Documenten op afstand bestellen — hoe het werkt

Kunnen documenten worden besteld zonder naar het land te reizen? Ja, dat kan. Wij vragen documenten op, plaatsen een apostille, voeren consulaire legalisatie en nostrificatie uit, maken vertalingen en bezorgen het resultaat per koerier — u hoeft nergens naartoe. Hieronder vindt u het volledige proces in stappen en de betalingsprocedure, zonder verborgen voorwaarden.

Hoe verloopt het proces

U dient bij ons een verzoek in: welk document nodig is, de datum en plaats van ontvangst (afgifte), de datum en plaats van de gebeurtenis. Bijvoorbeeld: het duplicaat is in de ene stad afgegeven, maar de geboorte zelf vond in een andere plaats plaats — dat is belangrijk.
U geeft aan wat er precies nodig is: het opvragen van een document, apostilleren, consulaire legalisatie, nostrificatie (erkenning) van een diploma of getuigschrift.
U geeft aan voor welk land het document nodig is en waarvoor precies — dit is vaak de doorslaggevende factor waarvan de afhandelingsroute afhangt.
We verduidelijken of een vertaling nodig is en een apostille daarop (ofwel legalisatie van de vertaling, ofwel een vertaling via het consulaat).
Voor de berekening van de bezorging geeft u het exacte adres op waar naartoe geleverd moet worden. De kosten van de koeriersbezorging worden automatisch berekend.
U gaat akkoord met het orderbedrag. De betaling vindt plaats nadat onze vertegenwoordiger uw volmacht heeft ontvangen.
Onze vertegenwoordiger neemt contact met u op en verduidelijkt de details — of u neemt zelf contact met hem of haar op, als u dat prettiger vindt.
U stuurt ons uw documenten.
Na ontvangst van uw documenten (meestal een volmacht en een kopie van het paspoort) bevestigen wij de ontvangst ervan van de koerier.
U betaalt 70% van de bestelling.
Wij voeren de opdracht uit en sturen u een scan van het voltooide document. U betaalt het restant bij — 30%, de kosten van de vertaling van uw volmacht (indien deze is vertaald) en de retourkoerierszending.
Wij sturen u de documenten per koeriersdienst.

Hoe verloopt de betaling

U betaalt niets vooraf “in het luchtledige”. De betaling begint pas nadat onze vertegenwoordiger uw volmacht fysiek heeft ontvangen.
70% — na bevestiging van ontvangst van uw documenten (volmacht, kopie paspoort).
30% + vertaling van de volmacht (indien vereist) + retourzending — nadat u de scan van het voltooide document heeft ontvangen.
In sommige landen — bijvoorbeeld in Moldavië en Armenië — is de scan van het document met QR-code op zichzelf al een voltooid elektronisch document. Daarom sturen wij vóór volledige betaling de scan zonder QR-code. Wij vragen om uw begrip.

Wat we van u nodig hebben

Volmacht voor onze vertegenwoordiger (wordt opgemaakt bij een notaris op uw woonplaats; indien nodig sturen wij u de voorbereide tekst).
Kopie van het paspoort (pagina met de persoonsgegevens).
Kopieën van de bestaande documenten en exacte gegevens: volledige naam zoals vermeld in het document, datums en plaatsen van de gebeurtenis en van afgifte.
Bezorgadres en het land waarvoor het document wordt opgemaakt.

Veelgestelde vragen over de bestelling

Moet ik persoonlijk langskomen?

Nee. Het volledige proces verloopt via volmacht: de vertegenwoordiger dient documenten namens u in en haalt ze op, en het resultaat wordt per koerier naar uw adres bezorgd.

Waarom is de betaling opgesplitst in 70% en 30%?

Zo wordt het risico tussen de partijen verdeeld: wij beginnen met de werkzaamheden en dragen de kosten (leges, reizen, vertalingen) pas na een bevestigde bestelling, en u betaalt het restant nadat u al een scan van het voltooide document heeft gezien.

Hoe lang duurt dit?

Het hangt af van het land, de instantie en het soort document: van enkele dagen (apostille op een bestaand document) tot enkele weken of maanden (opvragen van een archiefstuk). We geven de exacte termijnen nadat de details van de bestelling zijn bevestigd.

En als het document niet wordt gevonden?

Als het archief of de instantie een officiële weigering afgeeft (het document is niet bewaard gebleven, er is geen registratie), geven wij u dit antwoord door — het heeft ook rechtskracht en is vaak nodig voor de rechtbank of het consulaat.

Bestelformulier

Als u bij ons documenten, een vertaling, apostille, legalisatie of iets dergelijks wilt bestellen, vul dan het onderstaande formulier in. We antwoorden en verduidelijken de details.

Bereik ons op de manier die u het beste uitkomt

De snelste manier is om een bericht te sturen via een messenger, wij antwoorden tijdens kantooruren: WhatsApp · Telegram · Viber · telefoon +373 67 666 333 · e-mail [email protected]. U kunt ook gewoon het formulier hieronder invullen — dan antwoorden wij op de manier die u daarin kiest.

Wat deze diensten betekenen

Om u het invullen van de aanvraag gemakkelijker te maken, lichten we de termen kort toe — welke procedure waarvoor dient.

Apostille — vereenvoudigde legalisatie voor landen die partij zijn bij het Haags Verdrag van 1961: één stempel op het document, en het is geldig in alle verdragsluitende landen. Een extra bekrachtiging door het consulaat is niet nodig.
Consulaire legalisatie — procedure voor landen die geen apostille accepteren (VAE, Qatar, Koeweit, Egypte, China en een aantal andere landen). Het document doorloopt een keten: notaris → ministerie van Justitie → ministerie van Buitenlandse Zaken van het land van afgifte → consulaat van het land van bestemming. Het duurt langer en is duurder dan apostille, maar zonder deze procedure wordt het document daar niet geaccepteerd.
Nostrificatie (erkenning) — officiële erkenning van een diploma, certificaat of ander onderwijsdocument in een ander land: de bevestiging dat uw kwalificatie overeenkomt met de lokale.
Vertaling met notariële bekrachtiging — de vertaling wordt uitgevoerd door een gediplomeerd vertaler, en de notaris bevestigt de echtheid van zijn handtekening. Een dergelijke vertaling wordt geaccepteerd in de GOS-landen en in de meeste Europese landen.
Vertaling door een beëdigd (gerechts)vertaler — een vertaler die in het land van bestemming de eed heeft afgelegd (Spanje, Italië, Frankrijk, Duitsland, Polen, Tsjechië, Roemenië en andere). Zijn stempel heeft een officiële status, waardoor afzonderlijke legalisatie van de vertaling doorgaans niet nodig is.
Vertaling door een consulair vertaler — de vertaling wordt uitgevoerd of gewaarmerkt door het consulaat van het land van bestemming. Dit is nodig daar waar een lokale notariële vertaling niet wordt geaccepteerd: vaak zijn dit Arabische landen en China.
Apostille op de vertaling — de apostille wordt niet alleen op het document zelf geplaatst, maar ook op de notarieel bekrachtigde vertaling. Soms is een ‘dubbele apostille’ vereist: op het origineel en op de vertaling.

Weet u niet zeker wat er in uw geval precies vereist is? Vermeld in de aanvraag het land en het doel van indiening en kies de optie ‘ik weet het niet’ — wij achterhalen zelf de vereisten van de ontvangende autoriteit en stellen een afhandelingsroute voor.

Houdt u niet van formulieren? Schrijf ons rechtstreeks: +373 67 666 333 · WhatsApp · contacten.

BUSINESS LIGA SRL · bizmoldova.com · +373 67 666 333 — materiaal gecontroleerd en volledig gepubliceerd.