Oddział lub jednostka zagranicznej organizacji publicznej w Republice Mołdawii

I. Wprowadzenie

Niniejszy raport pomoże zagranicznym organizacjom non-profit zrozumieć, jak otworzyć oddział w Republice Mołdawii. Omówimy główne przepisy prawne, proces rejestracji, wymagane dokumenty i warunki podatkowe.

Główną ustawą regulującą organizacje non-profit (NGO) w Mołdawii jest Ustawa nr 86 z dnia 11 czerwca 2020 r. o organizacjach non-profit. Zastąpiła ona wszystkie poprzednie ustawy i jest jedynym aktualnym źródłem informacji.

II. Możliwość rejestracji oddziału

Mołdawskie ustawodawstwo zezwala organizacjom zagranicznym na otwieranie oddziałów. Agencja Usług Publicznych (ASP) potwierdziła, że dla cudzoziemców i organizacji zagranicznych nie ma specjalnych ograniczeń ani zasad. Procedura jest taka sama dla wszystkich i jest jasno opisana w Ustawie nr 86/2020.

To oznacza, że zagraniczna organizacja nie napotka dodatkowych trudności ze względu na swoje obce pochodzenie. Najważniejsze to przestrzegać ogólnych zasad Mołdawii.

III. Procedura rejestracji państwowej

Organ właściwy: Agencja Usług Publicznych (AUP)

Wszystkie osoby prawne, w tym oddziały organizacji non-profit, rejestrowane są w Agencji Usług Publicznych (AUP).

Instrukcja krok po kroku:

1. Złożenie wniosku: Osobiście, pocztą elektroniczną (z podpisem elektronicznym) lub listem poleconym.
2. Opłata za usługi: Za pośrednictwem państwowego elektronicznego systemu płatności.
3. Rozpatrzenie: AUP sprawdza dokumenty pod kątem zgodności z prawem.
4. Wydanie decyzji: Jeśli wszystko jest w porządku, AUP wydaje decyzję o rejestracji. Uruchamia to również rejestrację podatkową i ubezpieczeniową.

Standardowy termin rejestracji wynosi 15 dni roboczych.

Ważne wymagania:

• Wnioskodawca: Dokumenty muszą być kompletne i dokładne. Należy koniecznie podać dane o beneficjentach rzeczywistych.
• Adres prawny: Oddział musi posiadać rzeczywisty, potwierdzony adres w Mołdawii (np. umowa najmu).
• Nazwa: Nazwa oddziału musi być wcześniej sprawdzona i zarezerwowana.
• Rodzaje działalności: Wyraźnie wskaż rodzaje działalności oddziału zgodnie z Klasyfikatorem Mołdawii (CAEM-2).

Szczególną uwagę przywiązuje się do przejrzystości danych o beneficjentach rzeczywistych oraz posiadania rzeczywistego adresu prawnego. Pomaga to w walce z praniem pieniędzy.

IV. Wykaz wymaganych dokumentów

Wszystkie dokumenty muszą być w języku rumuńskim. Oznacza to, że oryginały dokumentów zagranicznych należy przetłumaczyć i poświadczyć.

Ważne: Dokumenty wydane w państwach-stronach Konwencji haskiej (np. większość krajów UE, USA) wymagają apostille. Jednak dzięki umowom dwustronnym, w przypadku dokumentów z Ukrainy **apostille ani dodatkowa legalizacja nie są wymagane**.

Podstawowe dokumenty:

• Wniosek o rejestrację.
• Decyzja organizacji macierzystej (zagranicznej organizacji pozarządowej) o otwarciu oddziału. Muszą w niej być wskazane: pełna nazwa oddziału, jego adres prawny, rodzaje działalności oraz imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej.
• Dokumenty założycielskie oddziału (np. Regulamin oddziału) w dwóch egzemplarzach. Powinny zawierać te same szczegóły co decyzja.
• Kopia dokumentu założycielskiego zagranicznej osoby prawnej (Statutu organizacji macierzystej).
• Odpis z rejestru, w którym zarejestrowana jest organizacja macierzysta (potwierdzenie jej statusu prawnego).
• Dokument potwierdzający adres prawny oddziału w Mołdawii (umowa najmu lub świadectwo własności).
• Dokumenty tożsamości dyrektora/osoby odpowiedzialnej oddziału (paszport, karta pobytu).
• Pełnomocnictwo, jeśli dokumenty składa przedstawiciel.
• Informacja o beneficjencie rzeczywistym (ostatecznym beneficjencie) organizacji macierzystej.
• Potwierdzenie uiszczenia opłat rejestracyjnych.

V. Warunki działalności i reżim podatkowy

Ogólne prawa organizacji pozarządowych:

• Rozpowszechnianie informacji, działalność wydawnicza.
• Reprezentowanie interesów swoich członków.
• Prawo do tworzenia oddziałów.
• Prowadzenie działalności gospodarczej, jeśli jest bezpośrednio związana z celami statutowymi.
• Udział w konkursach na granty.

NGO w Mołdawii mogą zarabiać pieniądze na wsparcie swojej misji, ale ważne jest, aby ta działalność była ściśle związana z celami statutowymi.

Zwolnienie z podatku dochodowego:

NGO mogą być zwolnione z podatku dochodowego, jeśli:

• Są zarejestrowane zgodnie z prawem Mołdawii i działają ściśle według statutu.
• Działalność gospodarcza odpowiada ich celom.
• Zakazują dystrybucji zysku między założycielami, członkami lub pracownikami.
• Wykorzystują wszystkie środki wyłącznie na cele statutowe.
• Nie wykorzystują środków do celów osobistych.
• Nie wspierają ani nie finansują partii politycznych.

Prawo do zwolnienia z podatku zaczyna się od dnia rejestracji. Każde naruszenie tych warunków może prowadzić do utraty ulg podatkowych.

Opodatkowanie działalności gospodarczej:

Jeśli oddział uzyskuje dochód z działalności gospodarczej, która nie spełnia ścisłych warunków zwolnienia, dochód ten podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym według stawki 12%.

Należy prowadzić oddzielną ewidencję księgową dla działalności niekomercyjnej i komercyjnej.

Inne zobowiązania podatkowe:

Oddział będzie również płacić:

• VAT (20% stawka standardowa, jeśli obrót przekracza próg).
• Podatek dochodowy od osób fizycznych (od wynagrodzeń pracowników).
• Składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne.
• Ewentualnie inne podatki lokalne (od nieruchomości, transportu).

NGO są zobowiązane do corocznego składania deklaracji podatkowej (formularz ONG17) i innych raportów.

VI. Umowy dwustronne między Mołdawią a Ukrainą

Mołdawia i Ukraina utrzymują trwałe stosunki dyplomatyczne i podpisały ponad 150 umów międzynarodowych. Kluczowym dokumentem jest Traktat o pomocy prawnej i stosunkach prawnych w sprawach cywilnych i karnych (1993 r.).

Umowy te zapewniają wzajemne uznawanie dokumentów urzędowych. Oznacza to, że ukraińskie dokumenty są przyjmowane w Mołdawii bez konieczności posiadania apostille.

Jednak umowy te nie tworzą odrębnej, uproszczonej ani przyspieszonej procedury rejestracji specjalnie dla ukraińskich organizacji pozarządowych. Proces pozostaje ogólny, zgodnie z mołdawskim ustawodawstwem.

VII. Ważne uwagi i zalecenia

Porady dotyczące przygotowania:

• Starannie przygotuj dokumenty: Upewnij się co do dokładności tłumaczeń na język rumuński.
• Przejrzystość beneficjentów rzeczywistych: Podaj pełne i dokładne informacje.
• Rzeczywisty adres prawny: Potwierdź posiadanie legalnego adresu w Mołdawii.
• Zgodność statutu: Upewnij się, że statut oddziału jest zgodny z mołdawskimi przepisami dotyczącymi organizacji pozarządowych, szczególnie w zakresie niepodziału zysków.
• Profesjonalna pomoc: Zdecydowanie zaleca się skorzystanie z pomocy lokalnych prawników i księgowych w Mołdawii. Pomoże to uniknąć błędów i przyspieszy proces.

Kontakty Agencji Usług Publicznych (ASP):

Aby uzyskać aktualne dane kontaktowe i umówić się na wizytę, prosimy odwiedzić oficjalną stronę internetową Agencji Usług Publicznych Mołdawii.

Glosariusz