Viyana Sözleşmesi: Medeni Hal Kayıtlarından Çok Dilli Özetlerin Verilmesi (1976)

8 Eylül 1976’da imzalanan Viyana Sözleşmesi, doğum, evlilik ve ölüm belgelerinin formatını standartlaştırmayı amaçlayan uluslararası bir anlaşmadır. Bu standartlaştırma, bu tür belgelerin taraf ülkelerde tercüme veya ek bir yasallaştırma gerektirmeden kullanılmasını kolaylaştırmayı hedefler.¹ Sözleşme, Uluslararası Medeni Hal Komisyonu (ICCS) tarafından hazırlanmıştır.² Daha önce yürürlükte olan 1956 tarihli sözleşme, bilgilerin yedi dilde sunulmasını gerektiriyordu ve bu da süreci daha karmaşık hale getiriyordu. 1976 tarihli Viyana Sözleşmesi, zorunlu bilgi yerleşimini belgenin ön yüzünde iki dille sınırlayarak ve diğer dilleri arka yüze yerleştirerek bu prosedürü basitleştirdi.²

Bu standartlaştırılmış formata duyulan ihtiyaç, vatandaşların artan uluslararası hareketliliği ve belgelerin farklı yargı bölgelerinde yasallaştırılmasıyla ilgili zorluklar nedeniyle ortaya çıktı. Sözleşme, tercüme ve yasallaştırma gerekliliklerini basitleştirerek, bu hayati belgelerin uluslararası kullanımı için idari prosedürleri optimize etmeyi amaçlamaktadır.¹ Çok dilliliğin dahil edilmesi, uluslararası belge alışverişinde dil engeli sorununu doğrudan ele alır. Geleneksel yasallaştırma yöntemleri genellikle onaylı tercümelerin alınmasını içeriyordu ve bu da zaman ve maliyet açısından külfetli olabiliyordu. Viyana Sözleşmesi’nin çok dilli özetler yaklaşımı, tercümeleri belgenin kendisine dahil ederek bu sorunu baştan çözmektedir.¹

Viyana Sözleşmesi’ne (1976) Taraf Ülkeler Listesi

1976 tarihli Viyana Sözleşmesi, beş devlet tarafından onaylanmasının ardından 30 Temmuz 1983’te yürürlüğe girmiştir.² 2024 itibarıyla sözleşmeye 23 Avrupa devleti ve Yeşil Burun Adaları (Cabo Verde) taraftır.² Aşağıda bu sözleşmeye taraf olan ülkelerin listesi sunulmuştur:

Avusturya
Belçika
Bosna-Hersek
Bulgaristan
Yeşil Burun Adaları (Cabo Verde)
Hırvatistan
Estonya
Fransa
Almanya
İtalya
Litvanya
Lüksemburg
Moldova
Karadağ
Hollanda (Avrupa toprakları)
Kuzey Makedonya (Yugoslavya’nın halef devleti olarak) ²
Polonya
Portekiz
Romanya
Sırbistan (Yugoslavya’nın halef devleti olarak) ²
Slovenya
İspanya
İsviçre
Türkiye

Katılımcı ülkelerin, çoğunlukla Avrupalı olmak üzere, Yeşil Burun Adaları’nın da eklenmesiyle coğrafi dağılımı, bu standardizasyon girişiminin bölgesel yönelimini göstermektedir.² Uluslararası Medeni Hal Komisyonu’nun ağırlıklı olarak Avrupa devletlerinden oluşması, doğal olarak güçlü bir Avrupa katılımına sahip bir sözleşmeye yol açmıştır. Yeşil Burun Adaları’nın dahil edilmesi, daha geniş bir kapsama veya özel tarihi veya hukuki bağların varlığına işaret edebilir. Liste, farklı hukuk sistemlerine ve dillere sahip ülkeleri içermekte olup, idari uygulamalardaki farklılıklara rağmen sözleşmenin standartlaştırılmış bir belge formatı üzerinde fikir birliğine varma başarısını vurgulamaktadır.⁵ Farklı hukuk geleneklerine sahip ülkeleri tek bir sözleşme çatısı altında birleştirme yeteneği, medeni hal belgelerinin belgelendirilmesi alanında bu tür bir standardizasyonun pratik faydalarına ve algılanan gerekliliğine işaret etmektedir.

Açıklık sağlamak amacıyla, aşağıda katılımcı ülkelerin, eğer mevcutsa, imza ve onay tarihlerini gösteren bir tablo sunulmuştur:

Devlet	İmza	Onay	Yürürlüğe Giriş
Avusturya	8 Eylül 1976	12 Mart 1981	30 Temmuz 1983
Belçika	8 Eylül 1976	2 Haziran 1997	2 Temmuz 1997
Bosna-Hersek	–	11 Ekim 1995	6 Mart 1992
Bulgaristan	–	18 Kasım 2013	18 Aralık 2013
Yeşil Burun Adaları	–	17 Eylül 2015	17 Ekim 2015
Hırvatistan	–	22 Eylül 1993	22 Ekim 1993
Estonya	–	24 Kasım 2011	24 Aralık 2011
Fransa	8 Eylül 1976	17 Aralık 1986	16 Ocak 1987
Almanya	–	18 Haziran 1997	18 Temmuz 1997
İtalya	8 Eylül 1976	14 Ağustos 1979	30 Temmuz 1983
Litvanya	–	30 Aralık 2009	29 Ocak 2010
Lüksemburg	8 Eylül 1976	28 Nisan 1978	30 Temmuz 1983
Moldova	–	15 Nisan 2008	15 Mayıs 2008
Karadağ	–	26 Mart 2007	3 Haziran 2006
Hollanda	8 Eylül 1976	27 Mart 1987	26 Nisan 1987
Kuzey Makedonya	–	15 Nisan 1994	17 Kasım 1991
Polonya	–	2 Ekim 2003	1 Kasım 2003
Portekiz	8 Eylül 1976	30 Haziran 1983	30 Temmuz 1983
Romanya	–	6 Mayıs 2013	5 Haziran 2013
Sırbistan	–	16 Ekim 2001	27 Nisan 1992
Slovenya	–	1 Aralık 1992	31 Aralık 1992
İspanya	8 Eylül 1976	25 Mart 1980	30 Temmuz 1983
İsviçre	8 Eylül 1976	19 Mart 1990	18 Nisan 1990
Türkiye	8 Eylül 1976	31 Mayıs 1985	30 Haziran 1985

Bu tablo, ilgilenilen ülkenin sözleşmeye taraf olup olmadığını hızlıca belirlemenize ve sözleşmenin çeşitli devletler tarafından kabul edilme kronolojisini takip etmenize olanak tanır.²

Almanya’nın Viyana Sözleşmesi’ne (1976) Katılımı

Almanya, medeni hal kayıtlarından çok dilli özetlerin verilmesine ilişkin Viyana Sözleşmesi’ne taraftır.² Almanya, sözleşmeyi 18 Haziran 1997’de onaylamış ve sözleşme Almanya için 18 Temmuz 1997’de yürürlüğe girmiştir.² Almanya’nın katılımı, medeni hal belgelerinin uluslararası alanda tanınmasını kolaylaştırma ve vatandaşları ile diğer taraf devletlerin vatandaşları için ilgili idari prosedürleri basitleştirme konusundaki kararlılığını göstermektedir. Önemli uluslararası bağlantıları olan büyük bir Avrupa ülkesi olarak Almanya’nın Viyana Sözleşmesi’ne katılımı, uluslararası hukuki işbirliğini geliştirme ve sınır ötesi idari süreçleri kolaylaştırma yönündeki daha geniş çabalarıyla uyumludur.

Apostil Lahey Sözleşmesi ve Çok Dilli Özetlerle İlişkisi

5 Ekim 1961 tarihli Yabancı Resmi Belgelerin Kanunileştirilmesi Zorunluluğunu Kaldıran Lahey Sözleşmesi (Lahey Apostil Sözleşmesi), bu sözleşmeye taraf olan diğer ülkelerde kullanılmak üzere kamu belgelerinin kanunileştirilmesi için basitleştirilmiş bir yöntem sağlar.⁶ Apostil, imzayı ve imzalayan memurun yetkisini onaylayarak kamu belgesinin gerçekliğini teyit eden bir tasdiktir.¹⁰ Apostil, zorunlu olarak Fransızca başlığı olan kare şeklinde bir damga biçimindedir.¹⁰

Lahey Apostil Sözleşmesi, Viyana Sözleşmesi’ne benzer bir amacı – belgelerin uluslararası alanda tanınmasını kolaylaştırmak – ancak farklı bir mekanizma ile yerine getirir: belgenin formatını standartlaştırmak yerine menşeini tasdik etmek. Viyana Sözleşmesi evrensel olarak kabul edilmiş bir belge formatı oluşturmayı hedeflerken, Lahey Sözleşmesi bu sorunu, belgenin menşe ülke yetkilileri tarafından uygun şekilde onaylanmasını sağlayarak çözer. Her iki sözleşme de karmaşık ve uzun süreli kanunileştirme süreçlerine olan ihtiyacı azaltmayı amaçlar.

Çok dilli özetlerin Viyana Sözleşmesi uyarınca düzenlenmesinin, diğer üye devletler tarafından hiçbir ek yasallaştırma (apostil dahil) olmaksızın kabul edilmek üzere özel olarak tasarlandığını belirtmek önemlidir.¹ Sözleşmenin kendisi, bu standartlaştırılmış belgelerin karşılıklı tanınmasını öngörmektedir.²² Viyana Sözleşmesi, üye devletleri arasında kendi kendine yeterli bir tanıma sistemi oluşturarak, çok dilli özetler için (üye devletler bağlamında) ek bir apostil katmanını genel olarak gereksiz kılmaktadır. Viyana Sözleşmesi’nin amacı, katılımcı ülkeler arasında yasallaştırma veya apostil gibi ek formalitelere olan ihtiyacı ortadan kaldırmaktır. Standartlaştırılmış çok dilli format, bu karşılıklı tanımanın anahtarıdır. Bu istisna, kapsamına giren belgeler için Lahey Apostil Sözleşmesi’ne kıyasla süreci daha da basitleştirir, çünkü ek bir sertifikasyon alma gerekliliğini ortadan kaldırır. Lahey Sözleşmesi yasallaştırmayı basitleştirirken, Viyana Sözleşmesi daha da ileri giderek standartlaştırılmış belgeyi diğer üye devletlerde herhangi bir ek doğrulama olmaksızın doğrudan kabul edilebilir kılar.

Almanya’da çok dilli özetlerin apostillenmesi

Genel olarak, belge bu sözleşmenin başka bir üye devletinden geliyorsa, Viyana Sözleşmesi uyarınca düzenlenen çok dilli özetlerin Almanya’da kullanılmak üzere apostillenmesi gerekli değildir.² Viyana Sözleşmesi’nin imzacısı olan Almanya, bu çok dilli özetleri ek formaliteler olmaksızın kabul etmekle yükümlüdür.²² Almanya’da kullanılmak üzere Viyana Sözleşmesi üye devletinden çok dilli bir özete sahip olan kullanıcı için, belgenin apostil gerektirmeksizin yasal olarak geçerli olması gerekir. Viyana Sözleşmesi’nde yer alan karşılıklı tanıma ilkesi uyarınca Almanya, diğer üye devletler tarafından düzenlenen çok dilli özetleri ek yasallaştırma şartları aramaksızın kabul etmekle yasal olarak yükümlüdür.

Bununla birlikte, bir gerçek kişinin, Almanya’da düzenlenmiş çok dilli bir özet belgeye yine de apostil almak isteyebileceği istisnai durumlar ortaya çıkabilir. Örneğin, bu belgenin, Viyana Sözleşmesi’ne taraf olmayan ancak Lahey Apostil Sözleşmesi’ne taraf olan bir ülkede kullanılması gerekebilir. Bu gibi durumlarda, Alman makamlarının, Viyana Sözleşmesi’nin diğer üye devletlerinde kullanım için kesin olarak gerekli olmasa bile, bu tür belgelere apostil verip vermediği sorusu ortaya çıkmaktadır.

Mevcut kaynaklardan alınan bilgiler, Almanya’da düzenlenmiş çok dilli özet belgelere apostil yapıştırılmasının mümkün olduğunu göstermektedir. Özellikle, tek bir apostilin, doğum, evlilik ve ölüm belgeleri için düzenlenmiş tek bir çok dilli formu kapsayabileceği belirtilmektedir.⁹ Ayrıca, belirli kamu belgelerini (medeni durum belgeleri dahil) AB’nin başka bir üye devletinde sunarken apostilden muaf tutan ve çok dilli standart bir form ekleme imkanı sağlayan AB Tüzüğü 2016/1191 de dikkate alınmalıdır.⁸ Almanya, Avrupa Birliği üyesidir. Ayrıca, CIEC (Uluslararası Medeni Durum Komisyonu) Sözleşmesi uyarınca düzenlenen Alman medeni durum belgelerinin yasallaştırmadan muaf olduğu belirtilmektedir.⁷ Almanya’da düzenlenen çok dilli doğum belgeleri, Viyana Sözleşmesi’ne taraf devletlerde daha fazla yasallaştırma veya apostil gerektirmez.²

Bu nedenle, Viyana Sözleşmesi’ne taraf ülkelerden alınan çok dilli özet belgelerin Almanya’da kullanımı için genellikle apostil gerekli olmasa da, Alman makamları, talep üzerine, özellikle belge Viyana Sözleşmesi’ne taraf olmayan ancak Lahey Apostil Sözleşmesi’ne taraf olan bir ülkede kullanılmak üzereyse, Almanya’da düzenlenmiş çok dilli bir özet belgeye apostil verme olasılığı yüksektir.

Almanya’da medeni durum belgelerine apostil yapıştırmaya yetkili makamlar (uygulanabilir olduğunda)

Almanya’da apostil vermeye yetkili kurumların yapısı merkezi olmayıp, belgenin türüne ve düzenlendiği federal eyalete (Bundesland) bağlıdır.⁷ Almanya’da düzenlenen tüm resmi belgeler için apostil vermeye yetkili tek bir kurum bulunmamaktadır.¹⁰

Federal belgeler (federal makamlar veya mahkemeler tarafından düzenlenen) için yetkili kurum, Brandenburg an der Havel’de bulunan Federal Dışişleri Dairesi’dir (Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten – BfAA).⁸ 31 Aralık 2022 tarihine kadar bu görevi Köln’deki Federal İdare Dairesi (Bundesverwaltungsamt) yürütmekteydi.¹¹ Bunun istisnası, Federal Patent Mahkemesi ve Alman Patent ve Marka Ofisi belgeleridir; bu belgeler için apostil, Alman Patent ve Marka Ofisi Başkanı tarafından verilir.⁸

Federal eyalet makamları tarafından düzenlenen belgeler (yerel Nüfus Müdürlükleri – Standesämter tarafından düzenlenen medeni hal belgeleri dahil) için yetkili kurum eyalete göre değişiklik gösterir.⁷ Eyalet düzeyindeki yetkili kurumlara genel örnekler olarak şunlar verilebilir:

İdari belgeler için İçişleri Bakanlıkları (veya Berlin ve Hamburg gibi şehir devletlerinde Senato Daireleri).
Bölge Komiserleri (Regierungspräsidenten) veya Bölge Hükümetleri (Bezirksregierungen).
İkamet ve Düzenleme İşleri Devlet Daireleri (örneğin Berlin’de).
Emniyet Müdürlükleri (örneğin Aşağı Saksonya’da belirli belgeler için).
Denetim ve Hizmet Müdürlükleri (örneğin Renanya-Palatina’da).
Devlet Müdürlükleri (örneğin Saksonya’da).
Devlet İdare Daireleri (örneğin Saksonya-Anhalt ve Türingiya’da).
Adli yönetim organları, mahkemeler ve noterler için Adalet Bakanlıkları (veya Senato Daireleri).
Bölge Mahkemesi Başkanları (Landgerichtspräsidenten), kendi bölgelerindeki alt mahkemeler ve noterler tarafından düzenlenen belgeler için.

Özellikle Berlin’de, İkamet ve Düzenleme İşleri Devlet Dairesi yetkili makam olabilir.¹⁰ Bavyera’da ilgili makam Regierung von Mittelfranken olabilir.²⁶ Kuzey Ren-Vestfalya için yetkili makam Bezirksregierung Düsseldorf olabilir.

Bu nedenle, Almanya’da düzenlenmiş çok dilli bir kaydın apostil işlemi için doğru makamı belirlemek için, belgenin düzenlendiği belirli federal eyaleti bilmek gerekir. Medeni durum belgeleri (doğum, evlilik, ölüm belgeleri) genellikle ilgili federal eyaletin yetkisi altındaki yerel Nüfus Müdürlükleri tarafından düzenlenir. Sonuç olarak, apostil vermeye yetkili makam büyük olasılıkla eyalet düzeyinde bir kuruluş olacaktır.

Almanya’da Alternatif Yasal Onay Prosedürleri (apostil uygulanamıyorsa veya istenmiyorsa)

Çok dilli kaydın kullanılacağı ülke, Apostil Lahey Sözleşmesi’ne taraf değilse veya Viyana Sözleşmesi uygulanamıyorsa (örneğin, belge standartlaştırılmış formatta çok dilli bir kayıt değilse), belgenin bu ülkenin Almanya’daki diplomatik veya konsolosluk temsilciliğinde yasal olarak onaylanması gerekebilir.⁶ Bu süreç genellikle yetkili bir Alman makamı (eyalet düzeyinde apostil veren makamlara benzer olabilir) tarafından ön sertifikasyonu ve ardından büyükelçilik veya konsoloslukta yasal onayı içerir. Lahey ve Viyana Sözleşmeleri kapsamı dışındaki ülkeler için, geleneksel, daha karmaşık konsolosluk yasal onay yolu, Alman medeni durum belgelerinin uluslararası yasal geçerliliğini sağlamak için gerekli bir prosedür olmaya devam etmektedir.

Almanya’nın bazı ülkelerle ikili anlaşmaları bulunmaktadır ve bu anlaşmalar, belirli belge türleri için yasallaştırma sürecini basitleştirebilir veya bu gerekliliği tamamen ortadan kaldırabilir.⁶ Bu ülkeler arasında Avusturya, Belçika, Danimarka, Fransa, Yunanistan, İtalya, Lüksemburg ve İsviçre yer almaktadır. Kullanıcının, belgeyi kullanmayı planladığı ülkenin özel gerekliliklerini kontrol ederek ikili anlaşmanın geçerli olup olmadığını öğrenmesi önerilir. İkili anlaşmalar, çok taraflı sözleşmelere kıyasla daha da fazla basitleştirme sunabilir ve iki ülke arasındaki belirli yasal ve idari ilişkilere göre uyarlanmıştır.

Diğer AB üye devletlerinde kullanılmak üzere, (AB) 2016/1191 sayılı Tüzük, medeni hal belgeleri de dahil olmak üzere belirli kamu belgelerini yasallaştırma veya apostil gerekliliklerinden muaf tutar.⁸ Düzenleyici makam, belgeye çok dilli standart bir form (MSF) ekleyebilir ve bu da potansiyel olarak tercüme ihtiyacını ortadan kaldırır. AB Tüzüğü, Avrupa Birliği içinde medeni hal belgeleri için en yüksek düzeyde basitleştirme sağlayarak, karşılıklı tanınmalarının önündeki neredeyse tüm bürokratik engelleri kaldırır.

Medeni Hal Kayıtlarından Çok Dilli Özetlerin Çıkarılmasına İlişkin Viyana Sözleşmesi, doğum, evlilik ve ölüm belgelerinin formatını standartlaştırarak uluslararası kullanımını kolaylaştırmayı amaçlamaktadır. Almanya bu sözleşmeye taraftır; bu, diğer üye devletler tarafından hükümlerine uygun olarak düzenlenen çok dilli özetlerin, apostil veya başka bir yasallaştırma biçimi gerektirmeksizin genellikle Almanya’da kabul edildiği anlamına gelir.

Her ne kadar Almanya’da bu tür çok dilli özetlerin kullanımı için genellikle apostil gerekli olmasa da, Alman makamları, talep üzerine, özellikle belge Viyana Sözleşmesi’ne taraf olmayan ancak Lahey Apostil Sözleşmesi’ne taraf olan bir ülkede kullanılacaksa, Almanya’da düzenlenmiş çok dilli bir özete apostil verebilir. Almanya’da apostil vermeye yetkili makam, belgenin türüne ve düzenlendiği federal eyalete bağlıdır. Federal belgeler için bu, Federal Dışişleri Dairesi iken, eyalet belgeleri için ilgili içişleri, adalet bakanlıkları veya bölgesel idarelerdir.

Viyana Sözleşmesi veya Lahey Apostil Sözleşmesi’nin uygulanamadığı durumlarda, hedef ülkenin büyükelçiliği veya konsolosluğunda konsolosluk onayı, Almanya ile bu ülke arasındaki ikili anlaşmalar veya diğer AB üye ülkelerinde kullanım için AB Tüzüğü 2016/1191 hükümleri gibi alternatif yasallaştırma prosedürleri gerekebilir.