Zweigstelle oder Abteilung einer ausländischen öffentlichen Organisation in der Republik Moldau

I. Einleitung

Dieser Bericht hilft ausländischen gemeinnützigen Organisationen zu verstehen, wie sie eine Zweigstelle in der Republik Moldawien eröffnen können. Wir betrachten die wichtigsten Gesetze, den Registrierungsprozess, die erforderlichen Dokumente und die steuerlichen Bedingungen.

Das wichtigste Gesetz, das gemeinnützige Organisationen (NPOs) in Moldawien regelt, ist das Gesetz Nr. 86 vom 11. Juni 2020 über gemeinnützige Organisationen. Es hat alle vorherigen Gesetze ersetzt und ist die einzige aktuelle Informationsquelle.

II. Möglichkeit der Registrierung einer Zweigstelle

Die moldauische Gesetzgebung erlaubt ausländischen Organisationen die Eröffnung von Zweigstellen. Die Agentur für öffentliche Dienstleistungen (ASP) hat bestätigt, dass es für ausländische Staatsbürger und Organisationen keine besonderen Einschränkungen oder Regeln gibt. Das Verfahren ist für alle gleich und im Gesetz Nr. 86/2020 klar beschrieben.

Dies bedeutet, dass eine ausländische Organisation aufgrund ihrer ausländischen Herkunft nicht mit zusätzlichen Schwierigkeiten konfrontiert wird. Die Hauptsache ist, die allgemeinen Regeln Moldovas zu befolgen.

III. Verfahren der staatlichen Registrierung

Zuständige Behörde: Agentur für öffentliche Dienstleistungen (ASP)

Alle juristischen Personen, einschließlich Zweigniederlassungen von NPOs, werden bei der Agentur für öffentliche Dienstleistungen (ASP) registriert.

Schritt-für-Schritt-Anleitung:

1. Einreichung des Antrags: Persönlich, per E-Mail (mit elektronischer Signatur) oder per Einschreiben.
2. Bezahlung der Gebühren: Über das staatliche elektronische Zahlungssystem.
3. Prüfung: Die ASP prüft die Unterlagen auf Übereinstimmung mit den Gesetzen.
4. Ausstellung des Bescheids: Wenn alles in Ordnung ist, stellt die ASP einen Registrierungsbescheid aus. Dies löst auch die steuerliche und soziale Registrierung aus.

Die Standardregistrierungsfrist beträgt 15 Werktage.

Wichtige Anforderungen:

• Antragsteller: Die Unterlagen müssen vollständig und korrekt sein. Es ist zwingend erforderlich, Angaben zu den wirtschaftlichen Eigentümern zu machen.
• Geschäftsadresse: Die Zweigniederlassung muss eine tatsächliche, bestätigte Adresse in Moldau haben (z. B. Mietvertrag).
• Name: Der Name der Zweigniederlassung muss vorab geprüft und reserviert werden.
• Tätigkeitsbereiche: Geben Sie die Tätigkeitsbereiche der Zweigniederlassung gemäß dem moldauischen Klassifikator (CAEM-2) klar an.

Besonderes Augenmerk wird auf die Transparenz der Daten über die wirtschaftlichen Eigentümer und das Vorhandensein einer tatsächlichen Geschäftsadresse gelegt. Dies hilft bei der Bekämpfung von Geldwäsche.

IV. Liste der erforderlichen Dokumente

Alle Dokumente müssen in rumänischer Sprache vorliegen. Dies bedeutet, dass die Originale ausländischer Dokumente übersetzt und beglaubigt werden müssen.

Wichtig: Dokumente, die in Ländern ausgestellt wurden, die der Haager Konvention beigetreten sind (z. B. die meisten EU-Länder, USA), benötigen eine Apostille. Dank bilateraler Abkommen ist für Dokumente aus der Ukraine **weder eine Apostille noch eine zusätzliche Legalisierung erforderlich**.

Wesentliche Dokumente:

• Registrierungsantrag.
• Beschluss der Mutterorganisation (ausländische NRO) über die Eröffnung einer Zweigniederlassung. Darin müssen angegeben sein: vollständiger Name der Zweigniederlassung, ihre juristische Adresse, Tätigkeitsbereiche und der Name der verantwortlichen Person.
• Gründungsdokumente der Zweigniederlassung (z. B. Satzung der Zweigniederlassung) in zwei Exemplaren. Sie müssen dieselben Angaben enthalten wie der Beschluss.
• Kopie des Gründungsdokuments der ausländischen juristischen Person (Satzung der Mutter-NRO).
• Auszug aus dem Register, in dem die Mutter-NRO eingetragen ist (Bestätigung ihres Rechtsstatus).
• Dokument zum Nachweis der juristischen Adresse der Zweigniederlassung in Moldau (Mietvertrag oder Eigentumsurkunde).
• Ausweisdokumente des Direktors/der verantwortlichen Person der Zweigniederlassung (Reisepass, Aufenthaltstitel).
• Vollmacht, falls die Dokumente durch einen Vertreter eingereicht werden.
• Informationen über den wirtschaftlichen Eigentümer (den letztendlichen Begünstigten) der Mutter-NRO.
• Nachweis der Zahlung der Registrierungsgebühren.

V. Tätigkeitsbedingungen und Steuerregelung

Allgemeine Rechte von NROs:

• Verbreitung von Informationen, Verlagstätigkeit.
• Vertretung der Interessen ihrer Mitglieder.
• Recht zur Gründung von Zweigniederlassungen.
• Führung einer wirtschaftlichen Tätigkeit, sofern diese direkt mit den satzungsgemäßen Zielen verbunden ist.
• Teilnahme an Ausschreibungen für Fördermittel.

NPOs in Moldova können Geld verdienen, um ihre Mission zu unterstützen, aber es ist wichtig, dass diese Tätigkeit eindeutig mit den satzungsgemäßen Zielen verbunden ist.

Befreiung von der Einkommensteuer:

NPOs können von der Einkommensteuer befreit werden, wenn sie:

• Nach moldauischem Recht registriert sind und streng nach der Satzung handeln.
• Die wirtschaftliche Tätigkeit ihren Zielen entspricht.
• Die Gewinnausschüttung an Gründer, Mitglieder oder Mitarbeiter verbieten.
• Alle Mittel ausschließlich für satzungsgemäße Zwecke verwenden.
• Keine Mittel für persönliche Interessen verwenden.
• Keine politischen Parteien unterstützen oder finanzieren.

Das Recht auf Steuerbefreiung beginnt mit dem Tag der Registrierung. Jeder Verstoß gegen diese Bedingungen kann zum Verlust der Steuervorteile führen.

Besteuerung der wirtschaftlichen Tätigkeit:

Wenn die Zweigniederlassung Einkünfte aus einer wirtschaftlichen Tätigkeit erzielt, die nicht den strengen Bedingungen für die Befreiung entspricht, unterliegen diese Einkünfte der Körperschaftsteuer in Höhe von 12%.

Es ist eine getrennte Buchführung für die nichtkommerzielle und die kommerzielle Tätigkeit erforderlich.

Andere Steuerpflichten:

Die Zweigniederlassung zahlt außerdem:

• MwSt. (20% Standardsatz, wenn der Umsatz die Schwelle überschreitet).
• Einkommensteuer für natürliche Personen (auf die Gehälter der Mitarbeiter).
• Beiträge zur Sozial- und Krankenversicherung.
• Möglicherweise andere lokale Steuern (auf Eigentum, Fahrzeuge).

NPOs müssen jährlich eine Steuererklärung (Formular ONG17) und andere Berichte einreichen.

VI. Bilaterale Abkommen zwischen Moldau und der Ukraine

Moldau und die Ukraine unterhalten starke diplomatische Beziehungen und haben über 150 internationale Verträge unterzeichnet. Das Schlüsseldokument ist das Abkommen über Rechtshilfe und Rechtsbeziehungen in Zivil- und Strafsachen (1993).

Diese Abkommen gewährleisten die gegenseitige Anerkennung offizieller Dokumente. Das bedeutet, dass ukrainische Dokumente in Moldau ohne Apostille anerkannt werden.

Diese Verträge schaffen jedoch kein separates, vereinfachtes oder beschleunigtes Registrierungsverfahren, das speziell für ukrainische NPOs gilt. Der Prozess bleibt gemäß der moldauischen Gesetzgebung allgemein.

VII. Wichtige Hinweise und Empfehlungen

Tipps zur Vorbereitung:

• Bereiten Sie die Dokumente sorgfältig vor: Stellen Sie die Genauigkeit der Übersetzungen ins Rumänische sicher.
• Transparenz der wirtschaftlichen Eigentümer: Geben Sie vollständige und genaue Informationen an.
• Tatsächliche Rechtsanschrift: Bestätigen Sie das Vorhandensein einer legalen Adresse in Moldau.
• Übereinstimmung der Satzung: Stellen Sie sicher, dass die Satzung der Zweigstelle den moldauischen NPO-Gesetzen entspricht, insbesondere hinsichtlich der Nichtausschüttung von Gewinnen.
• Professionelle Hilfe: Es wird dringend empfohlen, lokale Anwälte und Buchhalter in Moldau zu konsultieren. Dies hilft, Fehler zu vermeiden und den Prozess zu beschleunigen.

Kontakte der Agentur für öffentliche Dienstleistungen (ASP):

Für aktuelle Kontaktinformationen und Terminvereinbarungen besuchen Sie bitte die offizielle Website der Agentur für öffentliche Dienstleistungen Moldaus.

Glossar