Bijkantoor of afdeling van een buitenlandse publieke organisatie in de Republiek Moldavië

I. Inleiding

Dit rapport helpt buitenlandse non-profitorganisaties te begrijpen hoe ze een bijkantoor kunnen openen in de Republiek Moldavië. We bespreken de belangrijkste wetten, het registratieproces, de benodigde documenten en fiscale voorwaarden.

De belangrijkste wet die non-profitorganisaties (NPO’s) in Moldavië reguleert, is Wet nr. 86 van 11 juni 2020 betreffende non-profitorganisaties. Deze heeft alle eerdere wetten vervangen en is de enige actuele informatiebron.

II. Mogelijkheid tot registratie van een bijkantoor

De Moldavische wetgeving staat buitenlandse organisaties toe bijkantoren te openen. De Agentschap voor Overheidsdiensten (AOD) heeft bevestigd dat er voor buitenlandse burgers en organisaties geen speciale beperkingen of regels zijn. De procedure is voor iedereen hetzelfde en is duidelijk beschreven in Wet nr. 86/2020.

Dit betekent dat een buitenlandse organisatie niet wordt geconfronteerd met extra complicaties vanwege haar buitenlandse herkomst. Het belangrijkste is om de algemene regels van Moldavië te volgen.

III. Procedure voor staatsregistratie

Bevoegde instantie: Agentschap voor Overheidsdiensten (ASP)

Alle rechtspersonen, inclusief bijkantoren van NPO’s, worden geregistreerd bij het Agentschap voor Overheidsdiensten (ASP).

Stapsgewijze instructie:

1. Indienen van de aanvraag: Persoonlijk, per e-mail (met elektronische handtekening), of per aangetekende post.
2. Betaling van diensten: Via het staats elektronische betalingssysteem.
3. Behandeling: De ASP controleert de documenten op naleving van de wetten.
4. Uitgifte van de beslissing: Als alles in orde is, geeft de ASP een beslissing tot registratie af. Dit start ook de fiscale en sociale registratie.

De standaard registratietermijn is 15 werkdagen.

Belangrijke vereisten:

• Aanvrager: De documenten moeten volledig en nauwkeurig zijn. Het is verplicht om gegevens over de uiteindelijk gerechtigden te vermelden.
• Rechtsadres: Het bijkantoor moet een reëel, bevestigd adres in Moldavië hebben (bijvoorbeeld een huurovereenkomst).
• Naam: De naam van het bijkantoor moet vooraf worden gecontroleerd en gereserveerd.
• Activiteiten: Vermeld duidelijk de activiteiten van het bijkantoor volgens de Moldavische Classificatie (CAEM-2).

Bijzondere aandacht wordt besteed aan de transparantie van gegevens over uiteindelijk gerechtigden en de aanwezigheid van een reëel rechtsadres. Dit helpt bij de bestrijding van witwassen.

IV. Lijst van vereiste documenten

Alle documenten moeten in het Roemeens zijn. Dit betekent dat originelen van buitenlandse documenten moeten worden vertaald en gewaarmerkt.

Belangrijk: Documenten afgegeven in landen die deelnemen aan het Haags Verdrag (bijv. de meeste EU-landen, de VS) vereisen een apostille. Echter, dankzij bilaterale overeenkomsten zijn voor documenten uit Oekraïne **geen apostille of aanvullende legalisatie vereist**.

Belangrijkste documenten:

• Aanvraag tot registratie.
• Besluit van de moederorganisatie (buitenlandse NPO) tot oprichting van een filiaal. Hierin moeten worden vermeld: de volledige naam van het filiaal, het juridische adres, de activiteitensectoren en de naam van de verantwoordelijke persoon.
• Oprichtingsdocumenten van het filiaal (bijv. het Reglement van het filiaal) in twee exemplaren. Deze moeten dezelfde details bevatten als het besluit.
• Kopie van het oprichtingsdocument van de buitenlandse rechtspersoon (Statuten van de moeder-NPO).
• Uittreksel uit het register waar de moeder-NPO is geregistreerd (bevestiging van haar juridische status).
• Document ter bevestiging van het juridische adres van het filiaal in Moldavië (huurovereenkomst of eigendomsbewijs).
• Identiteitsdocumenten van de directeur/verantwoordelijke persoon van het filiaal (paspoort, verblijfsvergunning).
• Volmacht, indien de documenten door een vertegenwoordiger worden ingediend.
• Informatie over de uiteindelijk gerechtigde (eindbegunstigde) van de moeder-NPO.
• Bewijs van betaling van registratiekosten.

V. Activiteitenvoorwaarden en fiscaal regime

Algemene rechten van NPO’s:

• Verspreiding van informatie, uitgeversactiviteiten.
• Vertegenwoordiging van de belangen van haar leden.
• Recht op oprichting van filialen.
• Het voeren van economische activiteiten, indien deze rechtstreeks verband houden met de statutaire doelen.
• Deelname aan aanbestedingen voor subsidies.

NGO’s in Moldavië kunnen geld verdienen om hun missie te ondersteunen, maar het is belangrijk dat deze activiteit duidelijk verband houdt met de statutaire doelen.

Vrijstelling van inkomstenbelasting:

NGO’s kunnen worden vrijgesteld van inkomstenbelasting als zij:

• Zijn geregistreerd volgens de Moldavische wet en strikt handelen volgens de statuten.
• De economische activiteit overeenkomt met hun doelen.
• De uitkering van winst verbieden aan oprichters, leden of werknemers.
• Alle middelen uitsluitend voor statutaire doeleinden gebruiken.
• Geen middelen gebruiken voor persoonlijke belangen.
• Geen politieke partijen steunen of financieren.

Het recht op belastingvrijstelling begint op de dag van registratie. Elke schending van deze voorwaarden kan leiden tot verlies van belastingvoordelen.

Belastingheffing op commerciële activiteiten:

Als een filiaal inkomsten verwerft uit commerciële activiteiten die niet voldoen aan de strikte vrijstellingsvoorwaarden, wordt dit inkomen belast met vennootschapsbelasting tegen een tarief van 12%.

Het is noodzakelijk om gescheiden boekhouding te voeren voor niet-commerciële en commerciële activiteiten.

Andere belastingverplichtingen:

Het filiaal zal ook betalen:

• BTW (20% standaardtarief, als de omzet de drempel overschrijdt).
• Inkomstenbelasting voor natuurlijke personen (op salarissen van werknemers).
• Premies voor sociale en medische verzekeringen.
• Mogelijk andere lokale belastingen (onroerendezaakbelasting, motorrijtuigenbelasting).

NGO’s moeten jaarlijks een belastingaangifte (formulier ONG17) en andere rapporten indienen.

VI. Bilaterale overeenkomsten tussen Moldavië en Oekraïne

Moldavië en Oekraïne hebben sterke diplomatieke betrekkingen en hebben meer dan 150 internationale verdragen ondertekend. Het belangrijkste document is het Verdrag inzake rechtshulp en rechtsbetrekkingen in burgerlijke en strafzaken (1993).

Deze overeenkomsten waarborgen de wederzijdse erkenning van officiële documenten. Dit betekent dat Oekraïense documenten in Moldavië worden geaccepteerd zonder dat een apostille nodig is.

Deze verdragen creëren echter geen aparte, vereenvoudigde of versnelde registratieprocedure die specifiek is bedoeld voor Oekraïense NGO’s. Het proces blijft algemeen, volgens de Moldavische wetgeving.

VII. Belangrijke opmerkingen en aanbevelingen

Tips voor voorbereiding:

• Bereid documenten zorgvuldig voor: Zorg voor de nauwkeurigheid van vertalingen naar het Roemeens.
• Transparantie van uiteindelijke begunstigden: Verstrek volledige en nauwkeurige informatie.
• Werkelijk juridisch adres: Bevestig de aanwezigheid van een wettelijk adres in Moldavië.
• Overeenstemming van de statuten: Zorg ervoor dat de statuten van de bijkantoren voldoen aan de Moldavische wetgeving inzake NGO’s, met name wat betreft de niet-uitkering van winst.
• Professionele hulp: Het wordt sterk aanbevolen om lokale advocaten en accountants in Moldavië in te schakelen. Dit helpt fouten te voorkomen en versnelt het proces.

Contactgegevens van de Agentschap voor Overheidsdiensten (ASP):

Voor actuele contactinformatie en het maken van een afspraak, bezoek dan de officiële website van de Agentschap voor Overheidsdiensten van Moldavië.

Verklarende woordenlijst