Wienkonvensjonen om utstedelse av flerspråklige utdrag fra sivilstandsregistre (1976)

Wienkonvensjonen om utstedelse av flerspråklige utdrag fra sivilstandsregistre, undertegnet 8. september 1976, er en internasjonal traktat som tar sikte på å standardisere formatet på fødsels-, vigsels- og dødsattester. Denne standardiseringen er ment å lette bruken av slike dokumenter i deltakerlandene uten behov for oversettelse eller ytterligere legalisering.¹ Konvensjonen ble utarbeidet av Den internasjonale kommisjonen for sivilstandsspørsmål (ICCS).² Den tidligere gjeldende konvensjonen fra 1956 krevde at informasjon ble gitt på syv språk, noe som gjorde prosessen mer komplisert. Wienkonvensjonen av 1976 forenklet denne prosedyren ved å begrense den obligatoriske plasseringen av informasjon til to språk på forsiden av dokumentet, mens de resterende språkene ble plassert på baksiden.²

Behovet for et slikt standardisert format oppsto som følge av økende internasjonal mobilitet blant borgere og vanskelighetene knyttet til legalisering av dokumenter i ulike jurisdiksjoner. Ved å forenkle kravene til oversettelse og legalisering, søker konvensjonen å effektivisere administrative prosedyrer for internasjonal bruk av disse viktige dokumentene.¹ Inkluderingen av flerspråklighet løser direkte problemet med språkbarrierer ved internasjonal utveksling av dokumenter. Tradisjonelle legaliseringsmetoder innebar ofte å skaffe bekreftede oversettelser, noe som kunne være tidkrevende og kostbart. Wienkonvensjonens tilnærming med flerspråklige utdrag løser dette problemet fra starten av ved å inkludere oversettelser i selve dokumentet.¹

Liste over deltakerland i Wienkonvensjonen (1976)

Wienkonvensjonen av 1976 trådte i kraft 30. juli 1983 etter at den var ratifisert av fem stater.² Per 2024 er 23 europeiske stater og Kapp Verde deltakere i konvensjonen.² Nedenfor er en liste over land som er parter i denne konvensjonen:

Østerrike
Belgia
Bosnia-Hercegovina
Bulgaria
Kapp Verde
Kroatia
Estland
Frankrike
Tyskland
Italia
Litauen
Luxembourg
Moldova
Montenegro
Nederland (europeisk territorium)
Nord-Makedonia (som etterfølgerstat til Jugoslavia) ²
Polen
Portugal
Romania
Serbia (som etterfølgerstat til Jugoslavia) ²
Slovenia
Spania
Sveits
Tyrkia

Den geografiske fordelingen av deltakerlandene, hovedsakelig europeiske, med tillegg av Kapp Verde, indikerer en regional orientering for dette standardiseringsinitiativet.² Den internasjonale kommisjonen for sivile spørsmål, som hovedsakelig består av europeiske stater, har naturlig nok ført til en konvensjon med sterk europeisk deltakelse. Inkluderingen av Kapp Verde kan tyde på en bredere rekkevidde eller tilstedeværelsen av spesielle historiske eller juridiske forbindelser. Listen omfatter land med ulike rettssystemer og språk, noe som understreker konvensjonens suksess med å oppnå konsensus om et standardisert dokumentformat, til tross for forskjeller i administrative praksiser.⁵ Evnen til å forene land med ulike rettstradisjoner under en enkelt konvensjon indikerer de praktiske fordelene og den erkjente nødvendigheten av en slik standardisering innen dokumentasjon av sivilrettslige handlinger.

For oversiktens skyld presenteres nedenfor en tabell over deltakerlandene med angivelse av dato for undertegning og ratifikasjon, dersom slik informasjon er tilgjengelig:

Stat	Undertegning	Ratifikasjon	Ikrafttredelse
Østerrike	8. september 1976	12. mars 1981	30. juli 1983
Belgia	8. september 1976	2. juni 1997	2. juli 1997
Bosnia-Hercegovina	–	11. oktober 1995	6. mars 1992
Bulgaria	–	18. november 2013	18. desember 2013
Kapp Verde	–	17. september 2015	17. oktober 2015
Kroatia	–	22. september 1993	22. oktober 1993
Estland	–	24. november 2011	24. desember 2011
Frankrike	8. september 1976	17. desember 1986	16. januar 1987
Tyskland	–	18. juni 1997	18. juli 1997
Italia	8. september 1976	14. august 1979	30. juli 1983
Litauen	–	30. desember 2009	29. januar 2010
Luxembourg	8. september 1976	28. april 1978	30. juli 1983
Moldova	–	15. april 2008	15. mai 2008
Montenegro	–	26. mars 2007	3. juni 2006
Nederland	8. september 1976	27. mars 1987	26. april 1987
Nord-Makedonia	–	15. april 1994	17. november 1991
Polen	–	2. oktober 2003	1. november 2003
Portugal	8. september 1976	30. juni 1983	30. juli 1983
Romania	–	6. mai 2013	5. juni 2013
Serbia	–	16. oktober 2001	27. april 1992
Slovenia	–	1. desember 1992	31. desember 1992
Spania	8. september 1976	25. mars 1980	30. juli 1983
Sveits	8. september 1976	19. mars 1990	18. april 1990
Tyrkia	8. september 1976	31. mai 1985	30. juni 1985

Denne tabellen gjør det mulig å raskt avgjøre om et land av interesse er part i konvensjonen, og å spore kronologien for konvensjonens vedtakelse av ulike stater.²

Tysklands deltakelse i Wien-konvensjonen (1976)

Tyskland er part i Wien-konvensjonen om utstedelse av flerspråklige utdrag fra sivilstandsregistre.² Tyskland ratifiserte konvensjonen 18. juni 1997, og den trådte i kraft for Tyskland 18. juli 1997.² Tysklands deltakelse vitner om landets forpliktelse til å lette internasjonal anerkjennelse av sivilstandsdokumenter og forenkle tilhørende administrative prosedyrer for sine egne borgere og borgere av andre deltakerstater. Som et stort europeisk land med betydelige internasjonale forbindelser, er Tysklands tilslutning til Wien-konvensjonen i tråd med landets bredere innsats for å fremme internasjonalt rettslig samarbeid og effektivisere grenseoverskridende administrative prosesser.

Haag-konvensjonen om apostille og dens forbindelse til flerspråklige utdrag

Haagkonvensjonen av 5. oktober 1961 om avskaffelse av kravet om legalisering av utenlandske offentlige dokumenter (Haagkonvensjonen om apostille) gir en forenklet metode for legalisering av offentlige dokumenter for bruk i andre land som er parter i denne konvensjonen.⁶ Apostillen er en bekreftelse som attesterer ektheten av et offentlig dokument ved å bekrefte signaturen og myndigheten til den underskrivende tjenestemannen.¹⁰ Apostillen har form av et kvadratisk stempel med en obligatorisk overskrift på fransk.¹⁰

Haagkonvensjonen om apostille har et lignende formål som Wienkonvensjonen – å lette internasjonal anerkjennelse av dokumenter – men gjennom en annen mekanisme: bekreftelse av dokumentets opprinnelse, snarere enn standardisering av dets format. Mens Wienkonvensjonen tar sikte på å skape et universelt akseptert dokumentformat, løser Haagkonvensjonen dette problemet ved å sikre behørig sertifisering av dokumentet av myndighetene i opprinnelseslandet. Begge konvensjonene søker å redusere behovet for kompliserte og tidkrevende legaliseringsprosesser.

Det er viktig å merke seg at flerspråklige utdrag utstedt i henhold til Wien-konvensjonen er spesielt utformet for å bli akseptert av andre medlemsstater uten ytterligere legalisering, inkludert apostille.¹ Selve konvensjonen sørger for gjensidig anerkjennelse av disse standardiserte dokumentene.²² Wien-konvensjonen skaper et selvforsynt system for anerkjennelse mellom sine medlemsstater, noe som gjør et ekstra nivå av apostille (i sammenheng med medlemsstater) generelt unødvendig for flerspråklige utdrag. Selve formålet med Wien-konvensjonen er å eliminere behovet for ytterligere formaliteter, som legalisering eller apostille, mellom deltakerlandene. Det standardiserte flerspråklige formatet er nøkkelen til denne gjensidige anerkjennelsen. Dette unntaket forenkler prosessen ytterligere sammenlignet med Haag-konvensjonen om apostille for dokumenter som faller inn under dens virkeområde, siden det eliminerer behovet for å innhente ytterligere sertifisering. Mens Haag-konvensjonen forenkler legalisering, går Wien-konvensjonen enda lenger ved å gjøre det standardiserte dokumentet direkte akseptabelt i andre medlemsstater uten ytterligere autentisering.

Apostillering av flerspråklige utdrag i Tyskland

Som hovedregel er apostille ikke påkrevd for flerspråklige utdrag utstedt i henhold til Wien-konvensjonen for bruk i Tyskland, dersom dokumentet stammer fra en annen medlemsstat i denne konvensjonen.² Tyskland, som er undertegner av Wien-konvensjonen, er forpliktet til å akseptere disse flerspråklige utdragene uten ytterligere formaliteter.²² For en bruker som har et flerspråklig utdrag fra en medlemsstat i Wien-konvensjonen, beregnet for bruk i Tyskland, skal dokumentet være juridisk gyldig uten behov for apostillering. Basert på prinsippet om gjensidig anerkjennelse, nedfelt i Wien-konvensjonen, er Tyskland juridisk forpliktet til å akseptere flerspråklige utdrag utstedt av andre medlemsstater uten å stille ytterligere krav til legalisering.

Det kan likevel oppstå eksepsjonelle omstendigheter der en privatperson likevel ønsker å få en apostille på en flerspråklig utskrift utstedt i Tyskland. For eksempel kan dette være nødvendig for å bruke dokumentet i et land som ikke er part i Wien-konvensjonen, men som er part i Haag-konvensjonen om apostille. I slike tilfeller oppstår spørsmålet om tyske myndigheter gir apostille på slike dokumenter, selv om det ikke er strengt nødvendig for bruk i andre medlemsstater av Wien-konvensjonen.

Informasjon fra tilgjengelige kilder indikerer at apostillering av flerspråklige utskrifter utstedt i Tyskland er mulig. Spesielt bemerkes det at én apostille kan omfatte ett flerspråklig skjema utstedt for fødsels-, vigsels- og dødsattester.⁹ Man bør også ta hensyn til EU-forordning 2016/1191, som fritar visse offentlige dokumenter, inkludert siviltilstandsdokumenter, fra apostille ved fremleggelse i en annen EU-medlemsstat, og som åpner for muligheten til å vedlegge et flerspråklig standardskjema.⁸ Tyskland er medlem av Den europeiske union. I tillegg oppgis det at tyske siviltilstandsdokumenter utstedt i henhold til CIEC-konvensjonen (Den internasjonale kommisjonen for siviltilstandsspørsmål) er fritatt fra legalisering.⁷ Flerspråklige fødselsattester utstedt i Tyskland krever ikke ytterligere legalisering eller apostille i deltakerstatene i Wien-konvensjonen.²

Selv om apostille vanligvis ikke er påkrevd for bruk av flerspråklige utskrifter fra deltakerland i Wien-konvensjonen i Tyskland, kan tyske myndigheter sannsynligvis utstede en apostille på en flerspråklig utskrift utstedt i Tyskland etter anmodning, spesielt hvis dokumentet er ment for bruk i et land som ikke er part i Wien-konvensjonen, men som er part i Haag-konvensjonen.

Kompetente myndigheter i Tyskland for apostillering av siviltilstandsdokumenter (hvis aktuelt)

I Tyskland er strukturen til organene som er ansvarlige for å utstede apostiller, desentralisert og avhenger av dokumenttypen og forbundsstaten (Bundesland) der det ble utstedt.⁷ Det finnes ikke ett enkelt organ som har myndighet til å utstede apostiller på alle offentlige dokumenter utstedt i Tyskland.¹⁰

For føderale dokumenter (utstedt av føderale myndigheter eller domstoler) er det kompetente organet Forbundskontoret for utenrikssaker (Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten – BfAA) i Brandenburg an der Havel.⁸ Frem til 31. desember 2022 ble dette håndtert av Forbundsadministrasjonskontoret (Bundesverwaltungsamt) i Köln.¹¹ Unntaket er dokumenter fra Forbundspatentdomstolen og Tysk patent- og varemerkekontor, for disse utstedes apostillen av presidenten for Tysk patent- og varemerkekontor.⁸

For dokumenter utstedt av myndigheter i forbundsstatene (inkludert siviltilstandsdokumenter utstedt av lokale folkeregistre – Standesämter), varierer det kompetente organet avhengig av staten.⁷ Som generelle eksempler på kompetente organer på statsnivå kan nevnes:

Innenriksdepartementene (eller Senatsforvaltningene i bystater som Berlin og Hamburg) for administrative dokumenter.
Regionale kommissærer (Regierungspräsidenten) eller distriktsregjeringer (Bezirksregierungen).
Statlige kontorer for oppholds- og reguleringssaker (for eksempel i Berlin).
Politihovedkvarterer (for eksempel i Niedersachsen for visse dokumenter).
Tilsyns- og tjenestedirektorater (for eksempel i Rheinland-Pfalz).
Statsdirektorater (for eksempel i Sachsen).
Statlige administrasjonskontorer (for eksempel i Sachsen-Anhalt og Thüringen).
Justisdepartementene (eller Senatsforvaltningene) for domstolsadministrasjon, domstoler og notarer.
Presidentene for regionale domstoler (Landgerichtspräsidenten) for dokumenter utstedt av lavere domstoler og notarer innenfor deres distrikt.

I Berlin kan for eksempel Statens forvaltning for oppholds- og reguleringssaker være kompetent myndighet.¹⁰ I Bayern kan Regierung von Mittelfranken være aktuell myndighet.²⁶ For Nordrhein-Westfalen kan Bezirksregierung Düsseldorf være kompetent myndighet.

For å fastslå riktig myndighet for apostillering av en flerspråklig utskrift utstedt i Tyskland, er det derfor nødvendig å kjenne til den konkrete delstaten der dokumentet ble utstedt. Sivilstandsdokumenter (fødsels-, vigsels- og dødsattester) utstedes som regel av lokale folkeregistermyndigheter, som sorterer under den aktuelle delstaten. Følgelig vil myndigheten som er autorisert til å utstede apostille, mest sannsynlig være en organisasjon på delstatsnivå.

Alternative legaliseringsprosedyrer i Tyskland (hvis apostille ikke er aktuelt eller ønskelig)

Dersom landet der den flerspråklige utskriften skal brukes, ikke er part i Haag-konvensjonen om apostille, eller hvis Wien-konvensjonen ikke er anvendelig (for eksempel hvis dokumentet ikke er en flerspråklig utskrift i standardisert format), kan dokumentet måtte legaliseres ved dette landets diplomatiske eller konsulære representasjon i Tyskland.⁶ Denne prosessen innebærer vanligvis en forutgående sertifisering av en kompetent tysk myndighet (som kan være tilsvarende myndighetene som utsteder apostille på delstatsnivå), etterfulgt av legalisering ved ambassaden eller konsulatet. For land som ikke omfattes av Haag- og Wien-konvensjonene, forblir den tradisjonelle, mer kompliserte veien med konsulær legalisering en nødvendig prosedyre for å sikre tysk sivilstandsdokumenters internasjonale rettskraft.

Tyskland har bilaterale avtaler med enkelte land som kan forenkle legaliseringsprosessen eller til og med oppheve dette kravet for bestemte typer dokumenter.⁶ Slike land inkluderer Østerrike, Belgia, Danmark, Frankrike, Hellas, Italia, Luxembourg og Sveits. Brukeren anbefales å sjekke de spesifikke kravene i landet der vedkommende har til hensikt å bruke dokumentet, for å finne ut om en bilateral avtale gjelder. Bilaterale avtaler kan tilby enda større forenkling sammenlignet med multilaterale konvensjoner, tilpasset de spesifikke juridiske og administrative forholdene mellom to land.

For bruk i andre EU-medlemsstater fritar forordning (EU) 2016/1191 visse offentlige dokumenter, inkludert sivilrettslige dokumenter, fra krav om legalisering eller apostille.⁸ Utstedende myndighet kan vedlegge dokumentet et flerspråklig standardskjema (MSF), som potensielt eliminerer behovet for oversettelse. EU-forordningen gir det høyeste nivået av forenkling for sivilrettslige dokumenter innenfor Den europeiske union, og fjerner nesten alle byråkratiske hindringer for gjensidig anerkjennelse av dem.

Wien-konvensjonen om utstedelse av flerspråklige utdrag fra sivilregisteret tar sikte på å forenkle internasjonal bruk av fødsels-, vigsels- og dødsattester ved å standardisere formatet deres. Tyskland er part i denne konvensjonen, noe som betyr at flerspråklige utdrag utstedt i henhold til dens bestemmelser av andre medlemsstater, generelt aksepteres i Tyskland uten behov for apostille eller annen form for legalisering.

Selv om apostille vanligvis ikke er nødvendig for bruk av slike flerspråklige utdrag i Tyskland, kan tyske myndigheter utstede apostille på et flerspråklig utdrag utstedt i Tyskland på forespørsel, spesielt hvis dokumentet er ment for bruk i et land som ikke er part i Wien-konvensjonen, men som er part i Haag-apostillekonvensjonen. Den kompetente myndigheten for å utstede apostille i Tyskland avhenger av dokumenttypen og delstaten der det ble utstedt. For føderale dokumenter er dette Federal Office for Foreign Affairs, og for dokumenter fra delstatene – de respektive innenriks-, justis- eller regionale administrasjonene.

I tilfeller der Wien-konvensjonen eller Haag-apostillekonvensjonen ikke gjelder, kan alternative legaliseringsprosedyrer være nødvendige, slik som konsulær legalisering ved ambassaden eller konsulatet i bestemmelseslandet, bilaterale avtaler mellom Tyskland og dette landet, eller, for bruk i andre EU-medlemsland, bestemmelsene i EU-forordning 2016/1191.