Filial eller avdeling av en utenlandsk offentlig organisasjon i Republikken Moldova

I. Innledning

Denne rapporten vil hjelpe utenlandske ideelle organisasjoner med å forstå hvordan man åpner en filial i Republikken Moldova. Vi vil gjennomgå de viktigste lovene, registreringsprosessen, nødvendige dokumenter og skattevilkår.

Hovedloven som regulerer ideelle organisasjoner (NPOer) i Moldova, er Lov nr. 86 av 11. juni 2020 om ideelle organisasjoner. Den erstattet alle tidligere lover og er den eneste gjeldende informasjonskilden.

II. Mulighet for registrering av filial

Moldovsk lovgivning tillater utenlandske organisasjoner å åpne filialer. Statens tjenesteetat (ASP) har bekreftet at det ikke finnes spesielle begrensninger eller regler for utenlandske statsborgere og organisasjoner. Prosedyren er den samme for alle og er tydelig beskrevet i Lov nr. 86/2020.

Dette betyr at en utenlandsk organisasjon ikke vil møte på ekstra vanskeligheter på grunn av sin utenlandske opprinnelse. Det viktigste er å følge Moldovas generelle regler.

III. Prosedyre for statlig registrering

Kompetent organ: Statens tjenesteagentur (ASP)

Alle juridiske personer, inkludert filialer av ideelle organisasjoner, registreres hos Statens tjenesteagentur (ASP).

Trinn-for-trinn-veiledning:

1. Innlevering av søknad: Personlig, via e-post (med elektronisk signatur), eller som rekommandert post.
2. Betaling for tjenester: Via statens elektroniske betalingssystem.
3. Behandling: ASP kontrollerer dokumentene for samsvar med lovene.
4. Utstedelse av vedtak: Hvis alt er i orden, utsteder ASP et vedtak om registrering. Dette starter også skatte- og sosialregistreringen.

Standard registreringstid er 15 virkedager.

Viktige krav:

• Søker: Dokumentene må være fullstendige og nøyaktige. Det er obligatorisk å oppgi opplysninger om reelle rettighetshavere.
• Juridisk adresse: Filialen må ha en reell, bekreftet adresse i Moldova (f.eks. leiekontrakt).
• Navn: Filialens navn må kontrolleres og reserveres på forhånd.
• Aktiviteter: Angi tydelig filialens aktiviteter i henhold til Moldovas klassifikator (CAEM-2).

Spesiell oppmerksomhet rettes mot åpenhet rundt opplysninger om reelle rettighetshavere og tilstedeværelsen av en reell juridisk adresse. Dette bidrar til å bekjempe hvitvasking av penger.

IV. Liste over nødvendige dokumenter

Alle dokumenter må være på rumensk. Dette betyr at originaler av utenlandske dokumenter må oversettes og attesteres.

Viktig: Dokumenter utstedt i land som er parter i Haag-konvensjonen (f.eks. de fleste EU-land, USA) krever apostille. Men takket være bilaterale avtaler kreves det **verken apostille eller ytterligere legalisering** for dokumenter fra Ukraina.

Hoveddokumenter:

• Registreringssøknad.
• Vedtak fra morselskapet (utenlandsk NKO) om å opprette en filial. Dette må inneholde: filialens fulle navn, dens juridiske adresse, aktivitetstyper og navnet på den ansvarlige personen.
• Filialens stiftelsesdokumenter (f.eks. vedtekter for filialen) i to eksemplarer. De må inneholde de samme detaljene som vedtaket.
• Kopi av stiftelsesdokumentet til den utenlandske juridiske enheten (vedtekter for morselskapets NKO).
• Utskrift fra registeret der morselskapets NKO er registrert (bekreftelse på dens juridiske status).
• Dokument som bekrefter filialens juridiske adresse i Moldova (leiekontrakt eller eiendomsbevis).
• Identitetsdokumenter for filialens direktør/ansvarlige person (pass, oppholdstillatelse).
• Fullmakt, hvis dokumentene leveres av en representant.
• Informasjon om den reelle rettighetshaveren (endelig begunstiget) til morselskapets NKO.
• Bekreftelse på betaling av registreringsgebyrer.

V. Vilkår for aktivitet og skatteregime

Generelle rettigheter for NKOer:

• Spredning av informasjon, forlagsvirksomhet.
• Representasjon av medlemmenes interesser.
• Rett til å opprette filialer.
• Utøvelse av økonomisk aktivitet, hvis den er direkte knyttet til de vedtektsfestede formålene.
• Deltakelse i konkurranser om tilskudd.

Non-profit-organisasjoner i Moldova kan tjene penger for å støtte sitt oppdrag, men det er viktig at denne aktiviteten er tydelig knyttet til de vedtektsfestede målene.

Fritak fra inntektsskatt:

NPOer kan fritas fra inntektsskatt dersom de:

• Er registrert i henhold til moldovsk lov og handler strengt i henhold til vedtektene.
• Den økonomiske aktiviteten samsvarer med deres formål.
• Forbyr utdeling av overskudd mellom stiftere, medlemmer eller ansatte.
• Bruker alle midler utelukkende til vedtektsfestede formål.
• Ikke bruker midler til personlige interesser.
• Ikke støtter eller finansierer politiske partier.

Retten til skattefritak begynner fra registreringsdatoen. Ethvert brudd på disse vilkårene kan føre til tap av skattefordeler.

Beskatning av kommersiell virksomhet:

Dersom en filial mottar inntekt fra kommersiell virksomhet som ikke oppfyller de strenge vilkårene for fritak, beskattes denne inntekten med overskuddsskatt med en sats på 12%.

Det er nødvendig å føre separat regnskap for ikke-kommersiell og kommersiell virksomhet.

Andre skatteforpliktelser:

Filialen vil også betale:

• MVA (20% standardsats dersom omsetningen overstiger terskelen).
• Inntektsskatt for fysiske personer (av ansattes lønn).
• Avgifter til sosial- og helseforsikring.
• Muligens andre lokale skatter (eiendom, transport).

NPOer må årlig levere selvangivelse (skjema ONG17) og andre rapporter.

VI. Bilaterale avtaler mellom Moldova og Ukraina

Moldova og Ukraina har solide diplomatiske forbindelser og har undertegnet over 150 internasjonale avtaler. Nøkkeldokumentet er Avtalen om rettshjelp og rettsforhold i sivile og strafferettslige saker (1993).

Disse avtalene sikrer gjensidig anerkjennelse av offisielle dokumenter. Det betyr at ukrainske dokumenter aksepteres i Moldova uten behov for apostille.

Imidlertid oppretter disse avtalene ikke en egen, forenklet eller fremskyndet registreringsprosedyre spesielt for ukrainske NKO-er. Prosessen forblir generell, i henhold til moldovsk lovgivning.

VII. Viktige merknader og anbefalinger

Tips til forberedelse:

• Forbered dokumentene nøye: Sørg for nøyaktige oversettelser til rumensk.
• Åpenhet om reelle rettighetshavere: Gi fullstendig og nøyaktig informasjon.
• Reell juridisk adresse: Bekreft at det finnes en lovlig adresse i Moldova.
• Overensstemmelse med vedtektene: Sørg for at filialens vedtekter er i samsvar med moldovske NKO-lover, spesielt når det gjelder forbud mot overskuddsdeling.
• Profesjonell hjelp: Det anbefales sterkt å kontakte lokale advokater og regnskapsførere i Moldova. Dette vil bidra til å unngå feil og fremskynde prosessen.

Kontaktinformasjon til Statens tjenesteetat (ASP):

For oppdatert kontaktinformasjon og timebestilling, vennligst besøk den offisielle nettsiden til Statens tjenesteetat i Moldova.

Ordliste