Convenzione di Vienna sul rilascio di estratti plurilingue di atti di stato civile (1976)

La Convenzione di Vienna sul rilascio di estratti plurilingue di atti di stato civile, firmata l’8 settembre 1976, è un trattato internazionale volto a standardizzare il formato dei certificati di nascita, matrimonio e morte. Questa standardizzazione è intesa a facilitare l’uso di tali documenti nei paesi partecipanti senza la necessità di traduzione o ulteriore legalizzazione.¹ La Convenzione è stata elaborata dalla Commissione Internazionale sullo Stato Civile (CIEC).² La precedente convenzione del 1956 richiedeva la fornitura di informazioni in sette lingue, rendendo il processo più complesso. La Convenzione di Vienna del 1976 ha semplificato questa procedura, limitando l’inserimento obbligatorio di informazioni a due lingue sul lato anteriore del documento, e collocando le altre lingue sul lato posteriore.²

La necessità di un formato così standardizzato è emersa a causa della crescente mobilità internazionale dei cittadini e delle difficoltà legate alla legalizzazione dei documenti in diverse giurisdizioni. Semplificando i requisiti di traduzione e legalizzazione, la Convenzione mira a ottimizzare le procedure amministrative per l’uso internazionale di questi documenti essenziali.¹ L’inclusione del plurilinguismo affronta direttamente il problema della barriera linguistica nello scambio internazionale di documenti. I metodi tradizionali di legalizzazione spesso comportavano l’ottenimento di traduzioni certificate, che potevano essere dispendiose in termini di tempo e denaro. L’approccio della Convenzione di Vienna, che prevede estratti plurilingue, risolve questo problema fin dall’inizio includendo le traduzioni nel documento stesso.¹

Elenco dei paesi partecipanti alla Convenzione di Vienna (1976)

La Convenzione di Vienna del 1976 è entrata in vigore il 30 luglio 1983 dopo la ratifica da parte di cinque stati.² A partire dal 2024, i partecipanti alla Convenzione sono 23 stati europei e Capo Verde.² Di seguito è riportato l’elenco dei paesi che sono parti di questa Convenzione:

Austria
Belgio
Bosnia ed Erzegovina
Bulgaria
Capo Verde
Croazia
Estonia
Francia
Germania
Italia
Lituania
Lussemburgo
Moldova
Montenegro
Paesi Bassi (territorio europeo)
Macedonia del Nord (come stato successore della Jugoslavia) ²
Polonia
Portogallo
Romania
Serbia (come stato successore della Jugoslavia) ²
Slovenia
Spagna
Svizzera
Turchia

La distribuzione geografica degli Stati partecipanti, prevalentemente europei, con l’aggiunta di Capo Verde, indica l’orientamento regionale di questa iniziativa di standardizzazione.² La Commissione internazionale sullo stato civile, essendo composta principalmente da Stati europei, ha naturalmente portato a una convenzione con una forte partecipazione europea. L’inclusione di Capo Verde può testimoniare una copertura più ampia o l’esistenza di particolari legami storici o giuridici. L’elenco include paesi con sistemi giuridici e lingue diverse, sottolineando il successo della convenzione nel raggiungere un consenso su un formato standardizzato di documenti, nonostante le differenze nelle prassi amministrative.⁵ La capacità di unire paesi con tradizioni giuridiche diverse sotto l’egida di un’unica convenzione indica i vantaggi pratici e la necessità riconosciuta di tale standardizzazione nel campo della documentazione degli atti di stato civile.

Per chiarezza, di seguito è presentata una tabella degli Stati partecipanti con l’indicazione della data di firma e ratifica, se tale informazione è disponibile:

Stato	Firma	Ratifica	Entrata in vigore
Austria	8 settembre 1976	12 marzo 1981	30 luglio 1983
Belgio	8 settembre 1976	2 giugno 1997	2 luglio 1997
Bosnia ed Erzegovina	–	11 ottobre 1995	6 marzo 1992
Bulgaria	–	18 novembre 2013	18 dicembre 2013
Capo Verde	–	17 settembre 2015	17 ottobre 2015
Croazia	–	22 settembre 1993	22 ottobre 1993
Estonia	–	24 novembre 2011	24 dicembre 2011
Francia	8 settembre 1976	17 dicembre 1986	16 gennaio 1987
Germania	–	18 giugno 1997	18 luglio 1997
Italia	8 settembre 1976	14 agosto 1979	30 luglio 1983
Lituania	–	30 dicembre 2009	29 gennaio 2010
Lussemburgo	8 settembre 1976	28 aprile 1978	30 luglio 1983
Moldova	–	15 aprile 2008	15 maggio 2008
Montenegro	–	26 marzo 2007	3 giugno 2006
Paesi Bassi	8 settembre 1976	27 marzo 1987	26 aprile 1987
Macedonia del Nord	–	15 aprile 1994	17 novembre 1991
Polonia	–	2 ottobre 2003	1 novembre 2003
Portogallo	8 settembre 1976	30 giugno 1983	30 luglio 1983
Romania	–	6 maggio 2013	5 giugno 2013
Serbia	–	16 ottobre 2001	27 aprile 1992
Slovenia	–	1 dicembre 1992	31 dicembre 1992
Spagna	8 settembre 1976	25 marzo 1980	30 luglio 1983
Svizzera	8 settembre 1976	19 marzo 1990	18 aprile 1990
Turchia	8 settembre 1976	31 maggio 1985	30 giugno 1985

Questa tabella consente di determinare rapidamente se un paese di interesse è parte della convenzione e di tracciare la cronologia dell’adozione della convenzione da parte dei vari stati.²

Partecipazione della Germania alla Convenzione di Vienna (1976)

La Germania è parte della Convenzione di Vienna sul rilascio di estratti plurilingue di atti di stato civile.² La Germania ha ratificato la convenzione il 18 giugno 1997, ed essa è entrata in vigore per la Germania il 18 luglio 1997.² La partecipazione della Germania testimonia il suo impegno a facilitare il riconoscimento internazionale dei documenti di stato civile e a semplificare le procedure amministrative correlate per i propri cittadini e per i cittadini di altri stati parte. In quanto grande paese europeo con significativi legami internazionali, l’adesione della Germania alla Convenzione di Vienna è in linea con i suoi sforzi più ampi per sviluppare la cooperazione giuridica internazionale e ottimizzare i processi amministrativi transfrontalieri.

Convenzione dell’Aia sull’apostille e il suo legame con gli estratti plurilingue

La Convenzione dell’Aia che abolisce la legalizzazione degli atti pubblici stranieri, del 5 ottobre 1961 (Convenzione dell’Aia sull’apostille), fornisce un metodo semplificato di legalizzazione dei documenti pubblici per l’uso in altri paesi che sono parti di questa convenzione.⁶ L’apostille è una certificazione che conferma l’autenticità di un documento pubblico, attestando la firma e l’autorità del funzionario firmatario.¹⁰ L’apostille ha la forma di un timbro quadrato con l’intestazione obbligatoria in lingua francese.¹⁰

La Convenzione dell’Aia sull’apostille persegue uno scopo simile alla Convenzione di Vienna – facilitare il riconoscimento internazionale dei documenti – ma con un meccanismo diverso: la certificazione della provenienza del documento, anziché la standardizzazione del suo formato. Mentre la Convenzione di Vienna mira a creare un formato di documento universalmente accettato, la Convenzione dell’Aia risolve questo problema garantendo un’adeguata certificazione del documento da parte delle autorità del paese d’origine. Entrambe le convenzioni cercano di ridurre la necessità di processi di legalizzazione complessi e lunghi.

È importante notare che gli estratti multilingue rilasciati in conformità con la Convenzione di Vienna sono specificamente destinati ad essere accettati da altri Stati membri senza alcuna ulteriore legalizzazione, incluso l’apostille.¹ La Convenzione stessa prevede il riconoscimento reciproco di questi documenti standardizzati.²² La Convenzione di Vienna crea un sistema autosufficiente di riconoscimento tra i suoi Stati membri, rendendo il livello aggiuntivo dell’apostille (nel contesto degli Stati membri) generalmente non necessario per gli estratti multilingue. Lo scopo stesso della Convenzione di Vienna è eliminare la necessità di ulteriori formalità, come la legalizzazione o l’apostille, tra i paesi partecipanti. Il formato multilingue standardizzato è la chiave di questo riconoscimento reciproco. Questa eccezione semplifica ulteriormente il processo rispetto alla Convenzione dell’Aia sull’apostille per i documenti che rientrano nel suo ambito, poiché elimina la necessità di ottenere una certificazione aggiuntiva. Mentre la Convenzione dell’Aia semplifica la legalizzazione, la Convenzione di Vienna va ancora oltre, rendendo il documento standardizzato direttamente accettabile in altri Stati membri senza alcuna autenticazione aggiuntiva.

Apposizione dell’apostille sugli estratti multilingue in Germania

In generale, l’apostille non è richiesto per gli estratti multilingue rilasciati in conformità con la Convenzione di Vienna per l’uso in Germania, se il documento proviene da un altro Stato membro di tale Convenzione.² La Germania, in quanto firmataria della Convenzione di Vienna, è obbligata ad accettare questi estratti multilingue senza ulteriori formalità.²² Per l’utente che possiede un estratto multilingue da uno Stato membro della Convenzione di Vienna destinato all’uso in Germania, il documento deve essere giuridicamente valido senza necessità di apostille. In base al principio del riconoscimento reciproco sancito dalla Convenzione di Vienna, la Germania è giuridicamente obbligata ad accettare gli estratti multilingue rilasciati da altri Stati membri senza imporre requisiti aggiuntivi di legalizzazione.

Tuttavia, possono verificarsi circostanze eccezionali in cui un privato potrebbe comunque voler ottenere un’apostille su un estratto multilingue rilasciato in Germania. Ad esempio, ciò potrebbe essere necessario per utilizzare il documento in un paese che non è parte della Convenzione di Vienna, ma è parte della Convenzione dell’Aia sull’apostille. In tali casi, sorge la domanda se le autorità tedesche rilascino l’apostille su tali documenti, anche se non è strettamente necessario per l’uso in altri Stati membri della Convenzione di Vienna.

Le informazioni provenienti da fonti disponibili indicano che l’apostille degli estratti multilingue rilasciati in Germania è possibile. In particolare, si nota che un’unica apostille può includere un modulo multilingue rilasciato per certificati di nascita, matrimonio e morte.⁹ Si deve inoltre tenere conto del Regolamento UE 2016/1191, che esenta determinati documenti pubblici, inclusi i documenti di stato civile, dall’apostille quando presentati in un altro Stato membro dell’UE, e prevede la possibilità di allegare un modulo standard multilingue.⁸ La Germania è membro dell’Unione Europea. Inoltre, si indica che i documenti tedeschi di stato civile rilasciati in conformità con la Convenzione CIEC (Commissione Internazionale sullo Stato Civile) sono esenti da legalizzazione.⁷ I certificati di nascita multilingue rilasciati in Germania non richiedono ulteriore legalizzazione o apostille negli Stati partecipanti alla Convenzione di Vienna.²

Pertanto, sebbene l’apostille non sia generalmente richiesta per l’uso di estratti multilingue provenienti da paesi partecipanti alla Convenzione di Vienna in Germania, le autorità tedesche possono probabilmente rilasciare un’apostille su un estratto multilingue rilasciato in Germania su richiesta, specialmente se il documento è destinato all’uso in un paese non partecipante alla Convenzione di Vienna, ma partecipante alla Convenzione dell’Aia.

Autorità competenti in Germania per l’apostille dei documenti di stato civile (se applicabile)

In Germania, la struttura degli organi responsabili del rilascio degli apostilli è decentralizzata e dipende dal tipo di documento e dal Land federale (Bundesland) in cui è stato emesso.⁷ Non esiste un unico organo autorizzato a rilasciare apostilli su tutti i documenti pubblici emessi in Germania.¹⁰

Per i documenti federali (emessi da autorità o tribunali federali), l’organo competente è l’Ufficio federale per gli affari esteri (Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten – BfAA) a Brandeburgo sulla Havel.⁸ Fino al 31 dicembre 2022, di ciò si occupava l’Ufficio federale dell’amministrazione (Bundesverwaltungsamt) a Colonia.¹¹ Fanno eccezione i documenti del Tribunale federale dei brevetti e dell’Ufficio tedesco per brevetti e marchi, per i quali l’apostillo è rilasciato dal Presidente dell’Ufficio tedesco per brevetti e marchi.⁸

Per i documenti emessi dalle autorità dei Länder (inclusi i documenti di stato civile rilasciati dagli uffici locali di stato civile – Standesämter), l’organo competente varia a seconda del Land.⁷ Come esempi generali di organi competenti a livello di Land si possono citare:

I Ministeri dell’interno (o le Amministrazioni senatorie in città-stato come Berlino e Amburgo) per i documenti amministrativi.
I Commissari regionali (Regierungspräsidenten) o i Governi distrettuali (Bezirksregierungen).
Gli Uffici statali per la residenza e la regolamentazione (ad esempio, a Berlino).
I Comandi generali di polizia (ad esempio, in Bassa Sassonia per determinati documenti).
Le Direzioni di vigilanza e servizio (ad esempio, in Renania-Palatinato).
Le Direzioni statali (ad esempio, in Sassonia).
Gli Uffici amministrativi statali (ad esempio, in Sassonia-Anhalt e Turingia).
I Ministeri della giustizia (o le Amministrazioni senatorie) per gli organi dell’amministrazione giudiziaria, i tribunali e i notai.
I Presidenti dei tribunali regionali (Landgerichtspräsidenten) per i documenti emessi dai tribunali inferiori e dai notai all’interno del loro distretto.

In particolare, a Berlino l’Ufficio statale per le questioni di residenza e regolamentazione può essere l’autorità competente.¹⁰ In Baviera, l’autorità competente può essere la Regierung von Mittelfranken.²⁶ Per il Nord Reno-Westfalia, l’autorità competente può essere la Bezirksregierung Düsseldorf.

Pertanto, per determinare l’autorità corretta per l’apostillazione di un estratto multilingue rilasciato in Germania, è necessario conoscere il Land federale specifico in cui è stato rilasciato il documento. I documenti di stato civile (certificati di nascita, matrimonio, morte) sono generalmente rilasciati dagli uffici locali dello stato civile, che sono sotto la giurisdizione del rispettivo Land federale. Di conseguenza, l’autorità competente a rilasciare l’apostille sarà molto probabilmente un’organizzazione a livello di Land.

Procedure alternative di legalizzazione in Germania (se l’apostille non è applicabile o desiderabile)

Se il paese in cui verrà utilizzato l’estratto multilingue non è parte della Convenzione dell’Aja sull’apostille o se la Convenzione di Vienna non è applicabile (ad esempio, se il documento non è un estratto multilingue in formato standardizzato), il documento potrebbe necessitare di legalizzazione presso la rappresentanza diplomatica o consolare di quel paese in Germania.⁶ Questo processo di solito comporta una certificazione preliminare da parte di un’autorità tedesca competente (che può essere simile alle autorità che rilasciano l’apostille a livello di Land), seguita dalla legalizzazione presso l’ambasciata o il consolato. Per i paesi non rientranti nel quadro delle Convenzioni dell’Aja e di Vienna, il percorso tradizionale e più complesso della legalizzazione consolare rimane una procedura necessaria per garantire la validità giuridica internazionale dei documenti di stato civile tedeschi.

La Germania ha accordi bilaterali con alcuni paesi che possono semplificare il processo di legalizzazione o addirittura annullare questo requisito per determinati tipi di documenti.⁶ Tra questi paesi figurano Austria, Belgio, Danimarca, Francia, Grecia, Italia, Lussemburgo e Svizzera. Si consiglia all’utente di verificare i requisiti specifici del paese in cui intende utilizzare il documento per sapere se è applicabile un accordo bilaterale. Gli accordi bilaterali possono offrire una semplificazione ancora maggiore rispetto alle convenzioni multilaterali, adattata ai rapporti giuridici e amministrativi specifici tra i due paesi.

Per l’uso in altri Stati membri dell’UE, il Regolamento (UE) 2016/1191 esenta determinati documenti pubblici, inclusi i documenti di stato civile, dai requisiti di legalizzazione o apostilla.⁸ L’ente emittente può allegare al documento un modulo standard multilingue (MSF), eliminando potenzialmente la necessità di traduzione. Il regolamento UE garantisce il massimo livello di semplificazione per i documenti di stato civile all’interno dell’Unione Europea, eliminando quasi tutti gli ostacoli burocratici al loro reciproco riconoscimento.

La Convenzione di Vienna sul rilascio di estratti multilingue di atti di stato civile mira a semplificare l’uso internazionale dei certificati di nascita, matrimonio e morte standardizzandone il formato. La Germania è parte di questa convenzione, il che significa che gli estratti multilingue emessi in conformità con le sue disposizioni da altri Stati membri sono generalmente accettati in Germania senza necessità di apostilla o altra forma di legalizzazione.

Sebbene l’apostille di solito non sia richiesta per l’uso di tali estratti multilingue in Germania, le autorità tedesche possono rilasciare un’apostille su un estratto multilingue emesso in Germania su richiesta, specialmente se il documento è destinato all’uso in un paese non parte della Convenzione di Vienna, ma parte della Convenzione dell’Aia sull’apostille. L’autorità competente per il rilascio dell’apostille in Germania dipende dal tipo di documento e dal Land federale in cui è stato emesso. Per i documenti federali, è l’Ufficio federale per gli affari esteri, mentre per i documenti dei Länder sono i rispettivi ministeri dell’interno, della giustizia o le amministrazioni regionali.

Nei casi in cui la Convenzione di Vienna o la Convenzione dell’Aia sull’apostille non siano applicabili, potrebbero essere necessarie procedure di legalizzazione alternative, come la legalizzazione consolare presso l’ambasciata o il consolato del paese di destinazione, accordi bilaterali tra la Germania e quel paese, o, per l’uso in altri Stati membri dell’UE, le disposizioni del Regolamento UE 2016/1191.