Filial eller avdelning av en utländsk offentlig organisation i Republiken Moldavien

I. Inledning

Denna rapport hjälper utländska ideella organisationer att förstå hur man öppnar en filial i Republiken Moldavien. Vi går igenom de viktigaste lagarna, registreringsprocessen, nödvändiga dokument och skattevillkor.

Den huvudsakliga lagen som reglerar ideella organisationer (NPO) i Moldavien är Lag nr 86 av den 11 juni 2020 om ideella organisationer. Den har ersatt alla tidigare lagar och är den enda aktuella informationskällan.

II. Möjlighet att registrera en filial

Moldavisk lagstiftning tillåter utländska organisationer att öppna filialer. Den statliga tjänstemyndigheten (ASU) har bekräftat att det inte finns några särskilda begränsningar eller regler för utländska medborgare och organisationer. Förfarandet är detsamma för alla och beskrivs tydligt i Lag nr 86/2020.

Det innebär att en utländsk organisation inte kommer att stöta på ytterligare svårigheter på grund av sitt utländska ursprung. Det viktigaste är att följa Moldaviens allmänna regler.

III. Förfarande för statlig registrering

Behörig myndighet: Statens servicebyrå (ASP)

Alla juridiska personer, inklusive filialer till ideella organisationer, registreras hos Statens servicebyrå (ASP).

Steg-för-steg-instruktion:

1. Inlämning av ansökan: Personligen, via e-post (med elektronisk signatur) eller rekommenderat brev.
2. Betalning av tjänster: Via statens elektroniska betalningssystem.
3. Granskning: ASP kontrollerar att handlingarna överensstämmer med lagarna.
4. Utfärdande av beslut: Om allt är i sin ordning utfärdar ASP ett registreringsbeslut. Detta startar även skatte- och socialregistreringen.

Standardregistreringstiden är 15 arbetsdagar.

Viktiga krav:

• Sökande: Handlingarna måste vara fullständiga och korrekta. Uppgifter om verkliga huvudmän måste anges.
• Juridisk adress: Filialen måste ha en verklig, bekräftad adress i Moldavien (t.ex. ett hyresavtal).
• Namn: Filialens namn måste kontrolleras och reserveras i förväg.
• Verksamhetsområden: Ange tydligt filialens verksamhetsområden enligt Moldaviens klassificeringssystem (CAEM-2).

Särskild uppmärksamhet ägnas åt transparens av uppgifter om verkliga huvudmän och förekomsten av en verklig juridisk adress. Detta hjälper till att bekämpa penningtvätt.

IV. Förteckning över nödvändiga handlingar

Alla handlingar måste vara på rumänska. Det innebär att original av utländska handlingar måste översättas och bestyrkas.

Viktigt: Handlingar utfärdade i länder som är parter i Haagkonventionen (t.ex. de flesta EU-länder, USA) kräver apostille. Tack vare bilaterala avtal krävs **varken apostille eller ytterligare legalisering** för handlingar från Ukraina.

Grundläggande handlingar:

• Registreringsansökan.
• Beslut från moderorganisationen (utländsk NPO) om att öppna ett filialkontor. Det måste ange: filialens fullständiga namn, dess juridiska adress, verksamhetstyper och namnet på den ansvariga personen.
• Filialens stiftelsehandlingar (t.ex. stadgar för filialen) i två exemplar. De måste innehålla samma detaljer som beslutet.
• Kopia av den utländska juridiska personens stiftelsehandling (moder-NPO:ns stadgar).
• Utdrag ur registret där moder-NPO:n är registrerad (bekräftelse på dess juridiska status).
• Handling som bekräftar filialens juridiska adress i Moldavien (hyresavtal eller ägarbevis).
• Identitetshandlingar för filialens direktör/ansvariga person (pass, uppehållstillstånd).
• Fullmakt, om handlingarna lämnas in av en representant.
• Information om den verkliga huvudmannen (den slutliga förmånstagaren) för moder-NPO:n.
• Bekräftelse på betalning av registreringsavgifter.

V. Verksamhetsvillkor och skattesystem

Allmänna rättigheter för NPO:er:

• Spridning av information, förlagsverksamhet.
• Företrädande av sina medlemmars intressen.
• Rätt att skapa filialer.
• Bedriva ekonomisk verksamhet, om den är direkt kopplad till de stadgeenliga målen.
• Delta i anbudstävlingar för bidrag.

Icke-vinstdrivande organisationer i Moldavien kan tjäna pengar för att stödja sitt uppdrag, men det är viktigt att denna verksamhet är tydligt kopplad till de stadgeenliga målen.

Befrielse från inkomstskatt:

Icke-vinstdrivande organisationer kan befrias från inkomstskatt om de:

• Är registrerade enligt moldavisk lag och agerar strikt enligt stadgarna.
• Den ekonomiska verksamheten överensstämmer med deras mål.
• Förbjuder vinstutdelning mellan grundare, medlemmar eller anställda.
• Använder alla medel uteslutande för stadgeenliga ändamål.
• Använder inte medel för personliga intressen.
• Stöder eller finansierar inte politiska partier.

Rätten till skattebefrielse börjar från registreringsdagen. Varje överträdelse av dessa villkor kan leda till förlust av skatteförmåner.

Beskattning av kommersiell verksamhet:

Om en filial får inkomster från kommersiell verksamhet som inte uppfyller de strikta villkoren för befrielse, beskattas denna inkomst med vinstskatt med en sats på 12%.

Det är nödvändigt att föra separat bokföring för icke-kommersiell och kommersiell verksamhet.

Andra skatteskyldigheter:

Filialen kommer också att betala:

• Moms (20% standardsats om omsättningen överstiger tröskeln).
• Inkomstskatt för fysiska personer (på anställdas löner).
• Avgifter för social- och sjukförsäkring.
• Eventuellt andra lokala skatter (på egendom, fordon).

Icke-vinstdrivande organisationer måste årligen lämna in en skattedeklaration (formulär ONG17) och andra rapporter.

VI. Bilaterala avtal mellan Moldavien och Ukraina

Moldavien och Ukraina har starka diplomatiska förbindelser och har undertecknat över 150 internationella avtal. Nyckeldokumentet är Avtalet om rättshjälp och rättsförhållanden i civil- och brottmål (1993).

Dessa avtal säkerställer ömsesidigt erkännande av officiella dokument. Det innebär att ukrainska dokument accepteras i Moldavien utan behov av apostille.

Dessa avtal skapar dock ingen separat, förenklad eller påskyndad registreringsprocedur specifikt för ukrainska NGO:er. Processen förblir allmän, enligt moldavisk lagstiftning.

VII. Viktiga anmärkningar och rekommendationer

Tips för förberedelser:

• Förbered dokument noggrant: Säkerställ korrektheten i översättningarna till rumänska.
• Transparens för verkliga huvudmän: Lämna fullständig och korrekt information.
• Verklig juridisk adress: Bekräfta att det finns en laglig adress i Moldavien.
• Stadgar som överensstämmer: Se till att filialens stadgar överensstämmer med moldaviska lagar om NGO:er, särskilt vad gäller icke-vinstutdelning.
• Professionell hjälp: Det rekommenderas starkt att vända sig till lokala jurister och revisorer i Moldavien. Detta hjälper till att undvika misstag och påskynda processen.

Kontaktuppgifter till Myndigheten för offentliga tjänster (ASP):

För aktuell kontaktinformation och för att boka tid, vänligen besök den officiella webbplatsen för Myndigheten för offentliga tjänster i Moldavien.

Ordlista