1. Sissejuhatus: Notariaalse volikirja mõistmine Madalmaades mitteresidentidele

Madalmaade õigussüsteemis on volikiri (volmacht) ametlik kirjalik luba, millega üks isik, keda nimetatakse volitajaks (principaal), annab teisele isikule, keda nimetatakse volitatud isikuks (gevolmachtigde), õiguse tegutseda tema nimel teatud õiguslikes küsimustes. Volikirja põhifunktsioon on õiguslike volituste delegeerimine, võimaldades volitatud isikul sooritada toiminguid, kui volitaja ei saa seda isiklikult teha. See on eriti oluline mitteresidentidele, kes haldavad oma asju Madalmaades.

Käesolev aruanne on suunatud selle võimaluse uurimisele, kas isikud, kellel ei ole elamisluba Madalmaades ega ole selle riigi residendid, saavad notariaalselt kinnitatud volikirja notari juures Madalmaades. Olemasolevate materjalide eelanalüüs näitab, et selline võimalus on üldjuhul olemas. Peamine tegur on taotleja võime esitada kehtiv isikut tõendav dokument ja kinnitada oma teovõimet volikirja väljastamiseks.

Järgnevalt käsitletakse aruandes üksikasjalikult notariaalse volikirja vormistamise nõudeid, elamisloa ja residendi staatuse rolli, välisriikide kodanike protseduure, ametlikke teabeallikaid, erinõudeid mitteresidentidele, kodakondsuse mõju ning võimalusi notaribüroodega ühenduse võtmiseks Madalmaades.

2. Notariaalse volikirja üldnõuded Madalmaades

Selleks, et volikiri oleks Hollandis juriidilise jõuga, peab see vastama mitmetele põhinõuetele. Esiteks peab volikiri olema vormistatud kirjalikus vormis. See on vajalik, et tagada selgus antud volituste ulatuse osas. Teiseks peavad volikirjas olema selgelt märgitud küsimused või toimingud, millele volitused laienevad. Ebamäärasus selles osas võib viia volikirja kehtetuks tunnistamiseni või juriidiliste vaidlusteni. Kolmandaks nõuab Hollandi seadusandlus teatud juriidiliselt oluliste toimingute, nagu kinnisvaraõiguste üleandmine (ostu-müügilepingu allkirjastamine) või tähtajatu volikirja vormistamine, puhul volikirja notariaalset kinnitamist tsiviilnotari juures. Notariaalne kinnitamine annab dokumendile täiendava juriidilise jõu ning kinnitab volitaja allkirja ehtsust ja tema teovõimet.

Olulist rolli notariaalse volikirja vormistamise protsessis mängib Hollandi tsiviilnotar. Reeglina koostab just notar volikirja teksti, jälgides, et dokument vastaks kõigile juriidilistele nõuetele ja kajastaks täpselt volitaja kavatsusi. Notari kaasamine dokumendi koostamisse tagab selle juriidilise täpsuse ja vastavuse volitaja vajadustele. Notar on samuti kohustatud kontrollima volitaja isikut tema esitatud kehtivate isikut tõendavate dokumentide (nt passi) alusel ning veenduma, et volitajal on volikirja andmiseks vajalik teovõime. See kontrolliprotseduur on suunatud pettuste ennetamisele ja volitaja teadliku otsuse kinnitamisele. Volikirja allkirjastamine peab toimuma notari juuresolekul. Mõnel juhul, olenevalt volikirja tüübist või tehingu iseloomust, võib allkirja kinnitamiseks olla vajalik täiendavate tunnistajate kohalolek.

Madalmaades on mitut tüüpi volikirju, millest igaüks on mõeldud erinevateks olukordadeks. Üldvolikiri annab volitatud isikule laialdased volitused tegutseda volitaja nimel erinevates isiklikes, finants- ja õiguslikes küsimustes. Eri-volikiri seevastu piirab volitatud isiku volitusi konkreetsete toimingute või tehingutega, mis on dokumendis selgelt märgitud. Tähtajatu volikiri (enduring power of attorney või lasting power of attorney) jääb kehtima ka siis, kui volitaja kaotab teovõime, tagades otsuste tegemise järjepidevuse. Seda tüüpi volikiri nõuab sageli notariaalset kinnitamist. Meditsiiniline volikiri annab volitatud isikule õiguse teha otsuseid volitaja meditsiinilise ravi kohta, eriti kui viimane ei ole võimeline oma tahet väljendama. Konkreetse volikirja tüübi valik sõltub selle väljastamise eesmärgist ja võib mõjutada selle vormistamise nõudeid, sealhulgas notariaalse kinnitamise vajadust.

3. Elamisloa ja residendi staatuse roll notariaalse volikirja saamisel

Küsimus, kas elamisloa omamine Madalmaades on notariaalse volikirja saamiseks kohustuslik, nõuab põhjalikku kaalumist. Esitatud materjalide analüüs näitab, et elamisluba Madalmaades ei ole kohustuslik nõue mitteresidendile, kes soovib vormistada notariaalset volikirja Hollandi notari juures. Oluline on märkida, et India saatkonna Madalmaades esitatud dokumendis on Madalmaade elamisloa originaal märgitud ühe dokumendina, mis on vajalik nende volikirja kinnitamiseks. See nõue kehtib aga volikirja kinnitamise protseduuri kohta saatkonnas, mis erineb volikirja vormistamise protsessist otse Hollandi notari juures. Hollandi notarid keskenduvad peamiselt volikirja väljastava isiku isiku ja teovõime tõendamisele.

Samamoodi ei ole Madalmaade elaniku staatus kohustuslik tingimus notariaalse volikirja saamiseks. Uuritud materjalide põhjal saavad mitteresidendid võivad vormistada notariaalseid volikirju Madalmaades, eriti konkreetsete toimingute tegemiseks, nagu kinnisvaratehingud või ärihuvide haldamine riigis. Seadustes mainitakse otseselt võimalust osta maja Madalmaades välismaalt notariaalse volikirja abil ostu-müügilepingu allkirjastamiseks, mis eeldab mitteresidendi osalemist volitajana. Seega näitab võimalus teha olulisi juriidilisi toiminguid Madalmaades notariaalselt tõestatud volikirja kaudu mitteresidentide poolt, et elaniku staatus ei ole range juriidiline nõue. Peamisteks teguriteks jäävad volikirja väljastava isiku isikusamasuse ja teovõime kinnitamine.

Selguse huvides on peamised sätted, mis puudutavad elamisloa ja elaniku staatuse nõudeid, esitatud allolevas tabelis:

Tabel 1: Elamisloa ja elaniku staatuse nõuded notariaalse volikirja saamiseks

Tingimus	Nõue notariaalsele volikirjale (üldine)	Märkused
Elamisluba Madalmaades	Ei ole kohustuslik	Nimetatud nõudena ainult volikirja kinnitamiseks India saatkonnas, mitte Hollandi notari juures vormistamiseks.
Madalmaade elaniku staatus	Ei ole kohustuslik	Mitteresidendid saavad volikirju vormistada, eriti kinnisvaratehinguteks ja ärijuhtimiseks.

4. Notariaalse volikirja vormistamise protseduur välisriikide kodanikele

Notariaalse volikirja vormistamise protseduuril Madalmaades välisriikide kodanikele on oma eripärad, kuigi põhietapid jäävad sarnaseks elanike protseduuriga.

Esimene samm on sobiva notari valimine. Välisriikide kodanikel soovitatakse pöörduda notarite poole, kellel on kogemusi rahvusvaheliste dokumentidega ja kes saavad nõustada inglise või muus taotlejale arusaadavas keeles. Notari leidmiseks võib kasutada notaribüroode veebikatalooge või soovitusi.

Teine samm on notarile vajaliku teabe ja dokumentide esitamine. Peamised dokumendid on:

Kehtiv isikut tõendav dokument: Tavaliselt on selleks välispass. Mõned notarid võivad aktsepteerida ka muid isikut tõendavaid dokumente, kuid pass on kõige universaalsem variant.
Teave volitatud isiku kohta: Volitatud isiku täisnimi, sünnikuupäev, aadress ja isikut tõendava dokumendi andmed.
Üksikasjalik kirjeldus volitatud isikule antavatest volitustest: Tuleb selgelt märkida, milliseid toiminguid on volitatud isikul õigus volitaja nimel teha. Mida konkreetsemalt on volitused sõnastatud, seda väiksem on arusaamatuste tekkimise tõenäosus tulevikus.
Muud dokumendid: Sõltuvalt volikirja tüübist ja tehingu iseloomust võidakse nõuda täiendavaid dokumente, näiteks varadokumente, kui volikiri on seotud kinnisvaraga.

Kolmas samm on volikirja teksti koostamine notari poolt. Esitatud teabe põhjal koostab notar volikirja projekti hollandi keeles. Välisriigi kodanik peaks veenduma, et ta mõistab dokumendi sisu täielikult. Vajadusel võib kasutada tõlgi teenuseid.

Neljas samm on volikirja allkirjastamine. Allkirjastamine toimub notari kontoris notari enda juuresolekul. Enne allkirjastamist kontrollib notar veelkord volitaja isikut ja kinnitab tema teovõimet. Mõnel juhul võib olla vajalik tunnistajate juuresolek.

Viies samm on notariaalselt kinnitatud volikirja koopia saamine. Volikirja originaal jääb notari hoiule ja volitajale väljastatakse kinnitatud koopia. Sellel koopial on sama õigusjõud kui originaalil.

Täiendavad aspektid välisriikide kodanikele:

Keel: Volikiri koostatakse hollandi keeles. Kui volitaja ei valda hollandi keelt, on soovitatav pöörduda notari poole, kes saab pakkuda tõlgi või koostada kakskeelse dokumendi. Samuti võib kaaluda volikirja projekti eelnevat tõlget emakeelde parema mõistmise huvides.
Legaliseerimine või apostillimine: Kui volikirja kavatsetakse kasutada väljaspool Hollandit, võib selle legaliseerimine või apostilli kinnitamine vastavalt 1961. aasta Haagi konventsioonile olla vajalik. Apostill kinnitab allkirja ehtsust, dokumendile allkirja andnud isiku ametinimetust ning dokumendile kinnitatud pitseri või templi ehtsust. Legaliseerimise või apostillimise protseduuri tuleks täpsustada notari või selle riigi pädevate asutuste juures, kus volikirja kasutatakse.
Kaugvormistamine: Mõnel juhul võib olla ette nähtud võimalus volikiri vormistada kaugjuhtimise teel, näiteks videokonverentsi kaudu. See võimalus sõltub konkreetsest notarist ja volikirja tüübist ning seda tuleb eelnevalt täpsustada.

Nende sammude järgimine ja täiendavate aspektide arvestamine võimaldab välisriikide kodanikel edukalt vormistada notariaalse volikirja Hollandis.

5. Ametlikud teabeallikad notariteenuste kohta Hollandis

Usaldusväärse ja ajakohase teabe saamiseks notariteenuste kohta Hollandis, sealhulgas välisriikide kodanikele volikirjade vormistamise nõuete kohta, on soovitatav pöörduda järgmiste ametlike allikate poole:

1. Kuninglik Notarikoda (Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie – KNB):

KNB on kutseorganisatsioon, mis ühendab kõiki notareid Hollandis.
KNB veebisaidil (https://www.knb.nl/) leiate teavet notarite rolli ja kohustuste, erinevate notariaalsete aktide liikide kohta ning saate otsida notarit piirkonna või spetsialiseerumise järgi.
KNB veebisait võib sisaldada üldist teavet volikirjade kohta, kuigi mitteresidentide jaoks on parem konkreetsed üksikasjad otse notarilt küsida.

2. Madalmaade justiits- ja julgeolekuministeerium (Ministerie van Justitie en Veiligheid):[10]

Ministeerium vastutab notariaadi valdkonna seadusandluse eest.
Ministeeriumi veebisaidil (https://www.justitie.nl/) leiate teavet seadusandlike aktide kohta, mis reguleerivad notarite tegevust ja juriidiliste dokumentide, sealhulgas volikirjade vormistamist.
Kuigi veebisait võib olla peamiselt hollandi keeles, on see autoriteetne teabeallikas õigusliku raamistiku kohta.

3. Üksikute notaribüroode veebisaidid:

Enamikul Madalmaade notaribüroodel on oma veebisaidid, kus on esitatud teave pakutavate teenuste, kontaktandmed ja korduma kippuvad küsimused.
Notaribüroosid saab otsida veebikataloogide (nt KNB veebisaidil) või otsingumootorite kaudu.
Notaribüroode veebisaitidel võib olla täpsem teave välisriikide kodanike protseduuride ja dokumentide nõuete kohta.

4. Madalmaade konsulaadid ja saatkonnad taotleja elukohariigis:

Konsulaarasutused võivad anda teavet dokumentide vormistamise nõuete kohta Madalmaades kasutamiseks, sealhulgas volikirjade kohta.
Samuti võivad nad aidata dokumentide tõlgete kinnitamisel või anda akrediteeritud tõlkide nimekirja.

5. Avalikud notariaalsed registrid:

Madalmaades on avalikud registrid, kus hoitakse notariaalsete aktide originaale.
Kuigi otsene juurdepääs nendele registritele võib olla piiratud, saab volikirja vormistanud notar esitada kinnitatud koopia.

Soovitused ametlike allikate kasutamiseks:

Alustage teabe otsimist Kuningliku Notarikoj (KNB) veebisaidilt, et saada üldine ülevaade notariteenustest.
Kasutage otsingut KNB veebisaidil või muudes kataloogides, et leida rahvusvaheliste küsimustega tegelev või teile vajalikku keelt valdav notar.
Võtke otse ühendust valitud notaribürooga, et saada nõu oma konkreetse juhtumi kohta ja täpsustada vajalike dokumentide loetelu.
Vajadusel pöörduge oma riigi Madalmaade konsulaadi või saatkonna poole, et saada teavet dokumentide legaliseerimise või apostilleerimise kohta.

Ametlike allikate poole pöördumine võimaldab teil saada täpset ja ajakohast teavet, mis hõlbustab oluliselt notariaalse volikirja vormistamise protsessi Madalmaades.

6. Volikirja sisu erinõuded, kui volitaja ei ole resident

Madalmaades vormistatava notariaalse volikirja sisu peab vastama teatud standarditele ning mitteresidentide puhul võivad kehtida mõned erinõuded, mida tuleks arvesse võtta.

Peamised elemendid, mis tuleb volikirja lisada:

Volitaja andmed: Täielik nimi, sünniaeg ja -koht, aadress (isegi kui see on väljaspool Madalmaid), kodakondsus.
Volitatud isiku andmed: Täielik nimi, sünniaeg ja -koht, aadress.
Antud volituste selge kirjeldus: Tuleb võimalikult üksikasjalikult märkida, milliseid toiminguid on volitatud isikul õigus teha volitaja nimel. See võib hõlmata huvide esindamist konkreetses tehingus (nt kinnisvara ostmisel või müümisel), pangakonto haldamist, esindamist kohtus või muid juriidilisi toiminguid.
Volituse kehtivusaeg: Kui volikiri antakse välja kindlaks tähtajaks, tuleb märkida selle lõppkuupäev. Kui volikiri on tähtajatu, tuleb see samuti dokumendis kajastada.
Volituse koostamise kuupäev ja koht: Märgitakse koht, kus volikiri allkirjastati (tavaliselt notari büroo Hollandis), ja allkirjastamise kuupäev.
Volitaja allkiri: Volitaja peab volikirja isiklikult allkirjastama notari juuresolekul.

Erijuhised, mis võivad tekkida, kui volitaja on mitteresident:

Isiku tõendamine: Mitteresident peab esitama kehtiva välispassi peamise isikut tõendava dokumendina. Notar kontrollib passi andmeid hoolikalt ja võib selle koopia oma arhiivi säilitamiseks teha.
Aadressi tõendamine: Notar võib nõuda dokumenti, mis kinnitab mitteresidendi elukohta väljaspool Hollandit. See võib olla kommunaalteenuste arve koopia, pangaväljavõte või muu ametlik dokument, millel on aadress märgitud.
Kodakondsuse märkimine: Volikirjas tuleb kindlasti märkida volitaja kodakondsus.
Volituse ulatus ja kohaldatav õigus: Kui volikiri on ette nähtud kasutamiseks Hollandis, märgitakse tavaliselt, et seda reguleerib Hollandi seadusandlus. Kui volikirja võib kasutada mitmes riigis, tuleb see samuti kajastada.
Volituse tõlge: Kuna notariaalsed dokumendid Hollandis koostatakse hollandi keeles, peaks mitteresident, kes keelt ei valda, kaaluma volikirja tõlke esitamist talle arusaadavas keeles. Kuigi ametliku õigusjõuga on hollandikeelne tekst, aitab tõlge vältida arusaamatusi. Notar võib pakkuda tõlgi teenuseid või lubada volitajal kaasa võtta oma tõlk.
Legaliseerimine või apostillimine (vajadusel): Nagu varem mainitud, kui volikiri on kavas kasutada väljaspool Madalmaid, võib notar nõustada selle legaliseerimise või apostillimise vajaduse osas.
Välisriigi õigusaktide nõuete arvestamine: Kui volikirja kasutatakse mitteresidendi elukohariigis, tuleb veenduda, et selle sisu vastab selle riigi õigusaktide nõuetele. Vajalik võib olla konsulteerimine elukohariigi juristiga.

Näide volituste sõnastusest (üldine):

Illustreerimiseks võib volikirja üldine volituste sõnastus välja näha järgmine:

“Käesolevaga volitab volitaja volitatud esindajat esindama oma huve kõigis juriidilistes küsimustes Hollandis, sealhulgas, kuid mitte ainult, kinnisvaratehingute tegemine (ostu-müügilepingute, hüpoteeklepingute allkirjastamine, omandiõiguse vastuvõtmine või üleandmine), pangakontode haldamine, esindamine suhetes riigiasutustega, vajalike dokumentide allkirjastamine ja muude toimingute tegemine, mida volitatud esindaja peab vajalikuks või otstarbekaks volitaja huvide kaitsmiseks Hollandis.”

Oluline on märkida, et volituste sõnastus tuleb kohandada volitaja konkreetsetele vajadustele. Notar aitab koostada volikirja teksti nii, et see oleks juriidiliselt korrektne ja vastaks volitaja kavatsustele.

Kokkuvõtteks, kuigi volikirja sisu põhinõuded on üldised, peaksid mitteresidendid pöörama erilist tähelepanu identifitseerimise, aadressi kinnitamise, keele ja vajadusel dokumendi legaliseerimise või apostilleerimise küsimustele.

7. Volitaja kodakondsuse mõju volikirja vormistamise protsessile

Usaldusandja kodakondsus iseenesest ei ole takistuseks notariaalse volikirja vormistamisel Hollandis. Hollandi notarid ei diskrimineeri kodakondsuse alusel ja on kohustatud osutama oma teenuseid kõigile, kes neid vajavad, tingimusel et järgitakse seadusega kehtestatud nõudeid.

Kuid usaldusandja kodakondsus võib kaudselt mõjutada volikirja vormistamise protsessi mitmes aspektis:

1. Isiku tuvastamine:

Notar on kohustatud tuvastama usaldusandja isiku kehtiva isikut tõendava dokumendi alusel. Hollandi kodanike puhul võib selleks olla riiklik pass või juhiluba.
Välisriikide kodanike, sealhulgas mitteresidentide puhul on ainus usaldusväärne dokument, mida kõik notarid aktsepteerivad, välispass. Mõnel juhul võidakse aktsepteerida ka muid isikut tõendavaid dokumente, kuid pass on kõige universaalsem variant.
Notar võib välispassi ehtsust põhjalikumalt kontrollida, eriti kui usaldusandja kodakondsus tekitab kahtlusi või kui passi väljastanud riigiga kaasnevad teatud riskid dokumentide võltsimise osas.

2. Suhtlus- ja dokumendikeel:

Hollandi ametlik asjaajamiskeel on hollandi keel.[2, 4] Notariaalne volikiri koostatakse hollandi keeles.
Kui usaldusandja ei valda hollandi keelt, peab ta tagama dokumendi sisu mõistmise. Seda on võimalik saavutada mitmel viisil:
- Pöördumine notari poole, kes valdab usaldusandja keelt (nt inglise, saksa, prantsuse keelt). Paljudes suurlinnade notaribüroodes on mitmekeelsed töötajad.
- Vandetõlgi kaasamine volikirja teksti tõlkimiseks usaldusandja emakeelde. Tõlge võib olla esitatud nii enne kui ka pärast hollandikeelse originaali allkirjastamist.
- Mõnel juhul võib notar koostada kakskeelse dokumendi, kuid see võib sõltuda konkreetsest notarist ja volikirja tüübist.
Euroopa Liitu mittekuuluvate riikide kodanikud võivad vajada põhjalikumat volikirja juriidiliste aspektide selgitust, kuna õigussüsteemid erinevad.

3. Legaliseerimine ja apostillimine:

Kui Hollandis välisriigi kodaniku poolt vormistatud volikiri on kavas kasutada tema kodakondsusriigis, võib olla vajalik legaliseerimine või apostilli kinnitamine.
Legaliseerimise või apostillimise protseduur sõltub sellest, kas volitaja kodakondsusriik on 1961. aasta Haagi konventsiooni osaline, mis kaotab nõude välisriikide ametlike dokumentide legaliseerimiseks.
Notar Hollandis võib selles küsimuses nõustada ja aidata vajalike dokumentide vormistamisel.

4. Õiguslikud tagajärjed kodakondsusriigis:

Mõnede riikide kodanikel võib tekkida vajadus täiendavalt registreerida või kinnitada välismaal vormistatud volikiri vastavalt oma riigi seadustele.
Soovitatav on konsulteerida juristiga volitaja kodakondsusriigis, et veenduda, et Hollandis vormistatud volikiri omab õigusjõudu ja seda tunnustatakse selles riigis.

Näide: Moldova kodanikul, kellel puudub elamisluba Hollandis, tuleb notariaalse volikirja vormistamiseks esitada välispass. Kuna Moldova on Haagi konventsiooni osaline, tuleb volikirja kasutamiseks Moldova territooriumil sellele Hollandis apostill kinnitada. Samuti on soovitatav teha volikirja notariaalselt tõestatud tõlge rumeenia keelde.

Seega, kuigi kodakondsus ei ole otsene takistus, võib see mõjutada protseduurilisi aspekte, nagu isikut tõendavate dokumentide, suhtluskeele ja dokumentide vormistamise nõuded, samuti legaliseerimise või apostillimise vajadus. Mitteresidentidel soovitatakse need küsimused eelnevalt valitud notariga selgeks teha.

8. Suhtlusviisid notaribüroodega Hollandis mitteresidentidele

Mittteresidentide jaoks, kes soovivad Hollandis notariaalset volikirja vormistada, on oluline, et neil oleks võimalus tõhusalt notaribüroodega ühendust võtta. Selleks on mitu võimalust:

1. Otsing veebikataloogide kaudu:

Kuningliku Notarikoda (KNB) veebisait: https://www.knb.nl/ pakub notarite otsingufunktsiooni piirkonna, spetsialiseerumise ja isegi suhtluskeele järgi. See on kasulik tööriist notari leidmiseks, kes saab teenuseid osutada inglise või muus vajalikus keeles.
Muud veebikataloogid: Hollandis on ka teisi sõltumatuid notaribüroode katalooge, mida saab otsingumootorite kaudu leida.

2. Otsingumootorite kasutamine:

Võite kasutada Google’i või muid otsingumootoreid, et leida notaribüroosid konkreetses Hollandi linnas või piirkonnas.
Soovitatav on kasutada märksõnu inglise keeles, näiteks “notary public Amsterdam”, “English speaking notary Netherlands”.
Paljudel notaribüroodel on ingliskeelsed veebisaidid, kus on esitatud teave nende teenuste ja kontaktandmete kohta.

3. E-post:

Enamikul notaribüroodel on nende veebisaidil märgitud e-posti aadress.
See on mugav viis esmaseks kontaktiks, eriti kui viibite väljaspool Hollandit.
Oma kirjas esitage selgelt oma päring (näiteks notariaalse volikirja vormistamine mitteresidendina) ja märkige, millises keeles oleks teil mugavam suhelda.

4. Telefon:

Kui teil on võimalus helistada, leiate notaribüroo telefoninumbri nende veebisaidilt.
Helistades võib osutuda vajalikuks rääkida inglise keeles või kasutada tõlgi teenuseid, kui te ei valda hollandi keelt.

5. Veebipõhised tagasisidevormid:

Mõned notaribürood pakuvad oma veebisaidil veebivormi täitmist, et esitada küsimus või registreeruda konsultatsioonile.

Soovitused notaribüroodega suhtlemiseks:

Alustage notari otsimisest, kes räägib teie keelt: See hõlbustab suhtlemist ja juriidiliste aspektide mõistmist.
Olge valmis esitama põhiteavet enda ja pöördumise eesmärgi kohta: Märkige, et olete mitteresident ja soovite vormistada notariaalse volikirja.
Küsige protseduuri ja mitteresidentidele vajalike dokumentide loetelu kohta: Täpsustage eelnevalt, millised dokumendid peate esitama (nt välispass, aadressi kinnitus).
Täpsustage teenuste maksumust: Notaritasud Hollandis on reguleeritud, kuid võivad varieeruda sõltuvalt volikirja tüübist ja töö keerukusest.
Küsige kaugvormistamise võimaluse või isikliku kohaloleku vajaduse kohta: Mõnel juhul võib olla võimalik volikiri vormistada kaugteel, kuid seda tuleb täpsustada.
Olge kannatlik: Notarid on sageli hõivatud, seega võib vastuse saamine võtta aega.

Näidis e-kiri:

Teema: Inquiry regarding notarization of power of attorney for a non-resident

Lugupeetud härra/proua,

Minu nimi on [Teie nimi] ja olen Hollandi mitteresident, elan [Teie elukohariik]. Sooviksin uurida võimalust ja protseduuri notariaalse volikirja saamiseks teie büroost.

Olen [kirjeldage lühidalt volikirja eesmärki, nt: planning to purchase a property in the Netherlands and would like to authorize a representative to act on my behalf for the signing of the purchase agreement].

Oleksin tänulik, kui saaksite mulle edastada teavet mitteresidendilt nõutavate dokumentide, üldise protseduuri ja kulude hinnangu kohta. Eelistaksin suhelda inglise keeles.

Tänan teid aja ja tähelepanu eest. Ootan teie vastust.

Lugupidamisega,

[Teie nimi] [Teie kontakttelefon] [Teie e-posti aadress]

Neid meetodeid ja soovitusi kasutades saavad mitteresidendid tõhusalt ühendust võtta notaribüroodega Hollandis ja saada vajalikku teavet notariaalse volikirja vormistamiseks.

9. Kokkuvõte: Notariaalse volikirja vormistamise võimaluse üldistus Hollandis ilma elamisloata

Läbiviidud uuringu põhjal võib järeldada, et Hollandi mitteresidendid, kellel puudub elamisluba ja kes ei ole residendid, on õigus vormistada notariaalne volikiri Hollandi notari juures.

Peamised punktid, mis seda võimalust kinnitavad:

Seadusandliku nõude puudumine elamisloa või residendi staatuse kohta notariaalse volikirja vormistamiseks. Hollandi notarid lähtuvad taotleja isiku ja teovõime tõendamisest.
Mitteresidentide volikirjade vormistamise praktika erinevate juriidiliste toimingute tegemiseks Hollandis, nagu kinnisvaratehingud, ettevõtte juhtimine ja huvide esindamine.
Notaribüroode valmisolek töötada välisriikide kodanikega, sealhulgas teenuste osutamine inglise keeles ja konsultatsioonid dokumentide legaliseerimise ja apostillimise küsimustes.

Peamised tingimused ja protseduurilised punktid mitteresidentidele:

Kehtiva välispassi esitamine peamise isikut tõendava dokumendina.
Volituste üksikasjalik kirjeldus, mis antakse üle volitatud isikule.
Volikirja sisu mõistmine, mis on koostatud hollandi keeles (võib vajada tõlget).
Isiklik kohalolek notari juures volikirja allkirjastamiseks (välja arvatud harvadel juhtudel kaugvormistamisel).
Volikirja legaliseerimise või apostillimise võimalus, kui seda kasutatakse väljaspool Hollandit.
Kodakondsusriigi seadusandluse nõuete järgimine välismaal vormistatud volikirjade tunnustamise osas.

Soovitused mitteresidentidele, kes soovivad vormistada notariaalset volikirja Hollandis:

Võtke eelnevalt ühendust notaribürooga, eelistatavalt notariga, kes valdab teie keelt.
Täpsustage vajalike dokumentide loetelu ja mitteresidentide vormistamise protseduur.
Valmistage ette volituste üksikasjalik kirjeldus, mida soovite volitatud isikule anda.
Kaaluge volikirja tõlkimist teile arusaadavasse keelde.
Uurige notari teenuste maksumust.
Kui volikirja kasutatakse väljaspool Hollandit, täpsustage selle legaliseerimise või apostillimise nõudeid.

Kokkuvõtteks on notariaalse volikirja vormistamine Hollandis mitteresidentidele täiesti võimalik, kui järgitakse kehtestatud protseduure ja dokumentide nõudeid. Pöördumine kvalifitseeritud notari poole ja põhjalik ettevalmistus aitavad seda protseduuri edukalt läbi viia.