Filial eller afdeling af en udenlandsk offentlig organisation i Republikken Moldova

I. Indledning

Denne rapport vil hjælpe udenlandske nonprofitorganisationer med at forstå, hvordan man åbner en filial i Republikken Moldova. Vi vil gennemgå de vigtigste love, registreringsprocessen, nødvendige dokumenter og skattevilkår.

Den vigtigste lov, der regulerer nonprofitorganisationer (NPO’er) i Moldova, er Lov nr. 86 af 11. juni 2020 om nonprofitorganisationer. Den erstattede alle tidligere love og er den eneste aktuelle informationskilde.

II. Mulighed for registrering af en filial

Moldovisk lovgivning tillader udenlandske organisationer at åbne filialer. Agenturet for Offentlige Tjenester (ASP) har bekræftet, at der ikke er særlige begrænsninger eller regler for udenlandske statsborgere og organisationer. Proceduren er den samme for alle og er klart beskrevet i Lov nr. 86/2020.

Det betyder, at en udenlandsk organisation ikke vil støde på yderligere vanskeligheder på grund af sin udenlandske oprindelse. Det vigtigste er at følge Moldovas generelle regler.

III. Procedure for statsregistrering

Kompetent myndighed: Agenturet for Offentlige Tjenester (AOT)

Alle juridiske personer, herunder filialer af NPO’er, registreres hos Agenturet for Offentlige Tjenester (AOT).

Trin-for-trin vejledning:

1. Indgivelse af ansøgning: Personligt, via e-mail (med elektronisk signatur) eller som anbefalet brev.
2. Betaling for tjenester: Via statens elektroniske betalingssystem.
3. Behandling: AOT kontrollerer dokumenterne for overensstemmelse med lovene.
4. Udstedelse af afgørelse: Hvis alt er i orden, udsteder AOT en afgørelse om registrering. Dette igangsætter også skatte- og socialregistrering.

Standardregistreringsfristen er 15 arbejdsdage.

Vigtige krav:

• Ansøger: Dokumenterne skal være fuldstændige og nøjagtige. Det er obligatorisk at angive oplysninger om de reelle ejere.
• Juridisk adresse: Filialen skal have en reel, bekræftet adresse i Moldova (f.eks. en lejekontrakt).
• Navn: Filialens navn skal kontrolleres og reserveres på forhånd.
• Aktiviteter: Angiv tydeligt filialens aktiviteter i henhold til Moldovas klassifikator (CAEM-2).

Der lægges særlig vægt på gennemsigtighed af oplysninger om reelle ejere og tilstedeværelsen af en reel juridisk adresse. Dette hjælper med at bekæmpe hvidvaskning af penge.

IV. Liste over nødvendige dokumenter

Alle dokumenter skal være på rumænsk. Det betyder, at originaler af udenlandske dokumenter skal oversættes og bekræftes.

Vigtigt: Dokumenter udstedt i lande, der er medlemmer af Haagerkonventionen (f.eks. de fleste EU-lande, USA), kræver apostille. Men takket være bilaterale aftaler kræves der **hverken apostille eller yderligere legalisering** for dokumenter fra Ukraine.

Vigtigste dokumenter:

• Registreringsansøgning.
• Beslutning fra moderorganisationen (udenlandsk NPO) om oprettelse af en filial. Den skal indeholde: filialens fulde navn, dens juridiske adresse, aktivitetstyper og navnet på den ansvarlige person.
• Filialens stiftelsesdokumenter (f.eks. vedtægter for filialen) i to eksemplarer. De skal indeholde de samme oplysninger som beslutningen.
• Kopi af den udenlandske juridiske enheds stiftelsesdokument (moder-NPO’ens vedtægter).
• Uddrag fra registret, hvor moder-NPO’en er registreret (bekræftelse af dens juridiske status).
• Dokument, der bekræfter filialens juridiske adresse i Moldova (lejekontrakt eller ejendomsbevis).
• Identitetsdokumenter for filialens direktør/ansvarlige person (pas, opholdstilladelse).
• Fuldmagt, hvis dokumenterne indleveres af en repræsentant.
• Oplysninger om den reelle ejer (den endelige rettighedshaver) af moder-NPO’en.
• Bekræftelse af betaling af registreringsgebyrer.

V. Aktivitetsbetingelser og skatteordning

Generelle rettigheder for NPO’er:

• Formidling af information, forlagsvirksomhed.
• Repræsentation af medlemmernes interesser.
• Ret til at oprette filialer.
• Udførelse af økonomisk aktivitet, hvis den er direkte forbundet med de vedtægtsmæssige formål.
• Deltagelse i konkurrencer om tilskud.

Ikke-statslige organisationer i Moldova kan tjene penge til at støtte deres mission, men det er vigtigt, at denne aktivitet er klart forbundet med de vedtægtsmæssige formål.

Fritagelse for indkomstskat:

Ikke-statslige organisationer kan fritages for indkomstskat, hvis de:

• Er registreret i henhold til moldovisk lov og handler strengt i overensstemmelse med vedtægterne.
• Den økonomiske aktivitet svarer til deres formål.
• Forbyder fordeling af overskud mellem stiftere, medlemmer eller ansatte.
• Anvender alle midler udelukkende til vedtægtsmæssige formål.
• Anvender ikke midler til personlige interesser.
• Støtter eller finansierer ikke politiske partier.

Retten til skattefritagelse begynder fra registreringsdatoen. Enhver overtrædelse af disse betingelser kan føre til tab af skattefordele.

Beskatning af kommerciel aktivitet:

Hvis en filial modtager indkomst fra kommerciel aktivitet, som ikke opfylder de strenge betingelser for fritagelse, beskattes denne indkomst med en sats på 12%.

Det er nødvendigt at føre separat regnskab for ikke-kommerciel og kommerciel aktivitet.

Andre skatteforpligtelser:

Filialen vil også betale:

• Moms (20% standardsats, hvis omsætningen overstiger tærsklen).
• Indkomstskat for fysiske personer (af medarbejderes lønninger).
• Bidrag til social- og sygesikring.
• Muligvis andre lokale skatter (på ejendom, transport).

Ikke-statslige organisationer skal årligt indsende selvangivelse (formular ONG17) og andre rapporter.

VI. Bilaterale aftaler mellem Moldova og Ukraine

Moldova og Ukraine har stærke diplomatiske forbindelser og har underskrevet mere end 150 internationale traktater. Nøgledokumentet er Traktaten om retshjælp og retlige forbindelser i civile og strafferetlige sager (1993).

Disse aftaler sikrer gensidig anerkendelse af officielle dokumenter. Det betyder, at ukrainske dokumenter accepteres i Moldova uden behov for apostille.

Disse traktater skaber dog ikke en separat, forenklet eller fremskyndet registreringsprocedure specifikt for ukrainske NPO’er. Processen forbliver generel i henhold til moldovisk lovgivning.

VII. Vigtige bemærkninger og anbefalinger

Forberedelsestips:

• Forbered dokumenter omhyggeligt: Sørg for nøjagtigheden af oversættelser til rumænsk.
• Gennemsigtighed for reelle ejere: Giv fuldstændige og nøjagtige oplysninger.
• Reel juridisk adresse: Bekræft eksistensen af en lovlig adresse i Moldova.
• Overensstemmelse med vedtægter: Sørg for, at filialens vedtægter er i overensstemmelse med moldoviske love om NPO’er, især med hensyn til ikke-udlodning af overskud.
• Professionel hjælp: Det anbefales stærkt at kontakte lokale advokater og revisorer i Moldova. Dette vil hjælpe med at undgå fejl og fremskynde processen.

Kontaktoplysninger for Agenturet for Offentlige Tjenester (ASP):

For aktuelle kontaktoplysninger og for at bestille tid, besøg venligst den officielle hjemmeside for Agenturet for Offentlige Tjenester i Moldova.

Ordliste