Wiener Übereinkommen über die Ausstellung mehrsprachiger Auszüge aus Personenstandsurkunden (1976)

Das Wiener Übereinkommen über die Ausstellung mehrsprachiger Auszüge aus Personenstandsurkunden, unterzeichnet am 8. September 1976, ist ein internationales Abkommen, das die Standardisierung des Formats von Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunden zum Ziel hat. Diese Standardisierung soll die Verwendung solcher Dokumente in den Vertragsstaaten erleichtern, ohne dass eine Übersetzung oder zusätzliche Legalisierung erforderlich ist.¹ Das Übereinkommen wurde von der Internationalen Kommission für das Personenstandswesen (ICCS) ausgearbeitet.² Das zuvor geltende Übereinkommen von 1956 verlangte die Angabe von Informationen in sieben Sprachen, was das Verfahren komplexer machte. Das Wiener Übereinkommen von 1976 vereinfachte dieses Verfahren, indem es die obligatorische Platzierung von Informationen auf der Vorderseite des Dokuments auf zwei Sprachen beschränkte und die übrigen Sprachen auf der Rückseite anordnete.²

Der Bedarf an einem solchen standardisierten Format entstand aufgrund der zunehmenden internationalen Mobilität der Bürger und der mit der Legalisierung von Dokumenten in verschiedenen Rechtsordnungen verbundenen Schwierigkeiten. Durch die Vereinfachung der Anforderungen an Übersetzung und Legalisierung zielt das Übereinkommen darauf ab, die Verwaltungsverfahren für die internationale Verwendung dieser wichtigen Dokumente zu optimieren.¹ Die Einbeziehung der Mehrsprachigkeit geht direkt das Problem der Sprachbarriere beim internationalen Austausch von Dokumenten an. Traditionelle Legalisierungsmethoden umfassten oft die Einholung beglaubigter Übersetzungen, was zeit- und kostenintensiv sein konnte. Der Ansatz des Wiener Übereinkommens mit mehrsprachigen Auszügen löst dieses Problem von vornherein, indem es Übersetzungen in das Dokument selbst integriert.¹

Liste der Vertragsstaaten des Wiener Übereinkommens (1976)

Das Wiener Übereinkommen von 1976 trat am 30. Juli 1983 in Kraft, nachdem es von fünf Staaten ratifiziert worden war.² Stand 2024 sind 23 europäische Staaten und Kap Verde Vertragsparteien des Übereinkommens.² Nachfolgend ist die Liste der Länder aufgeführt, die Vertragsparteien dieses Übereinkommens sind:

Österreich
Belgien
Bosnien und Herzegowina
Bulgarien
Kap Verde
Kroatien
Estland
Frankreich
Deutschland
Italien
Litauen
Luxemburg
Moldau
Montenegro
Niederlande (europäisches Hoheitsgebiet)
Nordmazedonien (als Rechtsnachfolger Jugoslawiens) ²
Polen
Portugal
Rumänien
Serbien (als Rechtsnachfolger Jugoslawiens) ²
Slowenien
Spanien
Schweiz
Türkei

Die geografische Verteilung der Teilnehmerstaaten, überwiegend europäisch, mit der Ergänzung von Kap Verde, weist auf die regionale Ausrichtung dieser Standardisierungsinitiative hin.² Die Internationale Kommission für das Personenstandswesen, die hauptsächlich aus europäischen Staaten besteht, hat folgerichtig zu einem Übereinkommen mit starker europäischer Beteiligung geführt. Die Aufnahme von Kap Verde könnte auf eine breitere Abdeckung oder auf besondere historische oder rechtliche Verbindungen hindeuten. Die Liste umfasst Länder mit unterschiedlichen Rechtssystemen und Sprachen, was den Erfolg des Übereinkommens bei der Erzielung eines Konsenses über ein standardisiertes Dokumentenformat trotz unterschiedlicher Verwaltungspraktiken unterstreicht.⁵ Die Fähigkeit, Länder mit verschiedenen Rechtstraditionen unter der Schirmherrschaft eines einzigen Übereinkommens zu vereinen, weist auf die praktischen Vorteile und die erkannte Notwendigkeit einer solchen Standardisierung im Bereich der Personenstandsdokumentation hin.

Zur Veranschaulichung ist nachstehend eine Tabelle der Teilnehmerstaaten mit Angabe des Datums der Unterzeichnung und Ratifizierung, sofern diese Informationen verfügbar sind, aufgeführt:

Staat	Unterzeichnung	Ratifizierung	Inkrafttreten
Österreich	8. September 1976	12. März 1981	30. Juli 1983
Belgien	8. September 1976	2. Juni 1997	2. Juli 1997
Bosnien und Herzegowina	–	11. Oktober 1995	6. März 1992
Bulgarien	–	18. November 2013	18. Dezember 2013
Kap Verde	–	17. September 2015	17. Oktober 2015
Kroatien	–	22. September 1993	22. Oktober 1993
Estland	–	24. November 2011	24. Dezember 2011
Frankreich	8. September 1976	17. Dezember 1986	16. Januar 1987
Deutschland	–	18. Juni 1997	18. Juli 1997
Italien	8. September 1976	14. August 1979	30. Juli 1983
Litauen	–	30. Dezember 2009	29. Januar 2010
Luxemburg	8. September 1976	28. April 1978	30. Juli 1983
Moldau	–	15. April 2008	15. Mai 2008
Montenegro	–	26. März 2007	3. Juni 2006
Niederlande	8. September 1976	27. März 1987	26. April 1987
Nordmazedonien	–	15. April 1994	17. November 1991
Polen	–	2. Oktober 2003	1. November 2003
Portugal	8. September 1976	30. Juni 1983	30. Juli 1983
Rumänien	–	6. Mai 2013	5. Juni 2013
Serbien	–	16. Oktober 2001	27. April 1992
Slowenien	–	1. Dezember 1992	31. Dezember 1992
Spanien	8. September 1976	25. März 1980	30. Juli 1983
Schweiz	8. September 1976	19. März 1990	18. April 1990
Türkei	8. September 1976	31. Mai 1985	30. Juni 1985

Diese Tabelle ermöglicht es, schnell festzustellen, ob ein interessierendes Land Vertragspartei des Übereinkommens ist, und die Chronologie der Annahme des Übereinkommens durch die verschiedenen Staaten nachzuvollziehen.²

Beteiligung Deutschlands am Wiener Übereinkommen (1976)

Deutschland ist Vertragspartei des Wiener Übereinkommens über die Ausstellung mehrsprachiger Auszüge aus Personenstandsregistern.² Deutschland ratifizierte das Übereinkommen am 18. Juni 1997, und es trat für Deutschland am 18. Juli 1997 in Kraft.² Die Teilnahme Deutschlands belegt sein Engagement, die internationale Anerkennung von Personenstandsdokumenten zu erleichtern und die damit verbundenen Verwaltungsverfahren für seine eigenen Bürger sowie für Bürger anderer Vertragsstaaten zu vereinfachen. Als großes europäisches Land mit bedeutenden internationalen Beziehungen steht der Beitritt Deutschlands zum Wiener Übereinkommen im Einklang mit seinen umfassenderen Bemühungen, die internationale rechtliche Zusammenarbeit zu fördern und grenzüberschreitende Verwaltungsprozesse zu optimieren.

Das Haager Apostille-Übereinkommen und sein Zusammenhang mit mehrsprachigen Auszügen

Das Haager Übereinkommen vom 5. Oktober 1961 zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation (Haager Apostille-Übereinkommen) bietet ein vereinfachtes Verfahren zur Legalisierung öffentlicher Urkunden für die Verwendung in anderen Vertragsstaaten dieses Übereinkommens.⁶ Die Apostille ist eine Bescheinigung, die die Echtheit einer öffentlichen Urkunde bestätigt, indem sie die Unterschrift und die Befugnis der unterzeichnenden Amtsperson beglaubigt.¹⁰ Die Apostille hat die Form eines quadratischen Stempels mit einem obligatorischen Titel in französischer Sprache.¹⁰

Das Haager Apostille-Übereinkommen verfolgt ein ähnliches Ziel wie das Wiener Übereinkommen – die Erleichterung der internationalen Anerkennung von Dokumenten – jedoch mit einem anderen Mechanismus: der Beglaubigung der Herkunft des Dokuments und nicht der Standardisierung seines Formats. Während das Wiener Übereinkommen darauf abzielt, ein universell akzeptiertes Dokumentenformat zu schaffen, löst das Haager Übereinkommen dieses Problem, indem es eine ordnungsgemäße Zertifizierung des Dokuments durch die Behörden des Herkunftslandes gewährleistet. Beide Übereinkommen streben danach, die Notwendigkeit komplexer und langwieriger Legalisierungsverfahren zu verringern.

Es ist wichtig zu beachten, dass mehrsprachige Auszüge, die gemäß dem Wiener Übereinkommen ausgestellt wurden, speziell dafür bestimmt sind, von anderen Mitgliedstaaten ohne weitere Legalisierung, einschließlich Apostille, anerkannt zu werden.¹ Das Übereinkommen selbst sieht die gegenseitige Anerkennung dieser standardisierten Dokumente vor.²²

Das Wiener Übereinkommen schafft ein in sich geschlossenes System der Anerkennung zwischen seinen Mitgliedstaaten, wodurch die zusätzliche Stufe der Apostille (im Kontext der Mitgliedstaaten) für mehrsprachige Auszüge im Allgemeinen überflüssig wird. Der eigentliche Zweck des Wiener Übereinkommens besteht darin, die Notwendigkeit weiterer Formalitäten wie Legalisierung oder Apostille zwischen den teilnehmenden Ländern zu beseitigen. Das standardisierte mehrsprachige Format ist der Schlüssel zu dieser gegenseitigen Anerkennung. Diese Ausnahme vereinfacht das Verfahren im Vergleich zum Haager Apostille-Übereinkommen für die darunter fallenden Dokumente noch weiter, da sie die Notwendigkeit einer zusätzlichen Beglaubigung entfallen lässt. Während das Haager Übereinkommen die Legalisierung vereinfacht, geht das Wiener Übereinkommen noch einen Schritt weiter, indem es das standardisierte Dokument in anderen Mitgliedstaaten ohne zusätzliche Authentifizierung direkt akzeptabel macht.

Apostillierung mehrsprachiger Auszüge in Deutschland

In der Regel ist für mehrsprachige Auszüge, die gemäß dem Wiener Übereinkommen ausgestellt wurden, für die Verwendung in Deutschland kein Apostille erforderlich, wenn das Dokument aus einem anderen Vertragsstaat dieses Übereinkommens stammt.² Deutschland ist als Unterzeichnerstaat des Wiener Übereinkommens verpflichtet, diese mehrsprachigen Auszüge ohne zusätzliche Formalitäten anzuerkennen.²² Für einen Nutzer, der einen mehrsprachigen Auszug aus einem Vertragsstaat des Wiener Übereinkommens besitzt, der für die Verwendung in Deutschland bestimmt ist, muss das Dokument rechtsgültig sein, ohne dass eine Apostillierung erforderlich ist. Auf der Grundlage des im Wiener Übereinkommen verankerten Prinzips der gegenseitigen Anerkennung ist Deutschland rechtlich verpflichtet, mehrsprachige Auszüge, die von anderen Vertragsstaaten ausgestellt wurden, ohne zusätzliche Legalisierungsanforderungen anzuerkennen.

Dennoch können außergewöhnliche Umstände eintreten, unter denen eine Privatperson dennoch wünschen könnte, einen Apostille für einen in Deutschland ausgestellten mehrsprachigen Auszug zu erhalten. Dies könnte beispielsweise erforderlich sein, um das Dokument in einem Land zu verwenden, das nicht Vertragspartei des Wiener Übereinkommens, aber Vertragspartei des Haager Apostille-Übereinkommens ist. In solchen Fällen stellt sich die Frage, ob die deutschen Behörden eine Apostille für solche Dokumente ausstellen, auch wenn dies für die Verwendung in anderen Mitgliedstaaten des Wiener Übereinkommens nicht zwingend erforderlich ist.

Informationen aus verfügbaren Quellen deuten darauf hin, dass die Apostillierung von in Deutschland ausgestellten mehrsprachigen Auszügen möglich ist. Insbesondere wird darauf hingewiesen, dass eine Apostille einen mehrsprachigen Vordruck umfassen kann, der für Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunden ausgestellt wurde.⁹ Zu berücksichtigen ist auch die EU-Verordnung 2016/1191, die bestimmte öffentliche Urkunden, einschließlich Personenstandsurkunden, bei Vorlage in einem anderen EU-Mitgliedstaat von der Apostille befreit und die Möglichkeit der Beifügung eines mehrsprachigen Standardformulars vorsieht.⁸ Deutschland ist Mitglied der Europäischen Union. Darüber hinaus wird darauf hingewiesen, dass deutsche Personenstandsurkunden, die gemäß dem CIEC-Übereinkommen (Internationale Kommission für das Personenstandswesen) ausgestellt wurden, von der Legalisation befreit sind.⁷ In Deutschland ausgestellte mehrsprachige Geburtsurkunden bedürfen in den Vertragsstaaten des Wiener Übereinkommens keiner weiteren Legalisation oder Apostille.²

Obwohl eine Apostille für die Verwendung mehrsprachiger Auszüge aus Vertragsstaaten des Wiener Übereinkommens in Deutschland in der Regel nicht erforderlich ist, können die deutschen Behörden auf Antrag wahrscheinlich eine Apostille für einen in Deutschland ausgestellten mehrsprachigen Auszug erteilen, insbesondere wenn das Dokument zur Verwendung in einem Land bestimmt ist, das nicht Vertragspartei des Wiener Übereinkommens, aber Vertragspartei des Haager Apostille-Übereinkommens ist.

Zuständige Behörden in Deutschland für die Apostillierung von Personenstandsurkunden (falls zutreffend)

In Deutschland ist die Struktur der für die Ausstellung von Apostillen zuständigen Stellen dezentralisiert und hängt von der Art des Dokuments und dem Bundesland ab, in dem es ausgestellt wurde.⁷ Es gibt keine einheitliche Stelle, die befugt ist, Apostillen für alle in Deutschland ausgestellten öffentlichen Dokumente zu erteilen.¹⁰

Für Bundesdokumente (ausgestellt von Bundesbehörden oder -gerichten) ist das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten (BfAA) in Brandenburg an der Havel die zuständige Behörde.⁸ Bis zum 31. Dezember 2022 war hierfür das Bundesverwaltungsamt in Köln zuständig.¹¹ Eine Ausnahme bilden Dokumente des Bundespatentgerichts und des Deutschen Patent- und Markenamts, für die die Apostille vom Präsidenten des Deutschen Patent- und Markenamts ausgestellt wird.⁸

Für Dokumente, die von Behörden der Bundesländer ausgestellt wurden (einschließlich Personenstandsurkunden, die von den örtlichen Standesämtern ausgestellt wurden), variiert die zuständige Behörde je nach Bundesland.⁷ Als allgemeine Beispiele für zuständige Behörden auf Landesebene sind zu nennen:

Innenministerien (bzw. Senatsverwaltungen in Stadtstaaten wie Berlin und Hamburg) für Verwaltungsdokumente.
Regierungspräsidenten oder Bezirksregierungen.
Landesämter für Einwanderung und Regulierung (z. B. in Berlin).
Polizeipräsidien (z. B. in Niedersachsen für bestimmte Dokumente).
Aufsichts- und Dienstleistungsdirektionen (z. B. in Rheinland-Pfalz).
Landesdirektionen (z. B. in Sachsen).
Landesverwaltungsämter (z. B. in Sachsen-Anhalt und Thüringen).
Justizministerien (bzw. Senatsverwaltungen) für Organe der Justizverwaltung, Gerichte und Notare.
Президенты региональных судов (Landgerichtspräsidenten) für Dokumente, die von untergeordneten Gerichten und Notaren in ihrem Bezirk ausgestellt wurden.

Insbesondere in Berlin kann das Landesamt für Einwanderung und Regelung die zuständige Behörde sein.¹⁰ In Bayern kann die Regierung von Mittelfranken die zuständige Behörde sein.²⁶ Für Nordrhein-Westfalen kann die Bezirksregierung Düsseldorf die zuständige Behörde sein.

Um die richtige Behörde für die Apostillierung eines in Deutschland ausgestellten mehrsprachigen Auszugs zu bestimmen, ist es daher notwendig, das konkrete Bundesland zu kennen, in dem das Dokument ausgestellt wurde. Personenstandsdokumente (Geburts-, Heirats-, Sterbeurkunden) werden in der Regel von den örtlichen Standesämtern ausgestellt, die der jeweiligen Landesverwaltung unterstehen. Folglich wird die für die Ausstellung der Apostille zuständige Behörde höchstwahrscheinlich eine Organisation auf Landesebene sein.

Alternative Legalisierungsverfahren in Deutschland (wenn die Apostille nicht anwendbar oder nicht erwünscht ist)

Wenn das Land, in dem der mehrsprachige Auszug verwendet werden soll, nicht Vertragspartei des Haager Apostille-Übereinkommens ist oder wenn das Wiener Übereinkommen nicht anwendbar ist (z. B. wenn das Dokument kein mehrsprachiger Auszug in standardisiertem Format ist), muss das Dokument möglicherweise bei der diplomatischen oder konsularischen Vertretung dieses Landes in Deutschland legalisiert werden.⁶ Dieser Prozess umfasst in der Regel eine vorherige Beglaubigung durch die zuständige deutsche Behörde (die den für die Apostille zuständigen Behörden auf Landesebene ähneln kann), gefolgt von der Legalisierung bei der Botschaft oder dem Konsulat. Für Länder, die nicht unter das Haager und das Wiener Übereinkommen fallen, bleibt der traditionelle, aufwändigere Weg der konsularischen Legalisierung das notwendige Verfahren, um die internationale Rechtsgültigkeit deutscher Personenstandsdokumente zu gewährleisten.

Deutschland hat mit einigen Ländern bilaterale Abkommen geschlossen, die den Legalisierungsprozess vereinfachen oder diese Anforderung für bestimmte Dokumententypen sogar aufheben können.⁶ Zu diesen Ländern gehören Österreich, Belgien, Dänemark, Frankreich, Griechenland, Italien, Luxemburg und die Schweiz. Dem Nutzer wird empfohlen, die spezifischen Anforderungen des Landes zu prüfen, in dem er das Dokument verwenden möchte, um festzustellen, ob ein bilaterales Abkommen anwendbar ist. Bilaterale Abkommen können im Vergleich zu multilateralen Übereinkommen eine noch weitergehende Vereinfachung bieten, die auf die spezifischen rechtlichen und administrativen Beziehungen zwischen den beiden Ländern zugeschnitten ist.

Für die Verwendung in anderen EU-Mitgliedstaaten befreit die Verordnung (EU) 2016/1191 bestimmte öffentliche Urkunden, einschließlich Personenstandsurkunden, von der Anforderung der Legalisation oder Apostille.⁸ Die ausstellende Behörde kann der Urkunde ein mehrsprachiges Standardformular (MSF) beifügen, wodurch eine Übersetzung möglicherweise überflüssig wird. Die EU-Verordnung gewährleistet das höchste Maß an Vereinfachung für Personenstandsurkunden innerhalb der Europäischen Union, indem sie fast alle bürokratischen Hürden für deren gegenseitige Anerkennung beseitigt.

Das Wiener Übereinkommen über die Ausstellung mehrsprachiger Auszüge aus Personenstandsregistern zielt darauf ab, die internationale Verwendung von Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunden durch die Standardisierung ihres Formats zu vereinfachen. Deutschland ist Vertragspartei dieses Übereinkommens, was bedeutet, dass mehrsprachige Auszüge, die von anderen Mitgliedstaaten gemäß seinen Bestimmungen ausgestellt wurden, in Deutschland in der Regel ohne Apostille oder eine andere Form der Legalisation anerkannt werden.

Obwohl für die Verwendung solcher mehrsprachiger Auszüge in Deutschland in der Regel keine Apostille erforderlich ist, können die deutschen Behörden auf Antrag eine Apostille für einen in Deutschland ausgestellten mehrsprachigen Auszug erteilen, insbesondere wenn das Dokument für die Verwendung in einem Land bestimmt ist, das nicht Vertragspartei des Wiener Übereinkommens, aber Vertragspartei des Haager Apostille-Übereinkommens ist. Die für die Erteilung einer Apostille in Deutschland zuständige Behörde hängt von der Art des Dokuments und dem Bundesland ab, in dem es ausgestellt wurde. Für Bundesdokumente ist dies das Auswärtige Amt, für Landesdokumente die jeweiligen Innen- oder Justizministerien oder die regionalen Verwaltungen.

In Fällen, in denen das Wiener Übereinkommen oder das Haager Apostille-Übereinkommen nicht anwendbar sind, können alternative Legalisierungsverfahren erforderlich sein, wie z. B. die konsularische Legalisierung bei der Botschaft oder dem Konsulat des Bestimmungslandes, bilaterale Abkommen zwischen Deutschland und diesem Land oder, für die Verwendung in anderen EU-Mitgliedstaaten, die Bestimmungen der EU-Verordnung 2016/1191.