Vīnes konvencija par daudzvalodu izrakstu izsniegšanu no civilstāvokļa aktiem (1976)

Vīnes konvencija par daudzvalodu izrakstu izsniegšanu no civilstāvokļa aktiem, kas parakstīta 1976. gada 8. septembrī, ir starptautisks līgums, kura mērķis ir standartizēt dzimšanas, laulības un miršanas apliecību formātu. Šī standartizācija ir paredzēta, lai atvieglotu šādu dokumentu izmantošanu dalībvalstīs bez nepieciešamības tos tulkot vai papildus legalizēt.¹ Konvenciju izstrādāja Starptautiskā civilstāvokļa jautājumu komisija (ICCS).² Iepriekšējā 1956. gada konvencija prasīja informācijas sniegšanu septiņās valodās, kas padarīja procesu sarežģītāku. 1976. gada Vīnes konvencija vienkāršoja šo procedūru, ierobežojot obligāto informācijas izvietošanu ar divām valodām dokumenta priekšpusē, bet pārējās valodas izvietojot aizmugurē.²

Nepieciešamība pēc šāda standartizēta formāta radās saistībā ar pieaugošo iedzīvotāju starptautisko mobilitāti un grūtībām, kas saistītas ar dokumentu legalizāciju dažādās jurisdikcijās. Vienkāršojot tulkošanas un legalizācijas prasības, konvencija cenšas optimizēt administratīvās procedūras šo svarīgo dokumentu starptautiskai izmantošanai.¹ Daudzvalodības iekļaušana tieši risina valodas barjeras problēmu starptautiskajā dokumentu apmaiņā. Tradicionālās legalizācijas metodes bieži ietvēra apliecinātu tulkojumu iegūšanu, kas varēja būt laikietilpīgi un finansiāli dārgi. Vīnes konvencijas pieeja, kas paredz daudzvalodu izrakstus, sākotnēji risina šo problēmu, iekļaujot tulkojumus pašā dokumentā.¹

Vīnes konvencijas (1976) dalībvalstu saraksts

1976. gada Vīnes konvencija stājās spēkā 1983. gada 30. jūlijā pēc tam, kad to ratificēja piecas valstis.² Uz 2024. gadu konvencijas dalībnieces ir 23 Eiropas valstis un Kaboverde.² Zemāk ir sniegts to valstu saraksts, kuras ir šīs konvencijas puses:

Austrija
Beļģija
Bosnija un Hercegovina
Bulgārija
Kaboverde
Horvātija
Igaunija
Francija
Vācija
Itālija
Lietuva
Luksemburga
Moldova
Melnkalne
Nīderlande (Eiropas teritorija)
Ziemeļmaķedonija (kā Dienvidslāvijas pēctece) ²
Polija
Portugāle
Rumānija
Serbija (kā Dienvidslāvijas pēctece) ²
Slovēnija
Spānija
Šveice
Turcija

Dalībvalstu ģeogrāfiskais sadalījums, galvenokārt Eiropas valstis, pievienojot Kaboverdi, norāda uz šīs standartizācijas iniciatīvas reģionālo ievirzi.² Starptautiskā civilstāvokļa komisija, kas galvenokārt sastāv no Eiropas valstīm, dabiski noveda pie konvencijas ar spēcīgu Eiropas dalību. Kaboverdes iekļaušana var liecināt par plašāku tvērumu vai īpašām vēsturiskām vai juridiskām saitēm. Sarakstā ir iekļautas valstis ar dažādām tiesību sistēmām un valodām, kas uzsver konvencijas panākumus, panākot vienprātību par standartizētu dokumentu formātu, neskatoties uz atšķirībām administratīvajās praksēs.⁵ Spēja apvienot valstis ar dažādām tiesību tradīcijām vienas konvencijas paspārnē norāda uz praktiskiem ieguvumiem un apzinātu nepieciešamību pēc šādas standartizācijas civilstāvokļa aktu dokumentācijas jomā.

Skaidrības labad zemāk ir tabula ar dalībvalstīm, norādot parakstīšanas un ratifikācijas datumus, ja šāda informācija ir pieejama:

Valsts	Parakstīšana	Ratifikācija	Stāšanās spēkā
Austrija	1976. gada 8. septembris	1981. gada 12. marts	1983. gada 30. jūlijs
Beļģija	1976. gada 8. septembris	1997. gada 2. jūnijs	1997. gada 2. jūlijs
Bosnija un Hercegovina	–	1995. gada 11. oktobris	1992. gada 6. marts
Bulgārija	–	2013. gada 18. novembris	2013. gada 18. decembris
Kaboverde	–	2015. gada 17. septembris	2015. gada 17. oktobris
Horvātija	–	1993. gada 22. septembris	1993. gada 22. oktobris
Igaunija	–	2011. gada 24. novembris	2011. gada 24. decembris
Francija	1976. gada 8. septembris	1986. gada 17. decembris	1987. gada 16. janvāris
Vācija	–	1997. gada 18. jūnijs	1997. gada 18. jūlijs
Itālija	1976. gada 8. septembris	1979. gada 14. augusts	1983. gada 30. jūlijs
Lietuva	–	2009. gada 30. decembris	2010. gada 29. janvāris
Luksemburga	1976. gada 8. septembris	1978. gada 28. aprīlis	1983. gada 30. jūlijs
Moldova	–	2008. gada 15. aprīlis	2008. gada 15. maijs
Melnkalne	–	2007. gada 26. marts	2006. gada 3. jūnijs
Nīderlande	1976. gada 8. septembris	1987. gada 27. marts	1987. gada 26. aprīlis
Ziemeļmaķedonija	–	1994. gada 15. aprīlis	1991. gada 17. novembris
Polija	–	2003. gada 2. oktobris	2003. gada 1. novembris
Portugāle	1976. gada 8. septembris	1983. gada 30. jūnijs	1983. gada 30. jūlijs
Rumānija	–	2013. gada 6. maijs	2013. gada 5. jūnijs
Serbija	–	2001. gada 16. oktobris	1992. gada 27. aprīlis
Slovēnija	–	1992. gada 1. decembris	1992. gada 31. decembris
Spānija	1976. gada 8. septembris	1980. gada 25. marts	1983. gada 30. jūlijs
Šveice	1976. gada 8. septembris	1990. gada 19. marts	1990. gada 18. aprīlis
Turcija	1976. gada 8. septembris	1985. gada 31. maijs	1985. gada 30. jūnijs

Šī tabula ļauj ātri noteikt, vai interesējošā valsts ir konvencijas dalībvalsts, un izsekot konvencijas pieņemšanas hronoloģijai dažādās valstīs.²

Vācijas dalība Vīnes konvencijā (1976)

Vācija ir Vīnes konvencijas par daudzvalodu izrakstu izsniegšanu no civilstāvokļa aktiem dalībvalsts.² Vācija ratificēja konvenciju 1997. gada 18. jūnijā, un tā stājās spēkā Vācijā 1997. gada 18. jūlijā.² Vācijas dalība liecina par tās apņemšanos atvieglot civilstāvokļa dokumentu starptautisku atzīšanu un vienkāršot ar to saistītās administratīvās procedūras saviem pilsoņiem un citu dalībvalstu pilsoņiem. Kā liela Eiropas valsts ar nozīmīgām starptautiskām saiknēm, Vācijas pievienošanās Vīnes konvencijai saskan ar tās plašākajiem centieniem attīstīt starptautisko tiesisko sadarbību un optimizēt pārrobežu administratīvos procesus.

Hāgas konvencija par apostille un tās saistība ar daudzvalodu izrakstiem

Hāgas konvencija, kas atceļ prasību par ārvalstu oficiālo dokumentu legalizāciju, no 1961. gada 5. oktobra (Hāgas konvencija par apostilli) paredz vienkāršotu publisko dokumentu legalizācijas metodi izmantošanai citās valstīs, kas ir šīs konvencijas dalībvalstis.⁶ Apostille ir apliecinājums, kas apstiprina publiskā dokumenta autentiskumu, apliecinot paraksta īstumu un parakstītājas amatpersonas pilnvaras.¹⁰ Apostillei ir kvadrātveida zīmoga forma ar obligātu virsrakstu franču valodā.¹⁰

Hāgas konvencija par apostilli veic līdzīgu mērķi kā Vīnes konvencija – atvieglot dokumentu starptautisku atzīšanu – bet ar citu mehānismu: dokumenta izcelsmes apliecināšanu, nevis tā formāta standartizāciju. Kamēr Vīnes konvencija ir vērsta uz vispārpieņemta dokumentu formāta izveidi, Hāgas konvencija šo problēmu risina, nodrošinot pienācīgu dokumenta sertifikāciju izcelsmes valsts iestādēs. Abas konvencijas cenšas samazināt nepieciešamību pēc sarežģītiem un ilgstošiem legalizācijas procesiem.

Svarīgi atzīmēt, ka daudzvalodu izraksti, kas izdoti saskaņā ar Vīnes konvenciju, ir īpaši paredzēti, lai tos pieņemtu citas dalībvalstis bez jebkādas turpmākas legalizācijas, ieskaitot apostilli.¹ Pati konvencija paredz šo standartizēto dokumentu savstarpēju atzīšanu.²² Vīnes konvencija izveido pašpietiekamu atzīšanas sistēmu starp savām dalībvalstīm, padarot papildu apostilles līmeni (dalībvalstu kontekstā) daudzvalodu izrakstiem kopumā nevajadzīgu. Vīnes konvencijas mērķis ir novērst nepieciešamību pēc turpmākām formalitātēm, piemēram, legalizācijas vai apostilles, starp dalībvalstīm. Standartizētais daudzvalodu formāts ir šīs savstarpējās atzīšanas atslēga. Šis izņēmums vēl vairāk vienkāršo procesu salīdzinājumā ar Hāgas konvenciju par apostilli dokumentiem, uz kuriem tā attiecas, jo tas novērš nepieciešamību iegūt papildu sertifikāciju. Kamēr Hāgas konvencija vienkāršo legalizāciju, Vīnes konvencija iet vēl tālāk, padarot standartizēto dokumentu tieši pieņemamu citās dalībvalstīs bez jebkādas papildu autentifikācijas.

Apostilēšana daudzvalodu izrakstiem Vācijā

Parasti apostille nav nepieciešama daudzvalodu izrakstiem, kas izdoti saskaņā ar Vīnes konvenciju, izmantošanai Vācijā, ja dokuments ir no citas šīs konvencijas dalībvalsts.² Vācija, būdama Vīnes konvencijas parakstītāja, ir pienākums pieņemt šos daudzvalodu izrakstus bez papildu formalitātēm.²² Lietotājam, kuram ir daudzvalodu izraksts no Vīnes konvencijas dalībvalsts, kas paredzēts izmantošanai Vācijā, dokumentam jābūt juridiski derīgam bez nepieciešamības to apostilēt. Pamatojoties uz Vīnes konvencijā nostiprināto savstarpējās atzīšanas principu, Vācijai ir juridisks pienākums pieņemt daudzvalodu izrakstus, ko izdevušas citas dalībvalstis, neizvirzot papildu legalizācijas prasības.

Tomēr var rasties izņēmuma apstākļi, kad privātpersona tomēr var vēlēties saņemt apostili uz Vācijā izdotu daudzvalodu izrakstu. Piemēram, tas var būt nepieciešams, lai dokumentu izmantotu valstī, kas nav Vīnes konvencijas dalībvalsts, bet ir Hāgas konvencijas par apostili dalībvalsts. Šādos gadījumos rodas jautājums, vai Vācijas iestādes izsniedz apostili šādiem dokumentiem, pat ja tas nav stingri nepieciešams izmantošanai citās Vīnes konvencijas dalībvalstīs.

Informācija no pieejamajiem avotiem norāda, ka Vācijā izdotu daudzvalodu izrakstu apostilēšana ir iespējama. Jo īpaši tiek atzīmēts, ka viena apostile var ietvert vienu daudzvalodu veidlapu, kas izdota dzimšanas, laulības un miršanas apliecībām.⁹ Jāņem vērā arī ES Regula 2016/1191, kas atbrīvo noteiktus publiskus dokumentus, tostarp civilstāvokļa dokumentus, no apostiles, tos iesniedzot citā ES dalībvalstī, un paredz iespēju pievienot daudzvalodu standarta veidlapu.⁸ Vācija ir Eiropas Savienības dalībvalsts. Turklāt tiek norādīts, ka Vācijas civilstāvokļa dokumenti, kas izdoti saskaņā ar CIEC (Starptautiskās civilstāvokļa komisijas) konvenciju, ir atbrīvoti no legalizācijas.⁷ Vācijā izdotas daudzvalodu dzimšanas apliecības neprasa turpmāku legalizāciju vai apostili Vīnes konvencijas dalībvalstīs.²

Tādējādi, lai gan apostile parasti nav nepieciešama, lai Vācijā izmantotu daudzvalodu izrakstus no Vīnes konvencijas dalībvalstīm, Vācijas iestādes, visticamāk, pēc pieprasījuma var izsniegt apostili Vācijā izdotam daudzvalodu izrakstam, jo īpaši, ja dokuments ir paredzēts izmantošanai valstī, kas nav Vīnes konvencijas dalībvalsts, bet ir Hāgas konvencijas dalībvalsts.

Kompetentās iestādes Vācijā civilstāvokļa dokumentu apostilēšanai (ja piemērojams)

Vācijā struktūra, kas atbild par apustilu izsniegšanu, ir decentralizēta un atkarīga no dokumenta veida un federālās zemes (Bundesland), kurā tas izsniegts.⁷ Nav vienotas iestādes, kas būtu pilnvarota izsniegt apustilus visiem Vācijā izsniegtajiem publiskajiem dokumentiem.¹⁰

Federālajiem dokumentiem (ko izsniegušas federālās iestādes vai tiesas) kompetentā iestāde ir Federālais ārlietu dienests (Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten – BfAA) Brandenburgā pie Hāfeles.⁸ Līdz 2022. gada 31. decembrim ar to nodarbojās Federālā administratīvā iestāde (Bundesverwaltungsamt) Ķelnē.¹¹ Izņēmums ir Federālās Patentu tiesas un Vācijas Patentu un preču zīmju biroja dokumenti, kuriem apustili izsniedz Vācijas Patentu un preču zīmju biroja prezidents.⁸

Dokumentiem, ko izsniegušas federālo zemju iestādes (ieskaitot civilstāvokļa dokumentus, ko izsniegušas vietējās dzimtsarakstu nodaļas – Standesämter), kompetentā iestāde atšķiras atkarībā no zemes.⁷ Kā vispārīgi piemēri kompetentajām iestādēm zemju līmenī var minēt:

Iekšlietu ministrijas (vai Senāta pārvaldes tādās pilsētvalstīs kā Berlīne un Hamburga) administratīvajiem dokumentiem.
Reģionālie komisāri (Regierungspräsidenten) vai apgabalu valdības (Bezirksregierungen).
Valsts dzīvesvietas un regulējuma pārvaldes (piemēram, Berlīnē).
Galvenās policijas pārvaldes (piemēram, Lejassaksijā noteiktiem dokumentiem).
Uzraudzības un pakalpojumu direkcijas (piemēram, Reinzemē-Pfalcā).
Valsts direkcijas (piemēram, Saksijā).
Valsts administratīvās iestādes (piemēram, Saksijā-Anhaltē un Tīringenē).
Tieslietu ministrijas (vai Senāta pārvaldes) tiesu administrācijas iestādēm, tiesām un notāriem.
Apgabaltiesu prezidenti (Landgerichtspräsidenten) dokumentiem, ko izsniegušas zemākas instances tiesas un notāri viņu apgabalā.

Konkrēti, Berlīnē par kompetentu iestādi var būt Valsts pārvalde dzīvesvietas un regulējuma jautājumos.¹⁰ Bavārijā attiecīgā iestāde var būt Regierung von Mittelfranken.²⁶ Ziemeļreinas-Vestfālenes federālajai zemei kompetentā iestāde var būt Bezirksregierung Düsseldorf.

Tādējādi, lai noteiktu pareizo iestādi apostille uzlikšanai daudzvalodu izrakstam, kas izdots Vācijā, ir jāzina konkrētā federālā zeme, kurā dokuments tika izsniegts. Civilstāvokļa dokumenti (dzimšanas, laulības, miršanas apliecības) parasti tiek izsniegti vietējās dzimtsarakstu iestādēs, kas ir attiecīgās federālās zemes pārziņā. Līdz ar to iestāde, kas ir pilnvarota izsniegt apostille, visticamāk, būs organizācija zemes līmenī.

Alternatīvas legalizācijas procedūras Vācijā (ja apostille nav piemērojama vai nav vēlama)

Ja valsts, kurā tiks izmantots daudzvalodu izraksts, nav Hāgas konvencijas par apostille dalībvalsts vai ja Vīnes konvencija nav piemērojama (piemēram, ja dokuments nav daudzvalodu izraksts standartizētā formātā), dokuments var būt jālegalizē šīs valsts diplomātiskajā vai konsulārajā pārstāvniecībā Vācijā.⁶ Šis process parasti ietver iepriekšēju sertifikāciju kompetentā Vācijas iestādē (kas var būt līdzīga iestādēm, kas izsniedz apostille zemes līmenī), kam seko legalizācija vēstniecībā vai konsulātā. Valstīm, kas neietilpst Hāgas un Vīnes konvenciju darbības jomā, tradicionālais, sarežģītākais konsulārās legalizācijas ceļš joprojām ir nepieciešama procedūra, lai nodrošinātu Vācijas civilstāvokļa dokumentu starptautisko juridisko spēku.

Vācijai ir divpusēji līgumi ar dažām valstīm, kas var vienkāršot legalizācijas procesu vai pat atcelt šo prasību noteiktiem dokumentu veidiem.⁶ Šīs valstis ir Austrija, Beļģija, Dānija, Francija, Grieķija, Itālija, Luksemburga un Šveice. Lietotājam ieteicams pārbaudīt konkrētās valsts prasības, kurā viņš plāno izmantot dokumentu, lai noskaidrotu, vai ir piemērojams divpusējais līgums. Divpusējie līgumi var piedāvāt vēl lielāku vienkāršošanu salīdzinājumā ar daudzpusējām konvencijām, kas pielāgota konkrētajām juridiskajām un administratīvajām attiecībām starp abām valstīm.

Lai izmantotu citās ES dalībvalstīs, Regula (ES) 2016/1191 atbrīvo noteiktus publiskus dokumentus, tostarp civilstāvokļa dokumentus, no legalizācijas vai apostiljas prasībām.⁸ Izdevēja iestāde var pievienot dokumentam daudzvalodu standarta veidlapu (MSF), kas potenciāli novērš nepieciešamību pēc tulkojuma. ES regula nodrošina visaugstāko vienkāršošanas līmeni civilstāvokļa dokumentiem Eiropas Savienībā, novēršot gandrīz visus birokrātiskos šķēršļus to savstarpējai atzīšanai.

Vīnes konvencija par daudzvalodu izrakstu izsniegšanu no civilstāvokļa aktiem ir vērsta uz starptautiskās dzimšanas, laulības un miršanas apliecību izmantošanas vienkāršošanu, standartizējot to formātu. Vācija ir šīs konvencijas dalībvalsts, kas nozīmē, ka daudzvalodu izraksti, kas izsniegti saskaņā ar tās noteikumiem citās dalībvalstīs, parasti tiek pieņemti Vācijā bez nepieciešamības pēc apostiljas vai citas legalizācijas formas.

Lai gan parasti apostille nav nepieciešama šādu daudzvalodu izrakstu izmantošanai Vācijā, Vācijas iestādes pēc pieprasījuma var izsniegt apostilli uz Vācijā izsniegta daudzvalodu izraksta, īpaši, ja dokuments ir paredzēts izmantošanai valstī, kas nav Vīnes konvencijas dalībvalsts, bet ir Hāgas konvencijas par apostilli dalībvalsts. Kompetentā iestāde apostilles izsniegšanai Vācijā ir atkarīga no dokumenta veida un federālās zemes, kurā tas izsniegts. Federālajiem dokumentiem tā ir Federālā ārlietu pārvalde, bet zemju dokumentiem – attiecīgās iekšlietu, tieslietu ministrijas vai reģionālās administrācijas.

Gadījumos, kad Vīnes konvencija vai Hāgas konvencija par apostilli nav piemērojama, var būt nepieciešamas alternatīvas legalizācijas procedūras, piemēram, konsulārā legalizācija galamērķa valsts vēstniecībā vai konsulātā, divpusējie nolīgumi starp Vāciju un šo valsti, vai, izmantošanai citās ES dalībvalstīs, ES Regulas 2016/1191 noteikumi.