Бечка конвенција о издавању вишејезичних извода из матичних књига (1976)

Бечка конвенција о издавању вишејезичних извода из матичних књига, потписана 8. септембра 1976. године, представља међународни уговор чији је циљ стандардизација формата извода из матичних књига рођених, венчаних и умрлих. Ова стандардизација има за циљ да олакша коришћење таквих докумената у земљама чланицама без потребе за њиховим преводом или додатном легализацијом.¹ Конвенцију је израдила Међународна комисија за питања грађанског статуса (ICCS).² Раније важећа конвенција из 1956. године захтевала је пружање информација на седам језика, што је чинило процес сложенијим. Бечка конвенција из 1976. године поједноставила је ову процедуру, ограничивши обавезно постављање информација на два језика на предњој страни документа, а остале језике поставивши на задњој страни.²

Потреба за оваквим стандардизованим форматом настала је због раста међународне мобилности грађана и сложености повезаних са легализацијом докумената у различитим јурисдикцијама. Поједностављујући захтеве за превод и легализацију, конвенција тежи да оптимизује административне процедуре за међународно коришћење ових кључних докумената.¹ Укључивање вишејезичности директно решава проблем језичке баријере при међународној размени докумената. Традиционалне методе легализације често су укључивале добијање оверених превода, што је могло бити временски и финансијски захтевно. Приступ Бечке конвенције, који предвиђа вишејезичне изводе, изворно решава овај проблем укључујући преводе у сам документ.¹

Списак земаља чланица Бечке конвенције (1976)

Бечка конвенција из 1976. године ступила је на снагу 30. јула 1983. године након ратификације од стране пет држава.² Од 2024. године, чланице конвенције су 23 европске државе и Зеленортска Острва.² У наставку је приказан списак земаља које су стране ове конвенције:

Аустрија
Белгија
Босна и Херцеговина
Бугарска
Зеленортска Острва
Хрватска
Естонија
Француска
Немачка
Италија
Литванија
Луксембург
Молдавија
Црна Гора
Холандија (европска територија)
Северна Македонија (као држава наследница Југославије) ²
Пољска
Португалија
Румунија
Србија (као држава наследница Југославије) ²
Словенија
Шпанија
Швајцарска
Турска

Географска расподела земаља чланица, углавном европских, са додатком Зеленортских Острва, указује на регионалну усмереност ове иницијативе за стандардизацију.² Међународна комисија за питања грађанског стања, будући да се углавном састоји од европских држава, природно је довела до конвенције са снажним европским учешћем. Укључивање Зеленортских Острва може указивати на шири обухват или на постојање посебних историјских или правних веза. Списак укључује земље са разноврсним правним системима и језицима, што наглашава успех конвенције у постизању консензуса о стандардизованом формату докумената, упркос разликама у административним праксама.⁵ Способност да се окупе земље са различитим правним традицијама под окриљем једне конвенције указује на практичне користи и схваћену потребу за таквом стандардизацијом у области документације аката грађанског стања.

Ради прегледности, испод је приказана табела земаља чланица са датумом потписивања и ратификације, уколико су такве информације доступне:

Држава	Потписивање	Ратификација	Ступање на снагу
Аустрија	8. септембар 1976.	12. март 1981.	30. јул 1983.
Белгија	8. септембар 1976.	2. јун 1997.	2. јул 1997.
Босна и Херцеговина	–	11. октобар 1995.	6. март 1992.
Бугарска	–	18. новембар 2013.	18. децембар 2013.
Зеленортска Острва	–	17. септембар 2015.	17. октобар 2015.
Хрватска	–	22. септембар 1993.	22. октобар 1993.
Естонија	–	24. новембар 2011.	24. децембар 2011.
Француска	8. септембар 1976.	17. децембар 1986.	16. јануар 1987.
Немачка	–	18. јун 1997.	18. јул 1997.
Италија	8. септембар 1976.	14. август 1979.	30. јул 1983.
Литванија	–	30. децембар 2009.	29. јануар 2010.
Луксембург	8. септембар 1976.	28. април 1978.	30. јул 1983.
Молдавија	–	15. април 2008.	15. мај 2008.
Црна Гора	–	26. март 2007.	3. јун 2006.
Холандија	8. септембар 1976.	27. март 1987.	26. април 1987.
Северна Македонија	–	15. април 1994.	17. новембар 1991.
Пољска	–	2. октобар 2003.	1. новембар 2003.
Португалија	8. септембар 1976.	30. јун 1983.	30. јул 1983.
Румунија	–	6. мај 2013.	5. јун 2013.
Србија	–	16. октобар 2001.	27. април 1992.
Словенија	–	1. децембар 1992.	31. децембар 1992.
Шпанија	8. септембар 1976.	25. март 1980.	30. јул 1983.
Швајцарска	8. септембар 1976.	19. март 1990.	18. април 1990.
Турска	8. септембар 1976.	31. мај 1985.	30. јун 1985.

Ова табела омогућава брзо утврђивање да ли је држава од интереса чланица конвенције и праћење хронологије усвајања конвенције од стране различитих држава.²

Учешће Немачке у Бечкој конвенцији (1976)

Немачка је чланица Бечке конвенције о издавању вишејезичних извода из матичних књига.² Немачка је ратификовала конвенцију 18. јуна 1997. године, а она је ступила на снагу за Немачку 18. јула 1997. године.² Учешће Немачке сведочи о њеној посвећености олакшавању међународног признавања докумената о грађанском стању и поједностављењу сродних административних процедура за своје грађане и грађане других држава чланица. Као велика европска земља са значајним међународним везама, приступање Немачке Бечкој конвенцији у складу је са њеним ширим напорима на развоју међународне правне сарадње и оптимизацији прекограничних административних процеса.

Хашка конвенција о апостилу и њена веза са вишејезичним изводима

Хашка конвенција о укидању захтева за легализацију страних јавних исправа од 5. октобра 1961. године (Хашка конвенција о апостилу) пружа поједностављени метод легализације јавних исправа за употребу у другим државама које су потписнице ове конвенције.⁶ Апостил представља потврду која потврђује аутентичност јавне исправе, оверавајући потпис и овлашћења потписаног службеног лица.¹⁰ Апостил има облик квадратног печата са обавезним насловом на француском језику.¹⁰

Хашка конвенција о апостилу има сличну сврху као и Бечка конвенција – олакшавање међународног признавања докумената – али путем другог механизма: потврђивања порекла документа, а не стандардизације његовог формата. Док Бечка конвенција има за циљ стварање универзално прихваћеног формата докумената, Хашка конвенција решава овај проблем обезбеђујући одговарајућу сертификацију документа од стране власти земље порекла. Обе конвенције теже да смање потребу за сложеним и дуготрајним процесима легализације.

Важно је напоменути да су вишејезични изводи, издати у складу са Бечком конвенцијом, посебно намењени за прихватање од стране других држава чланица без икакве даље легализације, укључујући апостил.¹ Сама конвенција предвиђа узајамно признавање ових стандардизованих докумената.²² Бечка конвенција ствара самодовољан систем признавања међу својим државама чланицама, што чини додатни ниво апостила (у контексту држава чланица) углавном непотребним за вишејезичне изводе. Сама сврха Бечке конвенције је да елиминише потребу за даљим формалностима, попут легализације или апостила, између земаља учесница. Стандардизовани вишејезични формат је кључ за ово узајамно признавање. Ово изузеће додатно поједностављује процес у поређењу са Хашком конвенцијом о апостилу за документе који потпадају под њену примену, јер елиминише потребу за добијањем додатне сертификације. Док Хашка конвенција поједностављује легализацију, Бечка конвенција иде још даље, чинећи стандардизовани документ директно прихватљивим у другим државама чланицама без икакве додатне аутентификације.

Апостилирање вишејезичних извода у Немачкој

По правилу, апостил није потребан за вишејезичне изводе издате у складу са Бечком конвенцијом за употребу у Немачкој, ако документ потиче из друге државе чланице ове конвенције.² Немачка, као потписница Бечке конвенције, обавезна је да прихвата ове вишејезичне изводе без додатних формалности.²² За корисника који има вишејезични извод из државе чланице Бечке конвенције намењен за употребу у Немачкој, документ би требало да буде правно важећи без потребе за апостилирањем. На основу принципа узајамног признавања, утврђеног у Бечкој конвенцији, Немачка је правно обавезна да прихвата вишејезичне изводе издате од стране других држава чланица, без постављања додатних захтева за легализацију.

Ипак, могу настати изузетне околности у којима физичко лице ипак може желети да добије апостил на вишејезични извод издат у Немачкој. На пример, то може бити потребно за коришћење документа у земљи која није чланица Бечке конвенције, али је чланица Хашке конвенције о апостилу. У таквим случајевима поставља се питање да ли немачке власти издају апостил на такве документе, чак и ако то није строго неопходно за коришћење у другим државама чланицама Бечке конвенције.

Информације из доступних извора указују на то да је апостилирање вишејезичних извода издатих у Немачкој могуће. Посебно се наводи да један апостил може укључивати један вишејезични образац издат за изводе из матичне књиге рођених, венчаних и умрлих.⁹ Такође треба узети у обзир Уредбу ЕУ 2016/1191, која ослобађа одређене јавне документе, укључујући документе о грађанском стању, од апостила приликом подношења у другој држави чланици ЕУ, и предвиђа могућност прилагања вишејезичног стандардног обрасца.⁸ Немачка је чланица Европске уније. Поред тога, наводи се да су немачки документи о грађанском стању издати у складу са Конвенцијом CIEC (Међународне комисије за питања грађанског стања) ослобођени легализације.⁷ Вишејезични изводи из матичне књиге рођених издати у Немачкој не захтевају даљу легализацију или апостил у државама чланицама Бечке конвенције.²

Дакле, иако апостил обично није потребан за коришћење вишејезичних извода из земаља чланица Бечке конвенције у Немачкој, немачке власти вероватно могу издати апостил на вишејезични извод издат у Немачкој на захтев, посебно ако је документ намењен за коришћење у земљи која није чланица Бечке конвенције, али је чланица Хашке конвенције.

Надлежни органи у Немачкој за апостилирање докумената о грађанском стању (ако је применљиво)

У Немачкој структура органа одговорних за издавање апостила је децентрализована и зависи од врсте документа и савезне државе (Bundesland) у којој је издат.⁷ Не постоји јединствени орган овлашћен да издаје апостиле на све јавне документе издате у Немачкој.¹⁰

За савезне документе (издате од савезних органа власти или судова) надлежни орган је Савезни завод за иностране послове (Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten – BfAA) у Бранденбургу на Хафелу.⁸ До 31. децембра 2022. године овим се бавио Савезни управни завод (Bundesverwaltungsamt) у Келну.¹¹ Изузетак су документи Савезног патентног суда и Немачког завода за патенте и жигове, за које апостил издаје Председник Немачког завода за патенте и жигове.⁸

За документе издате од власти савезних држава (укључујући документе о грађанском стању издате од локалних матичних служби – Standesämter), надлежни орган се разликује у зависности од државе.⁷ Као општи примери надлежних органа на нивоу држава могу се навести:

Министарства унутрашњих послова (или Сенатске управе у градовима-државама попут Берлина и Хамбурга) за административне документе.
Регионални комесари (Regierungspräsidenten) или окружне владе (Bezirksregierungen).
Државне управе за питања боравка и регулисање (нпр. у Берлину).
Главне управе полиције (нпр. у Доњој Саксонији за одређене документе).
Надзорне и сервисне дирекције (нпр. у Рајнској-Палатинату).
Државне дирекције (нпр. у Саксонији).
Државне управне службе (нпр. у Саксонији-Анхалту и Тирингији).
Министарства правде (или Сенатске управе) за органе судске управе, судове и нотаре.
Председници регионалних судова (Landgerichtspräsidenten) за документе издате од нижих судова и нотара у оквиру њиховог округа.

Конкретно, у Берлину, Државна управа за питања боравка и регулисање може бити надлежни орган.¹⁰ У Баварској, одговарајући орган може бити Regierung von Mittelfranken.²⁶ За Северну Рајну-Вестфалију, надлежни орган може бити Bezirksregierung Düsseldorf.

Дакле, за одређивање исправног органа за апостилирање вишејезичног извода, издатог у Немачкој, потребно је знати конкретну савезну државу у којој је документ издат. Документи о грађанском стању (изводи из матичних књига рођених, венчаних, умрлих) се по правилу издају од стране локалних матичних служби, које су под надлежношћу одговарајуће савезне државе. Сходно томе, орган овлашћен за издавање апостила ће највероватније бити организација на нивоу савезне државе.

Алтернативни поступци легализације у Немачкој (ако апостил није примењив или није пожељан)

Ако држава у којој ће се користити вишејезични извод није чланица Хашке конвенције о апостилу, или ако Бечка конвенција није примењива (нпр. ако документ није вишејезични извод у стандардизованом формату), документ ће можда морати да буде легализован у дипломатском или конзуларном представништву те државе у Немачкој.⁶ Овај поступак обично укључује претходну сертификацију од стране надлежног немачког органа (који може бити сличан органима који издају апостил на нивоу савезне државе), након чега следи легализација у амбасади или конзулату. За државе које нису у оквиру Хашке и Бечке конвенције, традиционални, сложенији пут конзуларне легализације остаје неопходан поступак за обезбеђивање међународне правне снаге немачких докумената о грађанском стању.

Њемачка има билатералне споразуме са неким земљама који могу поједноставити процес легализације или чак укинути овај захтјев за одређене врсте докумената.⁶ У такве земље спадају Аустрија, Белгија, Данска, Француска, Грчка, Италија, Луксембург и Швајцарска. Препоручује се кориснику да провјери конкретне захтјеве земље у којој намјерава да користи документ, како би сазнао да ли је билатерални споразум примјењив. Билатерални споразуми могу понудити још веће поједностављење у поређењу са мултилатералним конвенцијама, прилагођено специфичним правним и административним односима између двије земље.

За употребу у другим државама чланицама ЕУ, Уредба (ЕУ) 2016/1191 ослобађа одређене јавне документе, укључујући документе о грађанском стању, од захтјева за легализацију или апостилом.⁸ Орган који издаје документ може приложити вишејезични стандардни образац (MSF), чиме се потенцијално уклања потреба за преводом. Уредба ЕУ обезбјеђује највиши ниво поједностављења за документе о грађанском стању унутар Европске уније, уклањајући готово све бирократске препреке за њихово међусобно признавање.

Бечка конвенција о издавању вишејезичних извода из матичних књига грађанског стања има за циљ поједностављење међународне употребе извода из матичних књига рођених, вјенчаних и умрлих стандардизацијом њиховог формата. Њемачка је учесница ове конвенције, што значи да се вишејезични изводи издати у складу са њеним одредбама од стране других држава чланица, по правилу, прихватају у Њемачкој без потребе за апостилирањем или другим обликом легализације.

Иако апостил обично није потребан за коришћење таквих вишејезичних извода у Немачкој, немачке власти могу издати апостил на вишејезични извод издат у Немачкој, на захтев, посебно ако је документ намењен за употребу у земљи која није чланица Бечке конвенције, али је чланица Хашке конвенције о апостилу. Надлежни орган за издавање апостила у Немачкој зависи од врсте документа и савезне државе у којој је издат. За савезне документе то је Савезни завод за иностране послове, а за документе савезних држава – одговарајућа министарства унутрашњих послова, правде или регионалне управе.

У случајевима када Бечка конвенција или Хашка конвенција о апостилу нису примењиве, могу бити потребне алтернативне процедуре легализације, као што је конзуларна легализација у амбасади или конзулату земље одредишта, билатерални споразуми између Немачке и те земље, или, за употребу у другим државама чланицама ЕУ, одредбе Уредбе ЕУ 2016/1191.