Wienkonventionen om utfärdande av flerspråkiga utdrag ur civilståndsregister (1976)

Wienkonventionen om utfärdande av flerspråkiga utdrag ur civilståndsregister, undertecknad den 8 september 1976, är ett internationellt fördrag som syftar till att standardisera formatet för födelse-, vigsel- och dödsattester. Denna standardisering är avsedd att underlätta användningen av sådana handlingar i deltagarländerna utan behov av översättning eller ytterligare legalisering.¹ Konventionen utarbetades av Internationella kommissionen för civilståndsfrågor (ICCS).² Den tidigare gällande konventionen från 1956 krävde att information skulle tillhandahållas på sju språk, vilket gjorde processen mer komplicerad. Wienkonventionen från 1976 förenklade detta förfarande genom att begränsa den obligatoriska informationen till två språk på framsidan av handlingen, medan övriga språk placerades på baksidan.²

Behovet av ett sådant standardiserat format uppstod i samband med den ökade internationella rörligheten för medborgare och de svårigheter som är förknippade med legalisering av handlingar i olika jurisdiktioner. Genom att förenkla kraven på översättning och legalisering strävar konventionen efter att effektivisera administrativa förfaranden för internationell användning av dessa viktiga handlingar.¹ Införandet av flerspråkighet löser direkt problemet med språkbarriärer vid internationellt utbyte av handlingar. Traditionella legaliseringsmetoder innebar ofta att man skaffade bestyrkta översättningar, vilket kunde vara tids- och kostnadskrävande. Wienkonventionens tillvägagångssätt med flerspråkiga utdrag löser detta problem från början genom att inkludera översättningar i själva handlingen.¹

Lista över deltagarländer i Wienkonventionen (1976)

Wienkonventionen från 1976 trädde i kraft den 30 juli 1983 efter att ha ratificerats av fem stater.² Från och med 2024 är 23 europeiska stater och Kap Verde parter i konventionen.² Nedan följer en lista över länder som är parter i denna konvention:

Österrike
Belgien
Bosnien och Hercegovina
Bulgarien
Kap Verde
Kroatien
Estland
Frankrike
Tyskland
Italien
Litauen
Luxemburg
Moldavien
Montenegro
Nederländerna (europeiskt territorium)
Nordmakedonien (som efterträdarstat till Jugoslavien) ²
Polen
Portugal
Rumänien
Serbien (som efterträdarstat till Jugoslavien) ²
Slovenien
Spanien
Schweiz
Turkiet

Den geografiska fördelningen av deltagarländerna, huvudsakligen europeiska, med tillägg av Kap Verde, indikerar en regional inriktning för detta standardiseringsinitiativ.² Den internationella kommissionen för civilståndsfrågor, som till största delen består av europeiska stater, har naturligt lett till en konvention med starkt europeiskt deltagande. Inkluderingen av Kap Verde kan tyda på en bredare räckvidd eller förekomsten av särskilda historiska eller rättsliga band. Listan omfattar länder med olika rättssystem och språk, vilket understryker konventionens framgång i att nå konsensus om ett standardiserat dokumentformat, trots skillnader i administrativa praxis.⁵ Förmågan att förena länder med olika rättstraditioner under en och samma konvention indikerar de praktiska fördelarna och det erkända behovet av sådan standardisering inom dokumentation av civilståndshandlingar.

För tydlighetens skull presenteras nedan en tabell över deltagarländerna med datum för undertecknande och ratificering, om sådan information finns tillgänglig:

Stat	Undertecknande	Ratificering	Ikraftträdande
Österrike	8 september 1976	12 mars 1981	30 juli 1983
Belgien	8 september 1976	2 juni 1997	2 juli 1997
Bosnien och Hercegovina	–	11 oktober 1995	6 mars 1992
Bulgarien	–	18 november 2013	18 december 2013
Kap Verde	–	17 september 2015	17 oktober 2015
Kroatien	–	22 september 1993	22 oktober 1993
Estland	–	24 november 2011	24 december 2011
Frankrike	8 september 1976	17 december 1986	16 januari 1987
Tyskland	–	18 juni 1997	18 juli 1997
Italien	8 september 1976	14 augusti 1979	30 juli 1983
Litauen	–	30 december 2009	29 januari 2010
Luxemburg	8 september 1976	28 april 1978	30 juli 1983
Moldavien	–	15 april 2008	15 maj 2008
Montenegro	–	26 mars 2007	3 juni 2006
Nederländerna	8 september 1976	27 mars 1987	26 april 1987
Nordmakedonien	–	15 april 1994	17 november 1991
Polen	–	2 oktober 2003	1 november 2003
Portugal	8 september 1976	30 juni 1983	30 juli 1983
Rumänien	–	6 maj 2013	5 juni 2013
Serbien	–	16 oktober 2001	27 april 1992
Slovenien	–	1 december 1992	31 december 1992
Spanien	8 september 1976	25 mars 1980	30 juli 1983
Schweiz	8 september 1976	19 mars 1990	18 april 1990
Turkiet	8 september 1976	31 maj 1985	30 juni 1985

Denna tabell gör det möjligt att snabbt avgöra om ett land av intresse är part i konventionen och att följa kronologin för konventionens antagande av olika stater.²

Tysklands deltagande i Wienkonventionen (1976)

Tyskland är part i Wienkonventionen om utfärdande av flerspråkiga utdrag ur civilståndsregister.² Tyskland ratificerade konventionen den 18 juni 1997, och den trädde i kraft för Tyskland den 18 juli 1997.² Tysklands deltagande vittnar om dess engagemang för att underlätta internationellt erkännande av civilståndshandlingar och förenkla tillhörande administrativa förfaranden för sina medborgare och medborgare i andra fördragsslutande stater. Som ett stort europeiskt land med betydande internationella förbindelser är Tysklands anslutning till Wienkonventionen i linje med dess bredare ansträngningar för att främja internationellt rättsligt samarbete och effektivisera gränsöverskridande administrativa processer.

Haagkonventionen om apostille och dess koppling till flerspråkiga utdrag

Haagkonventionen om avskaffande av kravet på legalisering av utländska officiella handlingar av den 5 oktober 1961 (Haagkonventionen om apostille) tillhandahåller en förenklad metod för legalisering av offentliga handlingar för användning i andra länder som är parter i denna konvention.⁶ Apostille är ett intyg som bekräftar äktheten av en offentlig handling genom att bestyrka underskriften och befogenheterna hos den tjänsteman som undertecknat handlingen.¹⁰ Apostille har formen av en kvadratisk stämpel med en obligatorisk rubrik på franska.¹⁰

Haagkonventionen om apostille har ett liknande syfte som Wienkonventionen – att underlätta internationellt erkännande av handlingar – men med en annan mekanism: bestyrkande av handlingens ursprung, snarare än standardisering av dess format. Medan Wienkonventionen syftar till att skapa ett universellt accepterat format för handlingar, löser Haagkonventionen detta problem genom att säkerställa vederbörlig certifiering av handlingen av myndigheterna i ursprungslandet. Båda konventionerna strävar efter att minska behovet av komplicerade och tidskrävande legaliseringsprocesser.

Det är viktigt att notera att flerspråkiga utdrag som utfärdats i enlighet med Wienkonventionen är särskilt avsedda att accepteras av andra medlemsstater utan någon ytterligare legalisering, inklusive apostille.¹ Själva konventionen föreskriver ömsesidigt erkännande av dessa standardiserade dokument.²² Wienkonventionen skapar ett självförsörjande system för erkännande mellan sina medlemsstater, vilket gör den extra nivån av apostille (i samband med medlemsstater) i allmänhet onödig för flerspråkiga utdrag. Själva syftet med Wienkonventionen är att eliminera behovet av ytterligare formaliteter, såsom legalisering eller apostille, mellan deltagande länder. Det standardiserade flerspråkiga formatet är nyckeln till detta ömsesidiga erkännande. Detta undantag förenklar processen ytterligare jämfört med Haagkonventionen om apostille för dokument som omfattas av den, eftersom det eliminerar behovet av att erhålla ytterligare certifiering. Medan Haagkonventionen förenklar legalisering, går Wienkonventionen ännu längre genom att göra det standardiserade dokumentet direkt godtagbart i andra medlemsstater utan någon ytterligare autentisering.

Apostillering av flerspråkiga utdrag i Tyskland

I allmänhet krävs inte apostille för flerspråkiga utdrag som utfärdats i enlighet med Wienkonventionen för användning i Tyskland, om dokumentet kommer från en annan medlemsstat i denna konvention.² Tyskland, som undertecknare av Wienkonventionen, är skyldigt att acceptera dessa flerspråkiga utdrag utan ytterligare formaliteter.²² För en användare som har ett flerspråkigt utdrag från en medlemsstat i Wienkonventionen avsett för användning i Tyskland, bör dokumentet vara juridiskt giltigt utan behov av apostillering. Baserat på principen om ömsesidigt erkännande som fastställs i Wienkonventionen är Tyskland juridiskt skyldigt att acceptera flerspråkiga utdrag utfärdade av andra medlemsstater utan att ställa ytterligare krav på legalisering.

Trots detta kan det uppstå exceptionella omständigheter där en privatperson ändå vill få en apostille på ett flerspråkigt utdrag utfärdat i Tyskland. Detta kan till exempel krävas för att använda dokumentet i ett land som inte är part i Wienkonventionen men som är part i Haagkonventionen om apostille. I sådana fall uppstår frågan om tyska myndigheter utfärdar apostille på sådana dokument, även om det inte är strikt nödvändigt för användning i andra medlemsstater i Wienkonventionen.

Information från tillgängliga källor indikerar att apostillering av flerspråkiga utdrag utfärdade i Tyskland är möjlig. Särskilt noteras att en apostille kan omfatta ett flerspråkigt formulär utfärdat för födelse-, vigsel- och dödsattester.⁹ Man bör även beakta EU-förordning 2016/1191, som befriar vissa offentliga handlingar, inklusive civilståndshandlingar, från apostille vid uppvisande i en annan EU-medlemsstat, och föreskriver möjligheten att bifoga ett flerspråkigt standardformulär.⁸ Tyskland är medlem i Europeiska unionen. Dessutom anges att tyska civilståndshandlingar utfärdade i enlighet med CIEC-konventionen (Internationella kommissionen för civilståndsfrågor) är befriade från legalisering.⁷ Flerspråkiga födelseattester utfärdade i Tyskland kräver ingen ytterligare legalisering eller apostille i stater som är parter i Wienkonventionen.²

Således, även om apostille vanligtvis inte krävs för användning av flerspråkiga utdrag från länder som är parter i Wienkonventionen i Tyskland, kan tyska myndigheter sannolikt utfärda en apostille på ett flerspråkigt utdrag utfärdat i Tyskland på begäran, särskilt om dokumentet är avsett för användning i ett land som inte är part i Wienkonventionen men som är part i Haagkonventionen.

Behöriga myndigheter i Tyskland för apostillering av civilståndshandlingar (om tillämpligt)

I Tyskland är strukturen för de organ som ansvarar för att utfärda apostiller decentraliserad och beror på dokumenttypen och förbundslandet (Bundesland) där det utfärdades.⁷ Det finns inget enskilt organ som är behörigt att utfärda apostiller för alla offentliga handlingar som utfärdats i Tyskland.¹⁰

För federala dokument (utfärdade av federala myndigheter eller domstolar) är det behöriga organet Federala utrikesämbetet (Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten – BfAA) i Brandenburg an der Havel.⁸ Fram till den 31 december 2022 sköttes detta av Federala förvaltningsämbetet (Bundesverwaltungsamt) i Köln.¹¹ Undantaget är dokument från Federala patentdomstolen och Tyska patent- och varumärkesverket, för vilka apostillen utfärdas av presidenten för Tyska patent- och varumärkesverket.⁸

För dokument utfärdade av förbundsländernas myndigheter (inklusive civilståndshandlingar utfärdade av lokala folkbokföringsmyndigheter – Standesämter) varierar det behöriga organet beroende på förbundslandet.⁷ Som allmänna exempel på behöriga organ på förbundslandsnivå kan nämnas:

Inrikesministerier (eller senatsförvaltningar i stadsstater som Berlin och Hamburg) för administrativa dokument.
Regionala kommissionärer (Regierungspräsidenten) eller distriktsregeringar (Bezirksregierungen).
Statliga förvaltningar för boende- och regleringsfrågor (till exempel i Berlin).
Polisstyrelser (till exempel i Niedersachsen för vissa dokument).
Tillsyns- och servicedirektioner (till exempel i Rheinland-Pfalz).
Statliga direktioner (till exempel i Sachsen).
Statliga förvaltningsämbeten (till exempel i Sachsen-Anhalt och Thüringen).
Justitieministerier (eller senatsförvaltningar) för domstolsförvaltningar, domstolar och notarier.
Presidenter för regionala domstolar (Landgerichtspräsidenten) för dokument utfärdade av underordnade domstolar och notarier inom deras distrikt.

I synnerhet i Berlin kan statliga myndigheten för boende- och regleringsfrågor vara den behöriga myndigheten.¹⁰ I Bayern kan motsvarande myndighet vara Regierung von Mittelfranken.²⁶ För Nordrhein-Westfalen kan den behöriga myndigheten vara Bezirksregierung Düsseldorf.

För att fastställa rätt myndighet för apostillering av ett flerspråkigt utdrag utfärdat i Tyskland är det således nödvändigt att känna till den specifika förbundsstat där dokumentet utfärdades. Civilståndshandlingar (födelse-, vigsel- och dödsattester) utfärdas i allmänhet av lokala folkbokföringsmyndigheter, som lyder under respektive förbundsstat. Följaktligen kommer den myndighet som är behörig att utfärda apostille sannolikt att vara en organisation på delstatsnivå.

Alternativa legaliseringsförfaranden i Tyskland (om apostille inte är tillämplig eller önskvärd)

Om det land där det flerspråkiga utdraget ska användas inte är part i Haagkonventionen om apostille, eller om Wienkonventionen inte är tillämplig (t.ex. om dokumentet inte är ett flerspråkigt utdrag i standardiserat format), kan dokumentet behöva legaliseras vid det landets diplomatiska eller konsulära beskickning i Tyskland.⁶ Denna process innefattar vanligtvis en förhandsbestyrkning av en behörig tysk myndighet (som kan vara liknande de myndigheter som utfärdar apostille på delstatsnivå), följt av legalisering vid ambassaden eller konsulatet. För länder som inte omfattas av Haag- och Wienkonventionerna förblir den traditionella, mer komplicerade vägen med konsulär legalisering ett nödvändigt förfarande för att säkerställa den internationella rättsliga giltigheten av tyska civilståndshandlingar.

Tyskland har bilaterala avtal med vissa länder som kan förenkla legaliseringsprocessen eller till och med upphäva detta krav för vissa typer av dokument.⁶ Till sådana länder hör Österrike, Belgien, Danmark, Frankrike, Grekland, Italien, Luxemburg och Schweiz. Användaren rekommenderas att kontrollera de specifika kraven i det land där han eller hon avser att använda dokumentet för att ta reda på om ett bilateralt avtal är tillämpligt. Bilaterala avtal kan erbjuda en ännu större förenkling jämfört med multilaterala konventioner, anpassad till de specifika rättsliga och administrativa relationerna mellan de två länderna.

För användning i andra EU-medlemsstater befriar förordning (EU) 2016/1191 vissa offentliga handlingar, inklusive civilståndshandlingar, från krav på legalisering eller apostille.⁸ Den utfärdande myndigheten kan bifoga en flerspråkig standardblankett (MSF) till handlingen, vilket potentiellt eliminerar behovet av översättning. EU-förordningen ger den högsta nivån av förenkling för civilståndshandlingar inom Europeiska unionen, och undanröjer nästan alla byråkratiska hinder för deras ömsesidiga erkännande.

Wienkonventionen om utfärdande av flerspråkiga utdrag ur civilståndsregister syftar till att förenkla den internationella användningen av födelse-, vigsel- och dödsattester genom att standardisera deras format. Tyskland är part i denna konvention, vilket innebär att flerspråkiga utdrag som utfärdats i enlighet med dess bestämmelser av andra medlemsstater i allmänhet accepteras i Tyskland utan behov av apostillering eller annan form av legalisering.

Även om apostille normalt inte krävs för användning av sådana flerspråkiga utdrag i Tyskland, kan tyska myndigheter utfärda en apostille på ett flerspråkigt utdrag som utfärdats i Tyskland på begäran, särskilt om dokumentet är avsett för användning i ett land som inte är part i Wienkonventionen men som är part i Haagkonventionen om apostille. Den behöriga myndigheten för utfärdande av apostille i Tyskland beror på dokumenttypen och den förbundsstat där det utfärdades. För federala dokument är det Federala utrikesdepartementet, och för dokument från förbundsstaterna är det respektive inrikes-, justitie- eller regionala förvaltningar.

I fall där Wienkonventionen eller Haagkonventionen om apostille inte är tillämpliga, kan alternativa legaliseringsförfaranden krävas, såsom konsulär legalisering vid ambassaden eller konsulatet i destinationslandet, bilaterala avtal mellan Tyskland och det landet, eller, för användning i andra EU-medlemsstater, bestämmelserna i EU-förordning 2016/1191.