az apostille kiadásáért felelős szervek struktúrája decentralizált, és függ a dokumentum típusától, valamint attól a szövetségi tartománytól (Bundesland), ahol azt kiállították.⁷ Nincs egyetlen olyan szerv, amely jogosult lenne apostille-t kiadni minden, Németországban kiállított közokiratra.¹⁰

Szövetségi dokumentumok (szövetségi hatóságok vagy bíróságok által kiállított) esetében az illetékes szerv a Szövetségi Külügyi Hivatal (Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten – BfAA) Brandenburg an der Havelben.⁸ 2022. december 31-ig ezt a Szövetségi Közigazgatási Hivatal (Bundesverwaltungsamt) végezte Kölnben.¹¹ Kivételt képeznek a Szövetségi Szabadalmi Bíróság és a Német Szabadalmi és Védjegyhivatal dokumentumai, amelyek esetében az apostille-t a Német Szabadalmi és Védjegyhivatal elnöke adja ki.⁸

A szövetségi tartományok hatóságai által kiállított dokumentumok (ideértve a helyi anyakönyvi hivatalok – Standesämter által kiállított polgári állapotra vonatkozó dokumentumokat) esetében az illetékes szerv tartományonként eltérő.⁷ Az illetékes tartományi szervek általános példáiként a következők említhetők:

Belügyminisztériumok (vagy Szenátusi Hivatalok olyan városállamokban, mint Berlin és Hamburg) közigazgatási dokumentumok esetében.
Regionális biztosok (Regierungspräsidenten) vagy kerületi kormányzatok (Bezirksregierungen).
Állami Lakásügyi és Szabályozási Hivatalok (pl. Berlinben).
Főkapitányságok (pl. Alsó-Szászországban bizonyos dokumentumok esetében).
Felügyeleti és Szolgáltatási Igazgatóságok (pl. Rajna-vidék-Pfalzban).
Állami Igazgatóságok (pl. Szászországban).
Állami Közigazgatási Hivatalok (pl. Szász-Anhaltban és Türingiában).
Igazságügyi Minisztériumok (vagy Szenátusi Hivatalok) az igazságszolgáltatási szervek, bíróságok és közjegyzők esetében.
A regionális bíróságok elnökei (Landgerichtspräsidenten) az illetékességi területükön belüli alsóbb fokú bíróságok és közjegyzők által kiállított dokumentumok esetében.

Berlinben például a Tartózkodási és Szabályozási Ügyek Állami Hivatala lehet az illetékes hatóság.¹⁰ Bajorországban az illetékes hatóság a Regierung von Mittelfranken lehet.²⁶ Észak-Rajna-Vesztfália esetében az illetékes hatóság a Bezirksregierung Düsseldorf lehet.

Így a Németországban kiállított többnyelvű kivonat apostillálásához szükséges megfelelő hatóság meghatározásához ismerni kell azt a konkrét szövetségi tartományt, amelyben a dokumentumot kiállították. A polgári állapotra vonatkozó dokumentumokat (születési, házassági, halotti anyakönyvi kivonatok) általában a helyi anyakönyvi hivatalok állítják ki, amelyek az adott szövetségi tartomány fennhatósága alá tartoznak. Következésképpen az apostille kiadására jogosult hatóság nagy valószínűséggel egy tartományi szintű szervezet lesz.

Alternatív legalizációs eljárások Németországban (ha az apostille nem alkalmazható vagy nem kívánatos)

Ha az az ország, amelyben a többnyelvű kivonatot használni fogják, nem részes fele a Hágai Apostille Egyezménynek, vagy ha a Bécsi Egyezmény nem alkalmazható (például ha a dokumentum nem szabványosított formátumú többnyelvű kivonat), a dokumentumot lehet, hogy legalizálni kell az adott ország németországi diplomáciai vagy konzuli képviseletén.⁶ Ez a folyamat általában magában foglalja az illetékes német hatóság (amely hasonló lehet a tartományi szintű apostille-t kiállító hatóságokhoz) általi előzetes hitelesítést, amelyet a nagykövetségen vagy konzulátuson történő legalizálás követ. A Hágai és Bécsi Egyezmény hatálya alá nem tartozó országok esetében a hagyományos, bonyolultabb konzuli legalizációs út továbbra is szükséges eljárás marad a német polgári állapotra vonatkozó dokumentumok nemzetközi jogi érvényességének biztosításához.

Németországnak kétoldalú megállapodásai vannak egyes országokkal, amelyek egyszerűsíthetik a legalizációs folyamatot, vagy akár el is törölhetik ezt a követelményt bizonyos típusú dokumentumok esetében.⁶ Ilyen országok közé tartozik Ausztria, Belgium, Dánia, Franciaország, Görögország, Olaszország, Luxemburg és Svájc. A felhasználónak ajánlott ellenőriznie annak az országnak a konkrét követelményeit, amelyben a dokumentumot használni kívánja, hogy megtudja, alkalmazható-e a kétoldalú megállapodás. A kétoldalú megállapodások még nagyobb egyszerűsítést kínálhatnak a többoldalú egyezményekhez képest, amelyek a két ország közötti konkrét jogi és közigazgatási kapcsolatokhoz igazodnak.

Az EU más tagállamaiban történő felhasználás céljából az (EU) 2016/1191 rendelet bizonyos közokiratokat, beleértve az anyakönyvi dokumentumokat is, mentesít a legalizációs vagy apostille-követelmények alól.⁸ A kibocsátó hatóság többnyelvű szabványos űrlapot (MSF) csatolhat a dokumentumhoz, ami potenciálisan kiküszöböli a fordítás szükségességét. Az EU-rendelet biztosítja a legmagasabb szintű egyszerűsítést az anyakönyvi dokumentumok számára az Európai Unión belül, szinte minden bürokratikus akadályt elhárítva a kölcsönös elismerésük elől.

A többnyelvű anyakönyvi kivonatok kiállításáról szóló Bécsi Egyezmény célja a születési, házassági és halotti anyakönyvi kivonatok nemzetközi használatának egyszerűsítése a formátumuk szabványosításával. Németország részes fele ennek az egyezménynek, ami azt jelenti, hogy a rendelkezései szerint más tagállamok által kiállított többnyelvű kivonatokat általában elfogadják Németországban anélkül, hogy apostille-ra vagy más formájú legalizációra lenne szükség.

Bár az apostille általában nem szükséges az ilyen többnyelvű kivonatok Németországban történő használatához, a német hatóságok kérésre kiállíthatnak apostille-t a Németországban kiállított többnyelvű kivonatra, különösen akkor, ha a dokumentumot olyan országban kívánják használni, amely nem részes fele a Bécsi Egyezménynek, de részes fele a Hágai Apostille Egyezménynek. Az apostille kiállítására jogosult hatóság Németországban a dokumentum típusától és a kiállítás helye szerinti szövetségi tartománytól függ. Szövetségi dokumentumok esetében ez a Szövetségi Külügyi Hivatal, míg a tartományi dokumentumok esetében az illetékes belügy-, igazságügyi minisztériumok vagy regionális közigazgatási szervek.

Azokban az esetekben, amikor a Bécsi Egyezmény vagy a Hágai Apostille Egyezmény nem alkalmazható, alternatív legalizációs eljárásokra lehet szükség, mint például a konzuli legalizáció a célország nagykövetségén vagy konzulátusán, Németország és az adott ország közötti kétoldalú megállapodások, vagy más EU-tagállamokban történő felhasználás esetén az EU 2016/1191 rendeletének rendelkezései.