Convenția de la Viena privind eliberarea extraselor multilingve din actele de stare civilă (1976)

Convenția de la Viena privind eliberarea extraselor multilingve din actele de stare civilă, semnată la 8 septembrie 1976, reprezintă un tratat internațional care are ca scop standardizarea formatului certificatelor de naștere, căsătorie și deces. Această standardizare este menită să faciliteze utilizarea acestor documente în țările participante, fără a fi necesară traducerea sau legalizarea suplimentară a acestora.¹ Convenția a fost elaborată de Comisia Internațională pentru Starea Civilă (ICCS).² Convenția anterioară din 1956 impunea furnizarea informațiilor în șapte limbi, ceea ce făcea procesul mai complex. Convenția de la Viena din 1976 a simplificat această procedură, limitând plasarea obligatorie a informațiilor la două limbi pe fața documentului, iar celelalte limbi fiind plasate pe verso.²

Necesitatea unui astfel de format standardizat a apărut ca urmare a creșterii mobilității internaționale a cetățenilor și a dificultăților legate de legalizarea documentelor în diferite jurisdicții. Prin simplificarea cerințelor de traducere și legalizare, convenția urmărește să eficientizeze procedurile administrative pentru utilizarea internațională a acestor documente esențiale.¹ Includerea multilingvismului abordează direct problema barierei lingvistice în schimbul internațional de documente. Metodele tradiționale de legalizare implicau adesea obținerea de traduceri certificate, ceea ce putea fi costisitor ca timp și resurse financiare. Abordarea Convenției de la Viena, care prevede extrase multilingve, rezolvă această problemă încă de la început, incluzând traducerile în documentul însuși.¹

Lista țărilor participante la Convenția de la Viena (1976)

Convenția de la Viena din 1976 a intrat în vigoare la 30 iulie 1983, după ratificarea sa de către cinci state.² Începând cu anul 2024, participanți la convenție sunt 23 de state europene și Capul Verde.² Mai jos este prezentată lista țărilor care sunt părți la această convenție:

Austria
Belgia

Informațiile din sursele disponibile indică faptul că apostilarea extraselor multilingve emise în Germania este posibilă. În special, se menționează că o apostilă poate include un formular multilingv emis pentru certificatele de naștere, căsătorie și deces.⁹ De asemenea, trebuie luat în considerare Regulamentul UE 2016/1191, care scutește anumite documente publice, inclusiv documentele de stare civilă, de apostilă atunci când sunt prezentate într-un alt stat membru al UE și prevede posibilitatea anexării unui formular standard multilingv.⁸ Germania este membră a Uniunii Europene. În plus, se indică faptul că documentele germane de stare civilă emise în conformitate cu Convenția CIEC (Comisia Internațională pentru Starea Civilă) sunt scutite de legalizare.⁷ Certificatele multilingve de naștere emise în Germania nu necesită legalizare sau apostilă suplimentară în statele părți la Convenția de la Viena.²

Astfel, deși apostila nu este de obicei necesară pentru utilizarea extraselor multilingve din țările părți la Convenția de la Viena în Germania, autoritățile germane pot, probabil, să emită apostila pentru un extras multilingv emis în Germania, la cerere, mai ales dacă documentul este destinat utilizării într-o țară care nu este parte a Convenției de la Viena, dar este parte a Convenției de la Haga.

Autoritățile competente din Germania pentru apostilarea documentelor de stare civilă (dacă este cazul)

În Germania, structura autorităților responsabile de eliberarea apostilelor este descentralizată și depinde de tipul documentului și de landul federal (Bundesland) în care a fost emis.⁷ Nu există o singură autoritate abilitată să elibereze apostile pentru toate documentele publice emise în Germania.¹⁰

Pentru documentele federale (emise de autoritățile federale sau instanțele judecătorești), autoritatea competentă este Oficiul Federal pentru Afaceri Externe (Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten – BfAA) din Brandenburg an der Havel.⁸ Până la 31 decembrie 2022, această atribuție era îndeplinită de Oficiul Federal de Administrație (Bundesverwaltungsamt) din Köln.¹¹ O excepție o constituie documentele Curții Federale de Patente și ale Oficiului German de Patente și Mărci, pentru care apostila este eliberată de Președintele Oficiului German de Patente și Mărci.⁸

Pentru documentele emise de autoritățile landurilor federale (inclusiv documentele de stare civilă emise de oficiile locale de stare civilă – Standesämter), autoritatea competentă variază în funcție de land.⁷ Ca exemple generale de autorități competente la nivel de land pot fi menționate:

Ministerele de Interne (sau Direcțiile Senatoriale în orașele-stat precum Berlin și Hamburg) pentru documentele administrative.
Comisarii regionali (Regierungspräsidenten) sau guvernele districtuale (Bezirksregierungen).
Oficiile de stat pentru reglementarea șederii și reglementări (de exemplu, în Berlin).
Direcțiile principale de poliție (de exemplu, în Saxonia Inferioară pentru anumite documente).
Direcțiile de supraveghere și servicii (de exemplu, în Renania-Palatinat).
Direcțiile de stat (de exemplu, în Saxonia).
Oficiile administrative de stat (de exemplu, în Saxonia-Anhalt și Turingia).
Ministerele Justiției (sau Direcțiile Senatoriale) pentru organele administrației judiciare, instanțe și notari.
Președinții tribunalelor regionale (Landgerichtspräsidenten) pentru documentele emise de instanțele inferioare și notarii din circumscripția lor.

În special, la Berlin, Oficiul de Stat pentru Probleme de Ședere și Reglementare poate fi autoritatea competentă.¹⁰ În Bavaria, autoritatea competentă poate fi Regierung von Mittelfranken.²⁶ Pentru Renania de Nord-Westfalia, autoritatea competentă poate fi Bezirksregierung Düsseldorf.

Astfel, pentru a determina autoritatea corectă pentru apostilarea extrasului multilingv emis în Germania, este necesar să se cunoască landul federal specific în care a fost emis documentul. Documentele de stare civilă (certificate de naștere, căsătorie, deces) sunt, de regulă, emise de oficiile locale de stare civilă, care se află în subordinea landului federal respectiv. Prin urmare, autoritatea împuternicită să emită apostila va fi, cel mai probabil, o organizație la nivel de land.

Proceduri alternative de legalizare în Germania (dacă apostila nu este aplicabilă sau nu este dorită)

Dacă țara în care va fi utilizat extrasul multilingv nu este parte a Convenției de la Haga privind apostila sau dacă Convenția de la Viena nu este aplicabilă (de exemplu, dacă documentul nu este un extras multilingv în format standardizat), documentul poate necesita legalizare la misiunea diplomatică sau consulară a acelei țări în Germania.⁶

Germania are acorduri bilaterale cu unele țări care pot simplifica procesul de legalizare sau chiar pot anula această cerință pentru anumite tipuri de documente.⁶ Printre aceste țări se numără Austria, Belgia, Danemarca, Franța, Grecia, Italia, Luxemburg și Elveția. Utilizatorul este sfătuit să verifice cerințele specifice ale țării în care intenționează să utilizeze documentul pentru a afla dacă este aplicabil acordul bilateral. Acordurile bilaterale pot oferi o simplificare și mai mare în comparație cu convențiile multilaterale, adaptată relațiilor juridice și administrative specifice dintre cele două țări.

Pentru utilizarea în alte state membre ale UE, Regulamentul (UE) 2016/1191 scutește anumite documente publice, inclusiv actele de stare civilă, de cerințele de legalizare sau apostilă.⁸ Autoritatea emitentă poate anexa la document un formular standard multilingv (FSM), ceea ce elimină potențial necesitatea traducerii. Regulamentul UE asigură cel mai înalt nivel de simplificare pentru actele de stare civilă în cadrul Uniunii Europene, eliminând aproape toate obstacolele birocratice pentru recunoașterea lor reciprocă.

Convenția de la Viena privind eliberarea extraselor multilingve din actele de stare civilă are ca scop simplificarea utilizării internaționale a certificatelor de naștere, căsătorie și deces prin standardizarea formatului acestora. Germania este parte la această convenție, ceea ce înseamnă că extrasele multilingve emise în conformitate cu prevederile sale de către alte state membre sunt, în general, acceptate în Germania fără a fi necesară apostilarea sau o altă formă de legalizare.

Deși apostila nu este de obicei necesară pentru utilizarea unor astfel de extrase multilingve în Germania, autoritățile germane pot elibera o apostilă pentru un extras multilingv emis în Germania, la cerere, în special dacă documentul este destinat utilizării într-o țară care nu este parte la Convenția de la Viena, dar este parte la Convenția de la Haga privind apostila. Autoritatea competentă pentru eliberarea apostilei în Germania depinde de tipul documentului și de landul federal în care a fost emis. Pentru documentele federale, aceasta este Oficiul Federal pentru Afaceri Externe, iar pentru documentele landurilor – ministerele de interne, justiție sau administrațiile regionale corespunzătoare.

În cazurile în care Convenția de la Viena sau Convenția de la Haga privind apostila nu sunt aplicabile, pot fi necesare proceduri alternative de legalizare, cum ar fi legalizarea consulară la ambasada sau consulatul țării de destinație, acordurile bilaterale dintre Germania și acea țară sau, pentru utilizarea în alte state membre UE, prevederile Regulamentului UE 2016/1191.