Σύμβαση της Βιέννης για την έκδοση πολύγλωσσων αποσπασμάτων ληξιαρχικών πράξεων (1976)

Η Σύμβαση της Βιέννης για την έκδοση πολύγλωσσων αποσπασμάτων ληξιαρχικών πράξεων, που υπογράφηκε στις 8 Σεπτεμβρίου 1976, αποτελεί διεθνή συνθήκη με στόχο την τυποποίηση της μορφής των πιστοποιητικών γέννησης, γάμου και θανάτου. Αυτή η τυποποίηση αποσκοπεί στη διευκόλυνση της χρήσης τέτοιων εγγράφων στα συμμετέχοντα κράτη χωρίς την ανάγκη μετάφρασης ή πρόσθετης νομιμοποίησης.¹ Η Σύμβαση εκπονήθηκε από τη Διεθνή Επιτροπή για Θέματα Αστικής Κατάστασης (ICCS).² Η προηγούμενη σύμβαση του 1956 απαιτούσε την παροχή πληροφοριών σε επτά γλώσσες, καθιστώντας τη διαδικασία πιο περίπλοκη. Η Σύμβαση της Βιέννης του 1976 απλοποίησε αυτή τη διαδικασία, περιορίζοντας την υποχρεωτική τοποθέτηση πληροφοριών σε δύο γλώσσες στην μπροστινή πλευρά του εγγράφου, ενώ οι υπόλοιπες γλώσσες τοποθετήθηκαν στην πίσω πλευρά.²

Η ανάγκη για μια τέτοια τυποποιημένη μορφή προέκυψε λόγω της αύξησης της διεθνούς κινητικότητας των πολιτών και των δυσκολιών που σχετίζονται με τη νομιμοποίηση εγγράφων σε διάφορες δικαιοδοσίες. Απλοποιώντας τις απαιτήσεις μετάφρασης και νομιμοποίησης, η σύμβαση επιδιώκει να βελτιστοποιήσει τις διοικητικές διαδικασίες για τη διεθνή χρήση αυτών των ζωτικών εγγράφων.¹ Η συμπερίληψη της πολυγλωσσίας αντιμετωπίζει άμεσα το πρόβλημα του γλωσσικού φραγμού στη διεθνή ανταλλαγή εγγράφων. Οι παραδοσιακές μέθοδοι νομιμοποίησης συχνά περιλάμβαναν την απόκτηση επικυρωμένων μεταφράσεων, κάτι που μπορούσε να είναι χρονοβόρο και δαπανηρό. Η προσέγγιση της Σύμβασης της Βιέννης, που προβλέπει πολύγλωσσα αποσπάσματα, λύνει εξαρχής αυτό το πρόβλημα, ενσωματώνοντας τις μεταφράσεις στο ίδιο το έγγραφο.¹

Κατάλογος συμμετεχουσών χωρών στη Σύμβαση της Βιέννης (1976)

Η Σύμβαση της Βιέννης του 1976 τέθηκε σε ισχύ στις 30 Ιουλίου 1983 μετά την επικύρωσή της από πέντε κράτη.² Από το 2024, συμμετέχοντες στη σύμβαση είναι 23 ευρωπαϊκά κράτη και το Πράσινο Ακρωτήριο.² Παρακάτω παρουσιάζεται ο κατάλογος των χωρών που είναι μέρη αυτής της σύμβασης:

Αυστρία
Βέλγιο
Βοσνία και Ερζεγοβίνη
Βουλγαρία
Πράσινο Ακρωτήριο
Κροατία
Εσθονία
Γαλλία
Γερμανία
Ιταλία
Λιθουανία
Λουξεμβούργο
Μολδαβία
Μαυροβούνιο
Κάτω Χώρες (ευρωπαϊκό έδαφος)
Βόρεια Μακεδονία (ως διάδοχο κράτος της Γιουγκοσλαβίας) ²
Πολωνία
Πορτογαλία
Ρουμανία
Σερβία (ως διάδοχο κράτος της Γιουγκοσλαβίας) ²
Σλοβενία
Ισπανία
Ελβετία
Τουρκία

Η γεωγραφική κατανομή των συμμετεχουσών χωρών, κυρίως ευρωπαϊκών, με την προσθήκη του Πράσινου Ακρωτηρίου, υποδεικνύει τον περιφερειακό προσανατολισμό αυτής της πρωτοβουλίας τυποποίησης.² Η Διεθνής Επιτροπή για Θέματα Αστικής Κατάστασης, αποτελούμενη κυρίως από ευρωπαϊκά κράτη, οδήγησε φυσιολογικά σε μια σύμβαση με ισχυρή ευρωπαϊκή συμμετοχή. Η συμπερίληψη του Πράσινου Ακρωτηρίου μπορεί να υποδηλώνει ευρύτερη κάλυψη ή την ύπαρξη ειδικών ιστορικών ή νομικών δεσμών. Ο κατάλογος περιλαμβάνει χώρες με ποικίλα νομικά συστήματα και γλώσσες, γεγονός που υπογραμμίζει την επιτυχία της σύμβασης στην επίτευξη συναίνεσης για ένα τυποποιημένο μορφότυπο εγγράφων, παρά τις διαφορές στις διοικητικές πρακτικές.⁵ Η ικανότητα να ενώσει χώρες με διαφορετικές νομικές παραδόσεις υπό την αιγίδα μιας σύμβασης υποδηλώνει τα πρακτικά οφέλη και την αναγνωρισμένη ανάγκη για μια τέτοια τυποποίηση στον τομέα της τεκμηρίωσης πράξεων αστικής κατάστασης.

Για λόγους σαφήνειας, παρακάτω παρουσιάζεται ένας πίνακας των συμμετεχουσών χωρών με την ημερομηνία υπογραφής και επικύρωσης, εφόσον αυτές οι πληροφορίες είναι διαθέσιμες:

Κράτος	Υπογραφή	Επικύρωση	Έναρξη ισχύος
Αυστρία	8 Σεπτεμβρίου 1976	12 Μαρτίου 1981	30 Ιουλίου 1983
Βέλγιο	8 Σεπτεμβρίου 1976	2 Ιουνίου 1997	2 Ιουλίου 1997
Βοσνία και Ερζεγοβίνη	–	11 Οκτωβρίου 1995	6 Μαρτίου 1992
Βουλγαρία	–	18 Νοεμβρίου 2013	18 Δεκεμβρίου 2013
Πράσινο Ακρωτήριο	–	17 Σεπτεμβρίου 2015	17 Οκτωβρίου 2015
Κροατία	–	22 Σεπτεμβρίου 1993	22 Οκτωβρίου 1993
Εσθονία	–	24 Νοεμβρίου 2011	24 Δεκεμβρίου 2011
Γαλλία	8 Σεπτεμβρίου 1976	17 Δεκεμβρίου 1986	16 Ιανουαρίου 1987
Γερμανία	–	18 Ιουνίου 1997	18 Ιουλίου 1997
Ιταλία	8 Σεπτεμβρίου 1976	14 Αυγούστου 1979	30 Ιουλίου 1983
Λιθουανία	–	30 Δεκεμβρίου 2009	29 Ιανουαρίου 2010
Λουξεμβούργο	8 Σεπτεμβρίου 1976	28 Απριλίου 1978	30 Ιουλίου 1983
Μολδαβία	–	15 Απριλίου 2008	15 Μαΐου 2008
Μαυροβούνιο	–	26 Μαρτίου 2007	3 Ιουνίου 2006
Ολλανδία	8 Σεπτεμβρίου 1976	27 Μαρτίου 1987	26 Απριλίου 1987
Βόρεια Μακεδονία	–	15 Απριλίου 1994	17 Νοεμβρίου 1991
Πολωνία	–	2 Οκτωβρίου 2003	1 Νοεμβρίου 2003
Πορτογαλία	8 Σεπτεμβρίου 1976	30 Ιουνίου 1983	30 Ιουλίου 1983
Ρουμανία	–	6 Μαΐου 2013	5 Ιουνίου 2013
Σερβία	–	16 Οκτωβρίου 2001	27 Απριλίου 1992
Σλοβενία	–	1 Δεκεμβρίου 1992	31 Δεκεμβρίου 1992
Ισπανία	8 Σεπτεμβρίου 1976	25 Μαρτίου 1980	30 Ιουλίου 1983
Ελβετία	8 Σεπτεμβρίου 1976	19 Μαρτίου 1990	18 Απριλίου 1990
Τουρκία	8 Σεπτεμβρίου 1976	31 Μαΐου 1985	30 Ιουνίου 1985

Αυτός ο πίνακας επιτρέπει τον γρήγορο προσδιορισμό του αν μια χώρα ενδιαφέροντος είναι συμβαλλόμενο μέρος της σύμβασης και την παρακολούθηση της χρονολογίας υιοθέτησης της σύμβασης από διάφορα κράτη.²

Συμμετοχή της Γερμανίας στη Σύμβαση της Βιέννης (1976)

Η Γερμανία είναι συμβαλλόμενο μέρος της Σύμβασης της Βιέννης για την έκδοση πολύγλωσσων αποσπασμάτων ληξιαρχικών πράξεων.² Η Γερμανία επικύρωσε τη σύμβαση στις 18 Ιουνίου 1997 και τέθηκε σε ισχύ για τη Γερμανία στις 18 Ιουλίου 1997.² Η συμμετοχή της Γερμανίας μαρτυρεί τη δέσμευσή της στη διευκόλυνση της διεθνούς αναγνώρισης εγγράφων αστικής κατάστασης και στην απλούστευση των σχετικών διοικητικών διαδικασιών για τους πολίτες της και τους πολίτες άλλων συμβαλλομένων κρατών. Ως μεγάλη ευρωπαϊκή χώρα με σημαντικές διεθνείς σχέσεις, η προσχώρηση της Γερμανίας στη Σύμβαση της Βιέννης ευθυγραμμίζεται με τις ευρύτερες προσπάθειές της για την ανάπτυξη της διεθνούς νομικής συνεργασίας και τον εξορθολογισμό των διασυνοριακών διοικητικών διαδικασιών.

Σύμβαση της Χάγης για την Apostille και η σχέση της με τα πολύγλωσσα αποσπάσματα

Η Σύμβαση της Χάγης, η οποία καταργεί την απαίτηση νομιμοποίησης αλλοδαπών δημοσίων εγγράφων, της 5ης Οκτωβρίου 1961 (Σύμβαση της Χάγης για την Επισημείωση) παρέχει μια απλοποιημένη μέθοδο νομιμοποίησης δημοσίων εγγράφων για χρήση σε άλλες χώρες που είναι συμβαλλόμενα μέρη αυτής της σύμβασης.⁶ Η Επισημείωση αποτελεί μια βεβαίωση που επιβεβαιώνει τη γνησιότητα ενός δημοσίου εγγράφου, πιστοποιώντας την υπογραφή και την εξουσία του υπογράφοντος δημοσίου υπαλλήλου.¹⁰ Η Επισημείωση έχει τη μορφή τετράγωνης σφραγίδας με υποχρεωτικό τίτλο στη γαλλική γλώσσα.¹⁰

Η Σύμβαση της Χάγης για την Επισημείωση εξυπηρετεί παρόμοιο σκοπό με τη Σύμβαση της Βιέννης – τη διευκόλυνση της διεθνούς αναγνώρισης εγγράφων – αλλά μέσω διαφορετικού μηχανισμού: της πιστοποίησης της προέλευσης του εγγράφου, και όχι της τυποποίησης της μορφής του. Ενώ η Σύμβαση της Βιέννης αποσκοπεί στη δημιουργία ενός παγκοσμίως αποδεκτού μορφότυπου εγγράφων, η Σύμβαση της Χάγης επιλύει αυτό το ζήτημα διασφαλίζοντας την κατάλληλη πιστοποίηση του εγγράφου από τις αρχές της χώρας προέλευσης. Και οι δύο συμβάσεις επιδιώκουν να μειώσουν την ανάγκη για περίπλοκες και χρονοβόρες διαδικασίες νομιμοποίησης.

Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι τα πολύγλωσσα αποσπάσματα που εκδίδονται σύμφωνα με τη Σύμβαση της Βιέννης προορίζονται ειδικά για αποδοχή από άλλα κράτη μέλη χωρίς οποιαδήποτε περαιτέρω νομιμοποίηση, συμπεριλαμβανομένης της επικύρωσης με Apostille.¹ Η ίδια η σύμβαση προβλέπει την αμοιβαία αναγνώριση αυτών των τυποποιημένων εγγράφων.²² Η Σύμβαση της Βιέννης δημιουργεί ένα αυτοτελές σύστημα αναγνώρισης μεταξύ των κρατών μελών της, καθιστώντας το πρόσθετο επίπεδο της επικύρωσης με Apostille (στο πλαίσιο των κρατών μελών) γενικά περιττό για τα πολύγλωσσα αποσπάσματα. Ο ίδιος ο σκοπός της Σύμβασης της Βιέννης είναι να εξαλείψει την ανάγκη για περαιτέρω διατυπώσεις, όπως η νομιμοποίηση ή η επικύρωση με Apostille, μεταξύ των συμμετεχουσών χωρών. Το τυποποιημένο πολύγλωσσο έντυπο είναι το κλειδί για αυτήν την αμοιβαία αναγνώριση. Αυτή η εξαίρεση απλοποιεί περαιτέρω τη διαδικασία σε σύγκριση με τη Σύμβαση της Χάγης για την επικύρωση με Apostille για έγγραφα που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής της, καθώς εξαλείφει την ανάγκη απόκτησης πρόσθετης πιστοποίησης. Ενώ η Σύμβαση της Χάγης απλοποιεί τη νομιμοποίηση, η Σύμβαση της Βιέννης προχωρά ακόμη παραπέρα, καθιστώντας το τυποποιημένο έγγραφο άμεσα αποδεκτό σε άλλα κράτη μέλη χωρίς καμία πρόσθετη αυθεντικοποίηση.

Επικύρωση με Apostille πολύγλωσσων αποσπασμάτων στη Γερμανία

Κατά κανόνα, η επικύρωση με Apostille δεν απαιτείται για πολύγλωσσα αποσπάσματα που εκδίδονται σύμφωνα με τη Σύμβαση της Βιέννης, για χρήση στη Γερμανία, εάν το έγγραφο προέρχεται από άλλο κράτος μέλος αυτής της σύμβασης.² Η Γερμανία, ως υπογράφον μέρος της Σύμβασης της Βιέννης, υποχρεούται να αποδέχεται αυτά τα πολύγλωσσα αποσπάσματα χωρίς πρόσθετες διατυπώσεις.²² Για τον χρήστη που διαθέτει ένα πολύγλωσσο απόσπασμα από κράτος μέλος της Σύμβασης της Βιέννης, που προορίζεται για χρήση στη Γερμανία, το έγγραφο θα πρέπει να είναι νομικά έγκυρο χωρίς την ανάγκη επικύρωσης με Apostille. Βάσει της αρχής της αμοιβαίας αναγνώρισης που κατοχυρώνεται στη Σύμβαση της Βιέννης, η Γερμανία είναι νομικά υποχρεωμένη να αποδέχεται πολύγλωσσα αποσπάσματα που εκδίδονται από άλλα κράτη μέλη, χωρίς να επιβάλλει πρόσθετες απαιτήσεις νομιμοποίησης.

Ωστόσο, ενδέχεται να προκύψουν εξαιρετικές περιστάσεις υπό τις οποίες ένα φυσικό πρόσωπο μπορεί παρ’ όλα αυτά να επιθυμεί να λάβει επικύρωση με Apostille για ένα πολύγλωσσο απόσπασμα που εκδόθηκε στη Γερμανία. Για παράδειγμα, αυτό μπορεί να απαιτείται για τη χρήση του εγγράφου σε μια χώρα που δεν είναι συμβαλλόμενο μέρος της Σύμβασης της Βιέννης, αλλά είναι συμβαλλόμενο μέρος της Σύμβασης της Χάγης για την Apostille. Σε τέτοιες περιπτώσεις, τίθεται το ερώτημα εάν οι γερμανικές αρχές παρέχουν επικύρωση με Apostille σε τέτοια έγγραφα, ακόμη κι αν αυτό δεν είναι αυστηρά απαραίτητο για χρήση σε άλλα κράτη μέλη της Σύμβασης της Βιέννης.

Πληροφορίες από διαθέσιμες πηγές υποδεικνύουν ότι η επικύρωση με Apostille πολύγλωσσων αποσπασμάτων που εκδίδονται στη Γερμανία είναι δυνατή. Ειδικότερα, σημειώνεται ότι ένα Apostille μπορεί να καλύπτει ένα πολύγλωσσο έντυπο που εκδίδεται για πιστοποιητικά γέννησης, γάμου και θανάτου.⁹ Θα πρέπει επίσης να ληφθεί υπόψη ο Κανονισμός ΕΕ 2016/1191, ο οποίος απαλλάσσει ορισμένα δημόσια έγγραφα, συμπεριλαμβανομένων των εγγράφων αστικής κατάστασης, από την επικύρωση με Apostille όταν υποβάλλονται σε άλλο κράτος μέλος της ΕΕ, και προβλέπει τη δυνατότητα επισύναψης πολύγλωσσου τυποποιημένου εντύπου.⁸ Η Γερμανία είναι μέλος της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Επιπλέον, αναφέρεται ότι τα γερμανικά έγγραφα αστικής κατάστασης που εκδίδονται σύμφωνα με τη Σύμβαση CIEC (Διεθνούς Επιτροπής για Θέματα Αστικής Κατάστασης) απαλλάσσονται από τη νομιμοποίηση.⁷ Τα πολύγλωσσα πιστοποιητικά γέννησης που εκδίδονται στη Γερμανία δεν απαιτούν περαιτέρω νομιμοποίηση ή επικύρωση με Apostille στα συμβαλλόμενα μέρη της Σύμβασης της Βιέννης.²

Επομένως, αν και η επικύρωση με Apostille συνήθως δεν απαιτείται για τη χρήση πολύγλωσσων αποσπασμάτων από χώρες μέλη της Σύμβασης της Βιέννης στη Γερμανία, οι γερμανικές αρχές είναι πιθανό να μπορούν να εκδώσουν επικύρωση με Apostille για ένα πολύγλωσσο απόσπασμα που εκδόθηκε στη Γερμανία, κατόπιν αιτήματος, ειδικά εάν το έγγραφο προορίζεται για χρήση σε χώρα που δεν είναι συμβαλλόμενο μέρος της Σύμβασης της Βιέννης, αλλά είναι συμβαλλόμενο μέρος της Σύμβασης της Χάγης.

Αρμόδιες αρχές στη Γερμανία για την επικύρωση με Apostille εγγράφων αστικής κατάστασης (εάν ισχύει)

Στη Γερμανία, η δομή των αρχών που είναι υπεύθυνες για την έκδοση αποστίλ είναι αποκεντρωμένη και εξαρτάται από τον τύπο του εγγράφου και το ομοσπονδιακό κρατίδιο (Bundesland) στο οποίο εκδόθηκε.⁷ Δεν υπάρχει ενιαία αρχή εξουσιοδοτημένη να εκδίδει αποστίλ σε όλα τα δημόσια έγγραφα που εκδίδονται στη Γερμανία.¹⁰

Για ομοσπονδιακά έγγραφα (που εκδίδονται από ομοσπονδιακές αρχές ή δικαστήρια), αρμόδια αρχή είναι η Ομοσπονδιακή Υπηρεσία Εξωτερικών Υποθέσεων (Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten – BfAA) στο Βρανδεμβούργο επί του Χάβελ.⁸ Μέχρι τις 31 Δεκεμβρίου 2022, αυτό το έργο εκτελούσε η Ομοσπονδιακή Διοικητική Υπηρεσία (Bundesverwaltungsamt) στην Κολωνία.¹¹ Εξαίρεση αποτελούν τα έγγραφα του Ομοσπονδιακού Δικαστηρίου Διπλωμάτων Ευρεσιτεχνίας και της Γερμανικής Υπηρεσίας Διπλωμάτων Ευρεσιτεχνίας και Εμπορικών Σημάτων, για τα οποία το αποστίλ εκδίδεται από τον Πρόεδρο της Γερμανικής Υπηρεσίας Διπλωμάτων Ευρεσιτεχνίας και Εμπορικών Σημάτων.⁸

Για έγγραφα που εκδίδονται από αρχές των ομοσπονδιακών κρατιδίων (συμπεριλαμβανομένων εγγράφων αστικής κατάστασης που εκδίδονται από τοπικά ληξιαρχεία – Standesämter), η αρμόδια αρχή διαφέρει ανάλογα με το κρατίδιο.⁷ Ως γενικά παραδείγματα αρμόδιων αρχών σε επίπεδο κρατιδίων μπορούν να αναφερθούν:

Υπουργεία Εσωτερικών (ή Γερουσιαστικές Διοικήσεις σε πόλεις-κράτη όπως το Βερολίνο και το Αμβούργο) για διοικητικά έγγραφα.
Περιφερειακοί Επίτροποι (Regierungspräsidenten) ή Κυβερνήσεις Περιφερειών (Bezirksregierungen).
Κρατικές Υπηρεσίες Διαμονής και Ρύθμισης (π.χ. στο Βερολίνο).
Κεντρικές Αστυνομικές Διευθύνσεις (π.χ. στην Κάτω Σαξονία για ορισμένα έγγραφα).
Εποπτικές και Υπηρεσιακές Διευθύνσεις (π.χ. στη Ρηνανία-Παλατινάτο).
Κρατικές Διευθύνσεις (π.χ. στη Σαξονία).
Κρατικές Διοικητικές Υπηρεσίες (π.χ. στη Σαξονία-Άνχαλτ και τη Θουριγγία).
Υπουργεία Δικαιοσύνης (ή Γερουσιαστικές Διοικήσεις) για όργανα δικαστικής διοίκησης, δικαστήρια και συμβολαιογράφους.
Πρόεδροι Περιφερειακών Δικαστηρίων (Landgerichtspräsidenten) για έγγραφα που εκδίδονται από κατώτερα δικαστήρια και συμβολαιογράφους εντός της περιφέρειάς τους.

Συγκεκριμένα, στο Βερολίνο, η Κρατική Υπηρεσία Θεμάτων Διαμονής και Ρύθμισης μπορεί να είναι η αρμόδια αρχή.¹⁰ Στη Βαυαρία, η αρμόδια αρχή μπορεί να είναι η Regierung von Mittelfranken.²⁶ Για τη Βόρεια Ρηνανία-Βεστφαλία, αρμόδια αρχή μπορεί να είναι η Bezirksregierung Düsseldorf.

Επομένως, για τον προσδιορισμό της σωστής αρχής για την επικύρωση με Apostille μιας πολύγλωσσης απόσπασης που εκδόθηκε στη Γερμανία, είναι απαραίτητο να γνωρίζετε το συγκεκριμένο ομόσπονδο κρατίδιο στο οποίο εκδόθηκε το έγγραφο. Τα έγγραφα αστικής κατάστασης (πιστοποιητικά γέννησης, γάμου, θανάτου) εκδίδονται συνήθως από τα τοπικά ληξιαρχεία, τα οποία υπάγονται στο αντίστοιχο ομόσπονδο κρατίδιο. Κατά συνέπεια, η αρχή που είναι εξουσιοδοτημένη να εκδίδει την Apostille θα είναι πιθανότατα ένας οργανισμός σε επίπεδο κρατιδίου.

Εναλλακτικές διαδικασίες νομιμοποίησης στη Γερμανία (εάν η Apostille δεν εφαρμόζεται ή δεν είναι επιθυμητή)

Εάν η χώρα στην οποία θα χρησιμοποιηθεί η πολύγλωσση απόσπαση δεν είναι συμβαλλόμενο μέρος της Σύμβασης της Χάγης για την Apostille ή εάν η Σύμβαση της Βιέννης δεν εφαρμόζεται (για παράδειγμα, εάν το έγγραφο δεν είναι πολύγλωσση απόσπαση σε τυποποιημένη μορφή), το έγγραφο μπορεί να χρειαστεί να νομιμοποιηθεί στη διπλωματική ή προξενική αντιπροσωπεία αυτής της χώρας στη Γερμανία.⁶ Αυτή η διαδικασία συνήθως περιλαμβάνει προκαταρκτική πιστοποίηση από αρμόδια γερμανική αρχή (η οποία μπορεί να είναι παρόμοια με τις αρχές που εκδίδουν Apostille σε επίπεδο κρατιδίου), ακολουθούμενη από νομιμοποίηση στην πρεσβεία ή το προξενείο. Για χώρες που δεν εμπίπτουν στο πλαίσιο των Συμβάσεων της Χάγης και της Βιέννης, η παραδοσιακή, πιο περίπλοκη οδός της προξενικής νομιμοποίησης παραμένει η απαραίτητη διαδικασία για τη διασφάλιση της διεθνούς νομικής ισχύος των γερμανικών εγγράφων αστικής κατάστασης.

Η Γερμανία έχει διμερείς συμφωνίες με ορισμένες χώρες, οι οποίες μπορούν να απλοποιήσουν τη διαδικασία νομιμοποίησης ή ακόμα και να καταργήσουν αυτήν την απαίτηση για συγκεκριμένους τύπους εγγράφων.⁶ Σε αυτές τις χώρες περιλαμβάνονται η Αυστρία, το Βέλγιο, η Δανία, η Γαλλία, η Ελλάδα, η Ιταλία, το Λουξεμβούργο και η Ελβετία. Συνιστάται στον χρήστη να ελέγξει τις συγκεκριμένες απαιτήσεις της χώρας στην οποία σκοπεύει να χρησιμοποιήσει το έγγραφο, για να μάθει αν ισχύει κάποια διμερής συμφωνία. Οι διμερείς συμφωνίες μπορούν να προσφέρουν ακόμη μεγαλύτερη απλοποίηση σε σύγκριση με τις πολυμερείς συμβάσεις, προσαρμοσμένη στις συγκεκριμένες νομικές και διοικητικές σχέσεις μεταξύ δύο χωρών.

Για χρήση σε άλλα κράτη μέλη της ΕΕ, ο Κανονισμός (ΕΕ) 2016/1191 απαλλάσσει ορισμένα δημόσια έγγραφα, συμπεριλαμβανομένων των εγγράφων αστικής κατάστασης, από τις απαιτήσεις νομιμοποίησης ή επισημείωσης (Apostille).⁸ Η εκδούσα αρχή μπορεί να επισυνάψει στο έγγραφο ένα πολύγλωσσο τυποποιημένο έντυπο (MSF), το οποίο ενδεχομένως εξαλείφει την ανάγκη μετάφρασης. Ο κανονισμός της ΕΕ παρέχει το υψηλότερο επίπεδο απλοποίησης για έγγραφα αστικής κατάστασης εντός της Ευρωπαϊκής Ένωσης, εξαλείφοντας σχεδόν όλα τα γραφειοκρατικά εμπόδια για την αμοιβαία αναγνώρισή τους.

Η Σύμβαση της Βιέννης για την έκδοση πολύγλωσσων αποσπασμάτων ληξιαρχικών πράξεων αποσκοπεί στην απλοποίηση της διεθνούς χρήσης πιστοποιητικών γέννησης, γάμου και θανάτου μέσω της τυποποίησης της μορφής τους. Η Γερμανία είναι συμβαλλόμενο μέρος αυτής της σύμβασης, πράγμα που σημαίνει ότι τα πολύγλωσσα αποσπάσματα που εκδίδονται σύμφωνα με τις διατάξεις της από άλλα κράτη μέλη γίνονται γενικά αποδεκτά στη Γερμανία χωρίς την ανάγκη επισημείωσης (Apostille) ή άλλης μορφής νομιμοποίησης.

Αν και συνήθως δεν απαιτείται επικύρωση με Apostille για τη χρήση τέτοιων πολύγλωσσων αποσπασμάτων στη Γερμανία, οι γερμανικές αρχές μπορούν να εκδώσουν Apostille σε πολύγλωσσο απόσπασμα που εκδόθηκε στη Γερμανία, κατόπιν αιτήματος, ειδικά εάν το έγγραφο προορίζεται για χρήση σε χώρα που δεν είναι συμβαλλόμενο μέρος της Σύμβασης της Βιέννης, αλλά είναι συμβαλλόμενο μέρος της Σύμβασης της Χάγης για την Apostille. Η αρμόδια αρχή για την έκδοση Apostille στη Γερμανία εξαρτάται από τον τύπο του εγγράφου και το ομόσπονδο κρατίδιο στο οποίο εκδόθηκε. Για ομοσπονδιακά έγγραφα, αρμόδια είναι η Ομοσπονδιακή Υπηρεσία Εξωτερικών Υποθέσεων, ενώ για έγγραφα των κρατιδίων, τα αντίστοιχα Υπουργεία Εσωτερικών, Δικαιοσύνης ή οι περιφερειακές διοικήσεις.

Σε περιπτώσεις όπου η Σύμβαση της Βιέννης ή η Σύμβαση της Χάγης για την Apostille δεν εφαρμόζονται, ενδέχεται να απαιτηθούν εναλλακτικές διαδικασίες νομιμοποίησης, όπως η προξενική νομιμοποίηση στην πρεσβεία ή το προξενείο της χώρας προορισμού, διμερείς συμφωνίες μεταξύ της Γερμανίας και αυτής της χώρας, ή, για χρήση σε άλλα κράτη μέλη της ΕΕ, οι διατάξεις του Κανονισμού ΕΕ 2016/1191.